استراتژی هایی برای رفع Overallocation

بعضی اوقات می توان تخصیص های منابع را جابه جا کرد تا مساله ی Overallocation  یا Underallocation حل گردد. در حقیقت این جا به جایی برای زمانی مناسب است که منابع با مهارت ها و دسترس پذیری های مشابه در اختیار داشته باشیم و شما می توانید از یکی از آنها برای انجام فعالیت به جای دیگری استفاده کنید. در صورتیکه امکان افزودن و یا جا به جایی منابع وجود ندارد، آنگاه در این شرایط می توان در انجام فعالیت تاخیر ایجاد کرد و یا زمان تخصیص منبع را به زمانی دیگر موکول کرد تا منبع مورد نظر زمان کافی برای انجام کار بر روی فعالیت را داشته باشد. البته می توان ساعت های اضافه کاری را برای دوره ی زمانی Overallocatrd فعالیت در نظر بگیرید.

تعیین بودجه برای پروژه (ادامه)

تعیین بودجه برای پروژه

در صورتیکه شما نگران هزینه های پروژه می باشید، احتمال دارد که با بودجه ای محدود برای پروژه خود کار می کنید. ضروری است که هنگام برنامه ریزی و هم چنین اعمال هزینه های پروژه، همواره به انواع مختلف بودجه ها توجه ویژه داشته باشید. در صورتیکه بتوانید به راحتی بتوانید بودجه را در برابر هزینه های برنامه ریزی شده پروژه مقایسه کنید، آنگاه احتمال دارد که اغلب اوقات پروژه را در غالب بودجه مجاز هدایت کنید.

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها (ادامه)

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها

در حال حاضر شما لیستی از فعالیت ها و منابع را در اختیار دارید. آنچه که احتیاج دارید ترکیب این دو با هم است در حقیقت فعالیت ها + منابع = تخصیص، می باشد. با تخصیص منابع انسانی و تجهیزات به فعالیت ها نرم افزار قادر خواهد بود تا یک برنامه ی زمانبندی برای پروژه ایجاد نماید، که نه تنها منعکس کننده تقویم پروژه، مدت زمان فعالیت ها، وابستگی ها و محدودیت ها می باشد بلکه معرف تقویم منابع و دسترس پذیری آنها نیز می باشد. به محض تخصیص منابع هزینه ای و مصرفی به فعالیت ها می توانید میزان کاهش موجودی و هم چنین هزینه های مرتبط با آن را ردیابی کنید تا از موجودی آنچه که برای تکمیل فعالیت ها مورد نیاز است، مطمئن شوید.

دسترس پذیری منابع

دسترس پذیری درصدی از زمان می باشد که منابع در حین رمان های کاری خود در دسترس می باشند. در حقیقت مقادیر در فیلد Max. Units در زمان های کاری تعریف شده در تقویم منبع ضرب می شوند تا معرف حداکثر دسترس پذیری این منبع باشند.

تخصیص یک تقویم کاری مجزا برای منبع

در صورتیکه شخصی براساس تقویم کلی پروژه فعالیت نمی کند، آنگاه می توانید برای آن یک تقویم مخصوص ایجاد نمایید.

تعریف زمان های کاری برای منابع

همانطور که قبلا مطرح شد، ممکن است تقویمی را برای پروژه تخصیص دهید تا مشخص کند که کارها چه زمانی باید انجام شود. اما حتی اگر دفتر پروژه ی شما از ساعت 8 صبح تا 5 بعدازظهر باز باشد، هیچ کدام از کارکنان شما در زمان های یکسان فعالیت نمی کنند. در این حالت شما باید تقویم های مجزایی را برای منابعی که از تقویم پروژه تبعیت نمی کنند ایجاد نمایید. در حقیقت زمانبندی دقیق تر خواهد بود زمانی که به نرم افزار اعلام شود، چه زمانی منابع کاری پروژه در تعطیلات به سر می برند و یا در مرخصی می باشند.

چه زمانی می توان می توان تیم پروژه را برای نرم افزار تعریف کرد؟

بعضی از مدیران پروژه مهارت ها و منابع مورد نیاز را هم زمان با تعریف بسته های کاری پروژه شناسایی می کنند، اما بعضی دیگر در ابتدا بر روی تکمیل ساختار شکست کار تمرکز می کنند و سپس منابع مورد نیاز پروژه را شناسایی می کنند. در هر صورت مدیران پروژه با شناسایی منابع کاری به صورت مجموعه های مهارتی ( تحلیل گر مالی، بازاریاب، نقاش، تعمیر کار، توسعه دهنده جاوا ) و تجهیزات کلی ( سرور کامپیوتر، دستگاه چاپ و ....) آغاز به کار می کنند. زیرا شما نمی توانید منابع خاص را تا قبل از شناسایی مهارت های مورد نیاز و تاریخ های خاص فعالیت در نرم افزار ثبت کنید.