زمانیکه اطلاعات واقعی پروژه را برای فعالیت ها یا تخصیص ها در نرم افزار ثبت می کنید، به طور پیش فرض هزینه های مرتبط با آن فعالیت ها و تخصیص ها محاسبه می شود. به طور مثال اگر منابع کاری مانند منابع انسانی و تجهیزات را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این منابع نرخ های هزینه را نیز تعریف نموده باشید، به محض وارد نمودن اطلاعات پیشرفت پروژه، هزینه های مرتبط به روز رسانی می شود.
به روز رسانی هزینه های واقعی برای منابع مصرفی
چنانچه هزینه ها را برای منابع مصرفی تعریف نموده باشید، این هزینه ها نیز براساس تکمیل فعالیت ها به روز رسانی می شود. در صورت تمایل می توانید مقادیر فیلد Actual Work را متناسب با میزان مصرف واقعی خود تغییر دهید. منابع مصرفی براساس واحد مصرف تعریف شده در نمای Resource Sheet (فیلد Label) اندازه گیری می شوند. به طور مثال فوت، متر مکعب یا کارتن و ..... . در حالیکه منابع کاری برای تکمیل فیلدهای Work و Actual Work از واحد زمانی مانند ساعت، روز و .... استفاده می کنند. برای تغییر مقدار Actual Work منابع مصرفی می توانید مانند منابع کاری در یکی از دو نمای Task Usage و یا Resource Usage قرار بگیرید. سپس با دو بار کلیک بر روی منبع مصرفی مورد نظر پنجره Assignment Information را باز نمایید. در این پنجره از طریق سربرگ Tracking و باکس Actual Work می توانید مقدار مصرف واقعی منبع را براساس واحد تعریف شده، ثبت نمایید.
به روز رسانی برای منابع هزینه ای
زمانیکه درصد تکمیل را برای فعالیت ها وارد می کنید، حجم کاری و هزینه ها ی تخصیصی برای هر کدام از منابع مصرفی و کاری به طور اتوماتیک محاسبه می شوند، هزینه های تخصیص یافته به فعالیت ها نیز متعاقبا تغییر می کند. در حالیکه هیچ کدام از منابع هزینه ای شامل محاسبات اتوماتیک هزینه های واقعی نخواهد شد. اما شما می توانید منابع هزینه ای را تنها در سطح تخصیص به روز رسانی نمایید، بنابراین کافی است:
1- در یکی از دو نمای Task Usage و یا Resource Usage قرار بگیرید و بر روی نام منبع هزینه ای که به فعالیت تخصیص داده اید، دو بار کلیک نمایید.
2- در پنجره Assignment Information سربرگ Tracking را انتخاب نمایید.
3- با وجود اینکه منابع هزینه ای از طریق حجم کاری تخصیص داده نمی شوند، شما می توانید مقداری را در فیلد % Work Complete وارد نمایید و متعاقبا مقدار هزینه ی واقعی محاسبه خواهد شد. به طور مثال منبع هزینه ای به فعالیت تخصیص داده شده است و مقدار آن برابر 100 دلار می باشد. چنانچه مقدار 50 درصد را در فیلد % Work Complete وارد نمایید، آنگاه مقدار هزینه ی واقعی برابر 50 دلار برای آن محاسبه خواهد شد. همانطور که مشاهده می کنید در این پنجره برای منبع هزینه ای، تنها % work Complete و Actual Cost جهت به روز رسانی فعال می باشند.
4- درصورتیکه فعالیت به طور 100 درصد تکمیل شده باشد و هزینه متفاوتی به فعالیت تزریق شده باشد، آنگاه مقدار هزینه واقعی را باید در فیلد Actual Cost وارد نمایید.
به روز رسانی هزینه های ثابت واقعی برای فعالیت ها
زمانیکه اطلاعات پیشرفت یک فعالیت را در نرم افزار ثبت می کنید، آنگاه مقدار هزینه ثابت واقعی براساس زمان اعمال آن محاسبه خواهد شد. در صورتیکه مقدار یک هزینه ثابت از مقدار اولیه برنامه ریزی شده شما تغییر پیدا کرده باشد، آنگاه می توانید آن را به طور دستی تغییر دهید. برای این کار کافی است در نمای Gantt Chart قرار بگیرید، سپس از طریق سربرگ View و دکمه Table ، جدول Cost را برای نمای خود فعال نمایید. سپس مقدار فیلد هزینه ثابت را برای فعالیت تغییر دهید.
