زمانیکه منابع، فعالیت های تخصیصی را به اتمام می رسانند، پیشرفت پروژه در حال انجام است. در فواصل زمانی منظم می توانید، پیشرفت پروژه خود را در نرم افزار ثبت نمایید. بسته به اینکه چه میزان زمان برای وارد کردن اطلاعات پیشرفت پروژه در اختیار دارید و میزان جزئیاتی که شما و اعضا تیم احتیاج دارید، آنگاه قادر خواهید بود تا از روش ها و رویکردهای مختلفی استفاده نمایید.

وارد کردن اطلاعات واقعی پیشرفت پروژه در نرم افزار مایکروسافت پروژه باعث می شود تا از نحوه ی اجرای پروژه آگاه شوید. می توانید به مسیر بحرانی و یا حتی بودجه توجه بیشتری معطوف نمایید. فعالیت های کلیدی را پایش نمایید. با استفاده از اطلاعات واقعی که در برنامه پروژه شما ثبت می شوند، قادر خواهید بود تا مشکلات بالقوه ی پروژه خود را پیش بینی نمایید و اقدامات اصلاحی را انجام دهید. بسته به اینکه اطلاعات پیشرفت پروژه را به طور الکترونیکی دریافت می کنید، یا از طریق جلسات هفتگی آن ها را به دست می آورید و یا حتی به طور شفاهی از اعضای تیم خود دریافت می کنید، آنگاه اطلاعات زیر را می توانید در برنامه پروژه ثبت نمایید.

1-     درصد تکمیل

2-     مدت زمان واقعی و باقیمانده

3-     تاریخ شروع واقعی و تاریخ اتمام واقعی

4-     حجم کاری واقعی تکمیل شده و باقیمانده

5-     حجم کاری واقعی تکمیل شده با توجه به دوره زمانی

توجه داشته باشید، زمانیکه مقادیر واقعی را در برنامه پروژه خود ثبت می کنید، نه تنها زمانبندی برنامه پروژه را به روز رسانی می کنید، بلکه حجمی از اطلاعات تاریخی را مستند می سازید که به عنوان معیاری برای پروژه های مشابه قابل استفاده خواهد بود. درحقیقت اطلاعات شما نشان می دهد که فعالیت های پروژه در واقعیت چقدر به طول انجامیده است.

زمانیکه بخش کوچکی از اطلاعات پروژه را وارد می نمایید، آنگاه نرم افزار بخش های دیگر اطلاعات مورد نیاز را محاسبه می نماید. هزینه ها و زمانبندی مجددا محاسبه می شوند. البته این موضوع برای هر دو حالت زمانبندی اتوماتیک و دستی صدق می کند. حتی اگر فعالیتی از نوع Place holder وجود داشته باشد، نرم افزار تلاش می کند تا موارد مورد نیاز را براساس اطلاعات واقعی پروژه محاسبه نماید.

 

انتخاب بهترین روش برای وارد کردن اطلاعات واقعی پروژه

 

روش های مختلفی برای ردیابی پیشرفت واقعی پروژه در نرم افزار وجود دارد. انتخاب روش مناسب به شرایط زیر بستگی دارد.

اولین شرط مربوط به سطح جزئیاتی است که شما احتیاج دارید. سهام داران پروژه شما ممکن است، انتظار داشته باشند تا سطح معینی از جزئیات را در جلسات هفتگی به آنها گزارش دهید و یا ممکن است به اطلاعات قابل اعتمادی از پروژه خود احتیاج داشته باشید، چرا که این اطلاعات به عنوان الگویی برای پروژه مشابه قابل استفاده خواهد بود.

دومین شرط مربوط به عامل زمان است. وارد کردن اطلاعات جزئی مربوط به پیشرفت پروژه زمان بر می باشد و ممکن است زمان کافی برای این موضوع در اختیار نداشته باشید. ممکن است دریافت اطلاعات مربوط به پیشرفت پروژه از اعضای تیم مدتی به طول بیانجامد. چنانچه از Project Server و یا از Project Web App استفاده می کنید، اگرچه این فرآیند به طور اتوماتیک انجام می شود، اما اعضای تیم پروژه برای انجام آن باید زمانی صرف کنند.

شرط سوم مربوط به تخصیص منبع به فعالیت ها می باشد. در صورتیکه از منابع در برنامه پروژه خود استفاده نکرده اید، از روش های ردیابی محدود تری می توانید استفاده کنید.

شرط چهارم و البته مهم ترین شرط، دقت و تمامیت داده های ردیابی پروژه شما می باشد. در حالیکه استفاده از یک رویکرد منفرد مانند ثبت درصد تکمیل فعالیت ها و یا ثبت تاریخ واقعی شروع و پایان پروژه می تواند کارا باشد. اما رویکرد های ترکیبی به عنوان قابل اطمینان ترین روش ردیابی پروژه به حساب می آیند. چنانچه از رویکردهای ترکیبی استفاده می کنید، توجه داشته باشید، اطلاعات زیر را ضبط نمایید:

1-     تاریخ شروع واقعی

2-     مقداری که نشان دهنده حجم کاری تکمیل شده واقعی می باشد، مانند درصد تکمیل یا حجم کاری واقعی.

3-     مقداری که معرف میزان کاری که باید تکمیل شود، مانند مدت زمان باقیمانده یا حجم کاری باقیمانده.

رویکردهای پیشنهادی زیر شامل این سه مقدار می باشند:

1-     تاریخ شروع واقعی، درصد تکمیل و مدت زمان باقیمانده

2-     تاریخ شروع واقعی، حجم کار واقعی و حجم کار باقیمانده

3-     حجم کاری باقیمانده و حجم کاری باقیمانده با استفاده دوره زمانی در یکی از نماهای Task Usage و یا Resource Usage.

استفاده از یک روش ردیابی اولیه منجر نخواهد شد که نتوانید از رویکرد دیگری برای فعالیت های باقیمانده استفاده کنید. اگرچه استفاده از یک رویکرد ممکن است نتایج ثابت تری را حاصل کند، اما بعضی اوقات فعالیت ها احتیاج دارند تار از روش های متفاوتی برای ردیابی استفاده کنید. در حقیقت شاید بعضی از فعالیت ها بسیار مهم می باشند و باید روش های ردیابی دقیق تری را به آنها تخصیص دهید. بنابراین شما آزاد هستید تا از انواع مختلف روش های ردیابی استفاده کنید.




   کانال تلگرام آموزش مایکروسافت پروژه