زمانیکه اطلاعات واقعی پروژه را برای فعالیت ها یا تخصیص ها در نرم افزار ثبت می کنید، به طور پیش فرض هزینه های مرتبط با آن فعالیت ها و تخصیص ها محاسبه می شود. به طور مثال اگر منابع کاری مانند منابع انسانی و تجهیزات را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این منابع نرخ های هزینه را نیز تعریف نموده باشید، به محض وارد نمودن اطلاعات پیشرفت پروژه، هزینه های مرتبط به روز رسانی می شود.
هزینه
های برنامه ریزی شده برای پروژه شما تصویری قابل اعتماد خواهد بود که می توانید
برای درخواست بودجه یا پیشنهاد پروژه از آن استفاده نمایید.
فرض کنید
بعضی از منابع کاری در اول فروردین ماه با افزایش 5 درصدی نرخ پرداخت روبه رو
هستند و یا شاید در قرارداد یکی از منابع مصرفی تخفیفی برای ماه اول مصرف قید شده
باشد و سپس هزینه ها برای ماههای بعدی به حالت معمولی باز می گردد. به عنوان مثالی
دیگر شاید مشاوری یک نرخ پرداخت برای یک نوع کار و نرخ دیگری برای نوع دیگری کار
در نظر دارد. شما می توانید هزینه های مختلف را برای زمان های مختلف با استفاده از
جداول نرخ هزینه تعیین نمایید.
در نرم
افزار مایکروسافت پروژه می توانید، نرخ های پرداخت برای منابع کاری مانند افراد و
تجهیزات را مشخص نمایید. زمانیکه این منابع به فعالیت ها تخصیص می یابند، نرم
افزار نرخ های پرداخت را در حجم کاری تخصیص یافته ضرب می نماید تا از این طریق
هزینه برنامه ریزی شده برای تخصیص را برآورد نماید. البته می توانید هزینه هایی
برای هر بار مصرف را نیز برای منابع کاری تعریف نمایید. در صورتیکه یک منبع هزینه
های مختلفی برای انواع مختلف تخصیص ها داشته باشد و یا هزینه های مختلفی مرتبط با
دوره های زمانی خاص را دارا باشد، آنگاه می توانید انواع متعدد هزینه ها را برای
یک منبع وارد نمایید.
زمانیکه
شما یک منبع کاری را به فعالیت
تخصیص می دهید، زمان کاری تخصیص داده شده برای فعالیت معمولا به طور یکنواخت در طی
مدت زمان فعالیت توزیع می شود. به طور مثال اگر مهندس عمران تنها منبع تخصیص داده
شده تمام وقت به فعالیتی 4 روزه باشد، بنابراین مهندس عمران دارای 8 ساعت کاری در
هر 4 روز خواهد بود و در صورتیکه تمایل داشته باشید تا نحوه ی تخصیص ساعت ها را
تنظیم نمایید، می توانید میزان حجم کاری را از حالت یکنواخت تغییر شکل دهید.
در حال حاضر شما لیستی از فعالیت ها و منابع را
در اختیار دارید. آنچه که احتیاج دارید ترکیب این دو با هم است در حقیقت فعالیت ها
+ منابع = تخصیص، می باشد. با تخصیص منابع انسانی و تجهیزات به فعالیت ها نرم
افزار قادر خواهد بود تا یک برنامه ی زمانبندی برای پروژه ایجاد نماید، که نه تنها
منعکس کننده تقویم پروژه، مدت زمان فعالیت ها، وابستگی ها و محدودیت ها می باشد
بلکه معرف تقویم منابع و دسترس پذیری آنها نیز می باشد. به محض تخصیص منابع هزینه
ای و مصرفی به فعالیت ها می توانید میزان کاهش موجودی و هم چنین هزینه های مرتبط
با آن را ردیابی کنید تا از موجودی آنچه که برای تکمیل فعالیت ها مورد نیاز است،
مطمئن شوید.
در صورتیکه شخصی براساس تقویم کلی پروژه فعالیت
نمی کند، آنگاه می توانید برای آن یک تقویم مخصوص ایجاد نمایید.
همانطور که قبلا مطرح شد، ممکن است تقویمی را برای پروژه تخصیص دهید تا مشخص کند که کارها چه زمانی باید انجام شود. اما حتی اگر دفتر پروژه ی شما از ساعت 8 صبح تا 5 بعدازظهر باز باشد، هیچ کدام از کارکنان شما در زمان های یکسان فعالیت نمی کنند. در این حالت شما باید تقویم های مجزایی را برای منابعی که از تقویم پروژه تبعیت نمی کنند ایجاد نمایید. در حقیقت زمانبندی دقیق تر خواهد بود زمانی که به نرم افزار اعلام شود، چه زمانی منابع کاری پروژه در تعطیلات به سر می برند و یا در مرخصی می باشند.
بعضی از مدیران پروژه مهارت ها و منابع مورد نیاز
را هم زمان با تعریف بسته های کاری پروژه شناسایی می کنند، اما بعضی دیگر در ابتدا
بر روی تکمیل ساختار شکست کار تمرکز می کنند و سپس منابع مورد نیاز پروژه را
شناسایی می کنند. در هر صورت مدیران پروژه با شناسایی منابع کاری به صورت مجموعه
های مهارتی ( تحلیل گر مالی، بازاریاب، نقاش، تعمیر کار، توسعه دهنده جاوا ) و
تجهیزات کلی ( سرور کامپیوتر، دستگاه چاپ و ....) آغاز به کار می کنند. زیرا شما
نمی توانید منابع خاص را تا قبل از شناسایی مهارت های مورد نیاز و تاریخ های خاص
فعالیت در نرم افزار ثبت کنید.
بدون نیروی انسانی، پروژه ها آغاز نخواهند شد و مطمئنا به پایان نیز نخواهند رسید. برای اجرای یک پروژه بین تاریخ شروع و پایان باید نیروی انسانی را برای پروژه تعریف نمود و البته نیرو انسانی باید آگاه باشند که کدام بخش از پروژه به عهده آنها می باشد. به محض اینکه فعالیت های پروژه شناسایی شدند، می توانید تیم پروژه را تشکیل دهید. در حقیقت شما حجم کاری مورد نیاز را تجزیه و تحلیل می کنید و مهارت ها و منابع انسانی لازم را شناسایی می کنید.
در نرم افزار مایکروسافت پروژه منابع کاری به
عنوان منابعی می باشند که به وسیله زمان تعریف می شوند (مانند افراد، اتاق کنفرانس
که برای یک ساعت روز شده، دستگاه کاغذ پاره کن که برای یک روز اجاره شده است).
منابع مصرفی که در واحدهای مختلفی مانند گالن، مترمکعب و... در نظر گرفته می شوند.
منابع هزینه ای مخارج پروژه را پوشش می دهند. این نوع منابع به صورت منابع مصرفی و
یا کاری نمی باشند. به طور مثال هزینه های آموزش و یا هزینه های سفر در این دسته
قرار می گیرند.
