مرحله وارد نمودن فعالیت ها در نرم افزار منطبق با تعریف فعالیت ها در فرآیند مدیریت پروژه می باشد. در حقیقت تیم برنامه ریزی، فعالیت ها را در راستای ایجاد اقلام تحویل شدنی و دست یابی به اهداف پروژه تعریف می کنند و البته تعریف فعالیت ها به کمک بیانیه حوزه و ساختار شکست کار انجام خواهد شد. اقلام تحویل شدنی که در ساختار شکست کار مشخص شده اند، به فعالیت های کوچکتر و جزئی تر تقسیم می شوند تا در این صورت بتوان آن ها را به راحتی مدیریت و کنترل نمود. در خیلی از سازمان ها متدولوژی مدیریت پروژه تاکید دارد که در ابتدا ساختار شکست کار تبیین و سپس لیست فعالیت ها ایجاد گردد. اما این دو مرحله ممکن است در سازمان های دیگر به طور همزمان انجام شود.
حال برمی گردیم به مبحث وارد کردن فعالیت ها در نرم افزار مایکروسافت پروژه .در این مبحث شما می توانید از قالب های آماده خود نرم افزار و یا از پروژه های انجام شده قبلی استفاده کنید. که دیگر احتیاجی به وارد نمودن فعالیت ها نخواهید داشت.
در حالت دوم می توانید به طور دستی در نمای گانت نرم افزار در ستون task name تک تک فعالیت ها را وارد نمایید . در این شیوه برای ویرایش هر کدام از فعالیت ها کافی است، ردیف مورد نظر را انتخاب و سپس مجددا بر روی آن یکبار دیگر کلیک نمایید. در این صورت علامت مکان نما را در ریف مربوطه مشاهده خواهید کرد . البته باید توجه کنید، دو کلیک را به آهستگی انجام دهید تا به اشتباه توسط نرم افزار دو بار کلیک تفسیر نشود . در این حالت با دو بار کلیک پنجره ی جدیدی باز خواهد شد.
در حالت سوم فعالیت ها را می توانید به کمک نرم افزار اکسل وارد نمایید. بسیاری از مدیران پروژه عقیده دارند که به کمک اعضای تیم در هر حوزه تخصصی می توانند به سرعت یک لیست دقیقی از فعالیت های پروژه خود را تهیه کنند و در چنین شرایطی می توان از نرم افزار اکسل کمک گرفت. این نرم افزار قالب های خاصی دارد که مربوط به نرم افزار مایکروسافت پروژه می باشد. در حقیقت در این قالب ها نما و ستون های نرم افزار پروژه شبیه سازی شده است که با فراخوانی آن از طریق نرم افزار پروژه می توان داده های پروژه را پیاده نمود. در شکل زیر این قالب در نرم افزار اکسل مشاهده می شود.
عمل فراخوانی از نرم افزار اکسل بدین صورت انجام می شود که از سربرگ File باید بخش New انتخاب شود. در نمای ظاهر شده بر روی بخش New from Excel workbook کلیک نمایید.
فایل اکسل مورد نظر را از حافظه کامپیوتر خود بیابید. سپس پنجره ی جدیدی به نام Import Wizard باز خواهد شد. بر روی دکمه Next کلیک نمایید. سپس باید تعیین کنید که کدام یک از بخش های این فایل اکسل قرار است به فایل پروژه شما اضافه شود. درحقیقت یا باید یک Map جدید برای اضافه شدن داده ها ایجاد کنید و یا از Map هایی که قبلا ایجاد کرده اید، استفاده کنید. چون در این مرحله در ابتدای کار هستید، گزینه اول را انتخاب کنید و بر روی دکمه Next کلیک نمایید.
در مرحله بعد سه گزینه به شرح زیر خواهید داشت:
1-فایل انتخابی به صورت یک پروژه جدید ایجاد شود. (As a new project)
2-داده های فایل اکسل به پروژه پیش رو الحاق شود. با انتخاب این گزینه داده های فایل اکسل به انتهای فایل پروژه مذبور اضافه می شود. (Append the data to the active project)
3-داده های فایل اکسل با پروژه پیش رو ادغام شود. (Merge the data to the active project)
با کلیک بر روی دکمه Next وارد مرحله ی تعریف Map خواهید شد. در حقیقت باید برای نرم افزار تعریف شود که چه نوع داده ای مانند Task، Resource و یا Assignment را می خواهید انتقال دهید. سپس با انتخاب هرکدام از این گزینه ها یا تمام آنها پنجره ای به نام Task Mapping باز می شود که باید جزئیات انتقال داده را مشخص نمایید.
در بخش Source worksheet name باید برگه ای که در نرم افزار اکسل داده ها در آن ثبت شده است را انتخاب نمایید. در صورتیکه فایل اکسل تنها حاوی یک برگه باشد، احتیاجی به تغییر این بخش نیست.
در بخش بعدی باید مشخص کنید که ستون های حاوی داده در فایل اکسل به کدام ستون ها در پروژه شما اضافه شود. درحقیقت با انتخاب ستون ها از بخش From در فایل اکسل به ستون هایی در بخش To فایل پروژه شما انجام می شود. در صورتیکه از گام های پیشین گزینه Merge the data into active project را انتخاب کرده باشید. در این مرحله باید مشخص کنید که داده ها دقیقا در کدام یخش های پروژه شما باید ادغام شوند. در حقیقت در دو فایل اکسل و پروژه شما باید ستون های مشابه برای تطبیق وجود داشته باشد. بهترین راه حل می تواند انتخاب ستون کدهای WBS باشد. چرا که این کدها در همه جا یکسان و منحصر به فرد می باشد. این عمل با انتخاب گزینه Set merge key انجام می شود.
در بخش پایینی جدول هم پیش نمایشی از جزئیات انتقال داده های تعریف شده را خواهید دید.
در پایان بهتر است نکاتی را در مورد وارد کردن فعالیت ها مد نظر داشته باشید.
1- زمانی که فعالیت ها را در مرحله ی اول وارد می کنید، خیلی نگران توالی فعالیت ها نباشید. توالی فعالیت ها را می توانید بعد از ایجاد درفت اولیه، وضع کنید.
2- در این مرحله احتیاجی نیست به بخش زمانبندی فعالیت ها توجه داشته باشید. بهتر است ستون های مربوط به مدت زمان فعالیت ها Duration و تاریخ شروع و پایان فعالیت ها Start and Finish Date را خالی بگذارید.
3- نام فعالیت ها را به گونه ای انتخاب نمایید که به طور اجمالی معرف آن فعالیت برای اعضا تیم باشد. به طور مثال نام هایی چون بازنگری و یا ویرایش اسامی مناسبی نیستند و اطلاعات کافی را منتقل نمی کنند.
انتشار مطالب با ذکر منبع بلامانع است.
