به محض اینکه شما منابع جدیدی را به فعالیت هایی با انواع زمانبندی اتوماتیک تخصیص دهید، آنگاه دو رویکرد
برای کنترل نحوه ی زمانبندی فعالیت ها پیش روی شما خواهد بود:
1. انواع فعالیت ها به صورت Fixed Unit- Fixed Work- Fixed Duration
2. زمانبندی به صورت Effort Driven
با استفاده از این روش ها به محض اینکه برنامه پروژه خود را برای رسیدن به یکی از محدودیت های بودجه، تاریخ تحویل و یا حوزه بهینه می کنید، آنگاه زمانبندی به نحوی که شما انتظار دارید و یا آنچه در واقعیت رخ می دهد تغییر می یابد.
تا به حال به این
موضوع فکر کرده اید، که کوچکترین تغییری در یک فعالیت ممکن است تغییرات ناخواسته
ای را در دیگر فعالیت های اطراف آن موجب شود. تنها با افزایش مدت زمان یک فعالیت و
یا حتی تغییر یک لینک مابین فعالیت ها تغییرات غیره منتظره ای در سرتاسر پروژه
ایجاد خواهد شد.
زمانبندی فعالیت های شما براساس مدت زمان ها، وابستگی ها و محدودیت ها خواهد بود. البته پارامتر دیگری که بر زمانبندی پروژه تاثیر می گذارد، تقویم پروژه می باشد. در صورتیکه تقویم پروژه شما دیکته کند که ساعت کاری از دوشنبه تا جمعه از ساعات 8 صبح تا 5 عصر باشد، زمانبندی نیز از آن تبعیت خواهد کرد.اگر منبعی به فعالیتی تخصیص داده شود که از شنبه تا یکشنبه از ساعت 9 صبح تا 9 شب کار کند، آنگاه فعالیت نیز بر همین اساس زمانبندی می شود. در حقیقت در این شرایط فعالیت بر طبق تقویم منبع تخصیصی به جای تقویم پروژه زمانبندی می شود. اما بعضی از اوقات شما فعالیتی دارید که باید متفاوت از زمان های کاری منعکس شده در تقویم پروژه یا تقویم منبع تخصیصی زمانبندی شود.
ممکن است تمایل داشته باشید یک تاریخ پایان مشخص برای فعالیت با زمانیدی اتوماتیک در نظر بگیرید. در حقیقت محدودیتی از نوع MFO برای فعالیت لحاظ کنید تا فعالیت در یک تاریخ مشخص خاتمه یابد. اما بهتر است به جای اعمال چنین محدودیت غیر ضروری که انعطاف پذیری را از زمانبندی می گیرد، از یک یادآور کننده یا فرجه استفاده نمایید.
همواره به یاد
داشته باشید که یک فعالیت به طور پیش فرض دارای محدودیت ASAP و یا ALAP می باشد.
بنابراین هیچگاه تصور نکنید که می توان برای یک فعالیت محدودیتی را اضافه و یا حذف
نمود. به هنگام تغییر محدودیت های اعمال شده برای یک فعالیت با حالت زمانبندی
اتوماتیک، معمولا از یک نوع منعطف به محدودیت با انعطاف پذیری کمتر و یا حتی
بالعکس انتقال می یابید.
هنگام ایجاد محدودیت ها برای فعالیت ها لازم است بدانید که سه سطح انعطاف پذیری در محدودیت ها وجود دارد:
1- محدودیت های انعطاف پذیر؛ 2- محدودیت های نیمه انعطاف پذیر؛ 3- محدودیت های غیر انعطاف پذیر.
با تبین وابستگی های ما بین فعالیت ها، زمانبندی شما شکل می گیرد و هر چه بیشتر معرف مدل پروژه شما خواهد بود. نرم افزار مایکروسافت پروژه از اطلاعات فعالیت ها استفاده می کند و آنچه را که شما ثبت نموده اید را کنترل می نماید تا در این راستا پروژه ی شما را از ابتدا تا انتها زمانبندی نماید. به طور پیش فرش نرم افزار هر فعالیتی را به گونه ای زمانبندی می کند تا در زودترین تاریخ ممکن شروع شود.
فرض کنید دو فعالیت در اختیار دارید که با لینک FS به یکدیگر متصل شده اند. سپس متوجه می شوید که فعالیت پس نیاز نمی تواند به محض اتمام فعالیت پیش نیاز آغاز شود. بنابراین احتیاج به تعریف زمان تاخیر و یا Lag Time خواهید داشت. و یا فعالیتی در اختیار دارید که به محض اتمام فعالیت قبلی شروع نمی شود. بلکه متوجه شدید که فعالیت پیش نیاز لزوما نباید به اتمام برسد تا فعالیت پس نیاز آغاز گردد.
تا کنون نحوه ی اعمال وابستگی از نوع FS مطرح شد. اما چگونه می توان انواع دیگری از وابستگی ها را برای یک فعالیت در نظر گرفت؟
در این مرحله تمام فعالیت های شما دارای مدت زمان
های واقعی می باشند، اما آنچه که واقعی به نظر نمی رسد این موضوع است که تمام
فعالیت ها از تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. اگر چه ممکن است برخی از فعالیت ها از
تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. درحالیکه برخی دیگر از فعالیت ها نمی توانند، قبل از پایان بعضی از فعالیت ها پایان پذیرند، شروع شوند. برخی اوقات، بعضی از فعالیت
ها وابسته به تکمیل یک فعالیت می باشند و بعضی دیگر باید قبل از شروع یک فعالیت
پایان یابند. بنابراین در مرحله ی زمانبندی باید فعالیت هایی را که به یکدیگر وابسته
اند را ارتباط دهید.
زمانیکه مدت زمانی را برای فعالیتی تعیین می
کنید، فعالیت براساس تقویمی که به آن اختصاص داده شده (معمولا تقویم مبنای پروژه)
زمانبندی می شود. در صورتیکه منابعی به فعالیت تخصیص داده شود، فعالیت بر طبق زمان
های کاری مشخص شده در تقویم منابع تخصیصی زمانبندی خواهد شد. اما اگر برای فعالیتی
تقویمی در نظر گرفته شود، آنگاه می توان فعالیت را برطبق زمان های کاری تقویم
اختصاصی خود زمانبندی کرد.
زمانیکه لیست فعالیت ها را در نرم افزار تکمیل نمودید، وارد مرحله زمانبندی پروژه خواهید شد. برای خلق یک زمانبندی واقعی، شما می توانید از ثبت مدت زمان اجرای فعالیت ها شروع نمایید.
با توجه به اینکه
بر روی یک پروژه غیر رسمی کوچک کار می کنید و یا در حال برنامه ریزی یک پروژه عظیم
هستید، در هر حال قادر خواهید بود، با یکی از حالت های زمانبندی کار کنید و یا
ترکیبی از هر دو را در پروژه خود پیاده کنید در این بخش چگونگی تغییر وضعیت پروژه
از حالت زمانبندی اتوماتیک به دستی و بالعکس شرح داده خواهد شد.
زمانبندی اتوماتیک و دستی
شرکت مایکروسافت از نسخه 2010 به بعد نرم افزار
قابلیت Task Mode را اضافه نمود. این ویژگی به شما امکان می دهد که زمان شروع و
پایان فعالیت را خود کنترل کنید (Manually
scheduled) و یا از نرم افزار بخواهید این
تاریخ ها را به طور اتوماتیک محاسبه نماید (Auto scheduled).
قبل از اضافه شدن این قابلیت به نرم افزار ( نسخه 2007 به قبل)، تمامی
فعالیت ها به طور اتوماتیک زمانبندی می شدند. اگرچه این نوع زمانبندی کمک بسیار
بزرگی به پروژه های عظیم می نماید، اما زمانبندی دستی نیز ویژگی های خاص خود را
دارا می باشد.
قلب مدبریت پروژه برنامه ریزی پروژه می باشد. به همین علت پروسه ی برنامه ریزی برای یک پروژه جدید به حجم کاری قابل توجهی احتیاج دارد. اما بعد از اتمام این مرحله شما قادر خواهید برنامه پروژه خود را از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه پیاده نمایید.
در مرحله ای اول باید یک فایل جدید در نرم افزار ایجاد نمایید. این فایل را می توانید از فایل های ذخیره شده در حافظه کامپیوتر ایجاد نمایید یا از Template هایی که خود شرکت مایکروسافت فراهم نموده است. در قدم بعد باید نحوه ی زمانبندی نرم افزار برای پروژه را مشخص نمایید. در حقیقت اولین تصمیم شما مربوط به زمانبندی در این مرحله گرفته می شود.
