همانطور
که قبلا هم ذکر شد، در صورتیکه منابع را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این
منابع نرخ های هزینه ای را نیز تعریف کرده باشید، با وارد کردن اطلاعات پیشرفت
پروژه، هزینه ها به طور اتوماتیک محاسبه خواهند شد. در صورتیکه تمایل نداشته باشید
نرم افزار هزینه های پروژه را به طور اتوماتیک محاسبه نماید، می توانید این شیوه
محاسبات را غیر فعال نمایید و هزینه ها را به طور دستی در نرم افزار ثبت نمایید.
زمانیکه اطلاعات واقعی پروژه را برای فعالیت ها یا تخصیص ها در نرم افزار ثبت می کنید، به طور پیش فرض هزینه های مرتبط با آن فعالیت ها و تخصیص ها محاسبه می شود. به طور مثال اگر منابع کاری مانند منابع انسانی و تجهیزات را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این منابع نرخ های هزینه را نیز تعریف نموده باشید، به محض وارد نمودن اطلاعات پیشرفت پروژه، هزینه های مرتبط به روز رسانی می شود.
در
صورتیکه به دنبال روشی ساده و اتوماتیک برای به روز رسانی فعالیت ها می گردید،
استفاده از ابزار Mark On Track نرم افزار بسیار مفید خواهد بود. این ابزار از نسخه
2010 به بعد به نرم افزار اضافه شده است. در حقیقت این رویکرد مشخص می کند که
فعالیت های انتخابی دقیقا مطابق با برنامه پیش می روند.
یکی از
رویکردهای پیچیده به روزرسانی اطلاعات پیشرفت واقعی پروژه، وارد کردن حجم کاری
تکمیل شده و حجم کاری باقیمانده از طریق دوره های زمانی می باشد. این روش ها
احتیاج به سطح جزئیات بالایی خواهد داشت، چرا که اطلاعات در مورد تخصیص ها وارد می
شوند ( نه یک فعالیت به طور کلی) و هم چنین اطلاعات به صورت حجم کاری در یک روز
ثبت خواهند شد.
همانطور
که قبلا هم مطرح شد به محض اینکه منابع در برنامه پروژه شما تخصیص داده می شوند،
شما می توانید گزارش حجم کاری تکمیل شده واقعی آن ها را در نرم افزار وارد نمایید.
اگر تصور می کنید حجم کاری بیشتر و یا حتی کمتر از میزان زمانبندی شده احتیاج
خواهد شد، می توانید حجم کاری باقیمانده را نیز تنظیم نمایید. در صورتیکه منابع
مختلفی به یک فعالیت تخصیص داده شده است و حجم کاری تکمیل شده را برای فعالیت وارد
کنید، آنگاه مقدار حجم کاری در طول تمام منابع تخصیصی توزیع خواهد شد.
در
صورتیکه منابع به فعالیت ها تخصیص داده شده باشند، آنگاه می توان اطلاعات پیشرفت
پروژه را براساس حجم کاری فعالیت ها یا تخصیص ها به روز رسانی نمود. توجه داشته
باشید، حجم کاری در برنامه پروژه وجود نخواهد داشت، مگر اینکه منابع به فعالیت ها
تخصیص داده شوند. بنابراین مدت زمان فعالیت ها به صورت حجم کاری تخصیص ها تفسیر
خواهند شد.
زمانیکه
تاریخ های شروع و پایان واقعی را برای فعالیت ها وارد می کنید، بهتر است. تاریخ
اتمام پروژه را نیز بررسی نمایید (خصوصا در مورد فعالیت های بحرانی). چنانچه یک
تاریخ شروع واقعی را وارد می نمایید، تاریخ شروع زمانبندی شده فعالیت به جهت تطبیق
با آن نیز تغییر می کند. به همین ترتیب اگر تاریخ پایان واقعی را وارد می کنید،
تاریخ پایان زمانبندی شده نیز تغییر می کند. البته تمامی فعالیت های پس نیاز نیز
مجددا زمانبندی خواهند شد.
چنانچه
مدت زمان واقعی فعالیتی را ثبت می کنید، نرم افزار درصد تکمیل را محاسبه می کند.
البته در صورت نیاز می توانید مدت زمان باقیمانده را تغییر دهید. در صورتیکه
فعالیتی از نوع Place Holder را به روز رسانی نمایید، نرم افزار تلاش می کند، اطلاعات زمانبندی
فعالیت را براساس مدت زمان واقعی فعالیت محاسبه نماید. اما اگر مدت زمانی برای
فعالیت Place holder را وارد نکنید، نرم افزار مدت زمان برآورد شده 1 روز را برای آن
ثبت می کند. بنابراین اگر شما مدت زمان واقعی یک روز یا حتی بیشتر را برای فعالیت
وارد نمایید، آنگاه فعالیت به صورت 100 درصد تکمیل مشاهده خواهد شد. در این شرایط
اگر مدت زمان واقعی دقیق نباشد، می توانید مقداری را در فیلد مدت زمان باقیمانده وارد
نمایید.
به کمک
نرم افزار قادر خواهید بود تا برنامه پیشرفت پروژه خود را از طریق اطلاعات
زمانبندی فعالیت ها مانند درصد تکمیل، مدت زمان فعالیت، تاریخ شروع و تاریخ پایان
فعالیت به روز رسانی نمایید. این روش ها احتیاجی به اطلاعات منابع در پروژه
نخواهند داشت. این موضوع اشاره به شرط سوم از انتخاب روش های ردیابی دارد.
