نمایش Progress Lines

 زمانیکه در نمای Gantt Chart قرار دارید، می توانید خطوط پیشرفت (Progress Lines) را رسم نمایید. در نتیجه فعالیت هایی که جلوتر یا عقب تر و حتی مطابق زمانبندی هستند، به صورت گرافیکی قابل مشاهده می باشند. این خطوط برای فعالیت هایی که به اتمام رسیده اند یا در حال پیشروی هستند، به نمایش در خواهند آمد. توجه داشته باشید، نرم افزار این خطوط را برای فعالیت های آتی لحاظ نمی کند.

پایش و تنظیم تغییرات در برنامه پروژه

 

در حین فاز اجرای پروژه، منابع در حال انجام کار بر روی فعالیت ها می باشند و در همین حین با وارد کردن مقادیر واقعی در برنامه پروژه می توانید میزان پیشرفت پروژه خود را ردیابی نمایید. اطلاعات واقعی پروژه در ترکیب با اطلاعات Baseline، میزان پیشرفت پروژه با برنامه اولیه پروژه را نشان می دهد.

به روز رسانی هزینه های پروژه به طور دستی

همانطور که قبلا هم ذکر شد، در صورتیکه منابع را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این منابع نرخ های هزینه ای را نیز تعریف کرده باشید، با وارد کردن اطلاعات پیشرفت پروژه، هزینه ها به طور اتوماتیک محاسبه خواهند شد. در صورتیکه تمایل نداشته باشید نرم افزار هزینه های پروژه را به طور اتوماتیک محاسبه نماید، می توانید این شیوه محاسبات را غیر فعال نمایید و هزینه ها را به طور دستی در نرم افزار ثبت نمایید.

به روز رسانی هزینه های واقعی پروژه

 

زمانیکه اطلاعات واقعی پروژه را برای فعالیت ها یا تخصیص ها در نرم افزار ثبت می کنید، به طور پیش فرض هزینه های مرتبط با آن فعالیت ها و تخصیص ها محاسبه می شود. به طور مثال اگر منابع کاری مانند منابع انسانی و تجهیزات را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این منابع نرخ های هزینه را نیز تعریف نموده باشید، به محض وارد نمودن اطلاعات پیشرفت پروژه، هزینه های مرتبط به روز رسانی می شود.

 

علامت گذاری فعالیت ها به صورت On Track

در صورتیکه به دنبال روشی ساده و اتوماتیک برای به روز رسانی فعالیت ها می گردید، استفاده از ابزار Mark On Track نرم افزار بسیار مفید خواهد بود. این ابزار از نسخه 2010 به بعد به نرم افزار اضافه شده است. در حقیقت این رویکرد مشخص می کند که فعالیت های انتخابی دقیقا مطابق با برنامه پیش می روند.

به روز رسانی پیشرفت پروژه با استفاده از یک Status Date متفاوت

به محض اینکه پیشرفت واقعی پروژه را ثبت می کنید، قادر خواهید بود تا یک Status Date انتخاب کنید. این تاریخ به عنوان یک نقطه مرجع برای بخش های واقعی و باقیمانده  فعالیت استفاده می شود.

وارد کردن حجم کاری واقعی با استفاده از دوره زمانی

 

یکی از رویکردهای پیچیده به روزرسانی اطلاعات پیشرفت واقعی پروژه، وارد کردن حجم کاری تکمیل شده و حجم کاری باقیمانده از طریق دوره های زمانی می باشد. این روش ها احتیاج به سطح جزئیات بالایی خواهد داشت، چرا که اطلاعات در مورد تخصیص ها وارد می شوند ( نه یک فعالیت به طور کلی) و هم چنین اطلاعات به صورت حجم کاری در یک روز ثبت خواهند شد.

وارد کردن حجم کاری تکمیل شده واقعی و حجم کاری باقیمانده

همانطور که قبلا هم مطرح شد به محض اینکه منابع در برنامه پروژه شما تخصیص داده می شوند، شما می توانید گزارش حجم کاری تکمیل شده واقعی آن ها را در نرم افزار وارد نمایید. اگر تصور می کنید حجم کاری بیشتر و یا حتی کمتر از میزان زمانبندی شده احتیاج خواهد شد، می توانید حجم کاری باقیمانده را نیز تنظیم نمایید. در صورتیکه منابع مختلفی به یک فعالیت تخصیص داده شده است و حجم کاری تکمیل شده را برای فعالیت وارد کنید، آنگاه مقدار حجم کاری در طول تمام منابع تخصیصی توزیع خواهد شد.

استفاده از منابع کاری به جهت به روز رسانی پیشرفت پروژه

 

در صورتیکه منابع به فعالیت ها تخصیص داده شده باشند، آنگاه می توان اطلاعات پیشرفت پروژه را براساس حجم کاری فعالیت ها یا تخصیص ها به روز رسانی نمود. توجه داشته باشید، حجم کاری در برنامه پروژه وجود نخواهد داشت، مگر اینکه منابع به فعالیت ها تخصیص داده شوند. بنابراین مدت زمان فعالیت ها به صورت حجم کاری تخصیص ها تفسیر خواهند شد.

وارد کردن تاریخ های شروع و پایان واقعی فعالیت ها

زمانیکه تاریخ های شروع و پایان واقعی را برای فعالیت ها وارد می کنید، بهتر است. تاریخ اتمام پروژه را نیز بررسی نمایید (خصوصا در مورد فعالیت های بحرانی). چنانچه یک تاریخ شروع واقعی را وارد می نمایید، تاریخ شروع زمانبندی شده فعالیت به جهت تطبیق با آن نیز تغییر می کند. به همین ترتیب اگر تاریخ پایان واقعی را وارد می کنید، تاریخ پایان زمانبندی شده نیز تغییر می کند. البته تمامی فعالیت های پس نیاز نیز مجددا زمانبندی خواهند شد.

وارد کردن مدت زمان باقیمانده و واقعی فعالیت ها

چنانچه مدت زمان واقعی  فعالیتی را ثبت می کنید، نرم افزار درصد تکمیل را محاسبه می کند. البته در صورت نیاز می توانید مدت زمان باقیمانده را تغییر دهید. در صورتیکه فعالیتی از نوع Place Holder را به روز رسانی نمایید، نرم افزار تلاش می کند، اطلاعات زمانبندی فعالیت را براساس مدت زمان واقعی فعالیت محاسبه نماید. اما اگر مدت زمانی برای فعالیت Place holder را وارد نکنید، نرم افزار مدت زمان برآورد شده 1 روز را برای آن ثبت می کند. بنابراین اگر شما مدت زمان واقعی یک روز یا حتی بیشتر را برای فعالیت وارد نمایید، آنگاه فعالیت به صورت 100 درصد تکمیل مشاهده خواهد شد. در این شرایط اگر مدت زمان واقعی دقیق نباشد، می توانید مقداری را در فیلد مدت زمان باقیمانده وارد نمایید.

به روز رسانی پیشرفت پروژه با استفاده از زمانبندی فعالیت

 

به کمک نرم افزار قادر خواهید بود تا برنامه پیشرفت پروژه خود را از طریق اطلاعات زمانبندی فعالیت ها مانند درصد تکمیل، مدت زمان فعالیت، تاریخ شروع و تاریخ پایان فعالیت به روز رسانی نمایید. این روش ها احتیاجی به اطلاعات منابع در پروژه نخواهند داشت. این موضوع اشاره به شرط سوم از انتخاب روش های ردیابی دارد.

به روز رسانی پیشرفت پروژه

زمانیکه منابع، فعالیت های تخصیصی را به اتمام می رسانند، پیشرفت پروژه در حال انجام است. در فواصل زمانی منظم می توانید، پیشرفت پروژه خود را در نرم افزار ثبت نمایید. بسته به اینکه چه میزان زمان برای وارد کردن اطلاعات پیشرفت پروژه در اختیار دارید و میزان جزئیاتی که شما و اعضا تیم احتیاج دارید، آنگاه قادر خواهید بود تا از روش ها و رویکردهای مختلفی استفاده نمایید.

نام فیلدهای استفاده شده در برنامه Interim را تغییر دهید.

توجه داشته باشید اگر شما یک برنامه Interim ذخیره نمودید که از فیلدهایی مثل Start1/Finish1 استفاده می کند، آنگاه نمی توان این فیلدها را برای اهداف دیگری استفاده کنید. البته بهتراست نام فیلدهای مورد نظر خود را به گونه ای تعیین نمایید که همواره آن را به خاطر داشته باشید.

حذف کردن یک مجموعه از Baseline

ذخیره سازی Interim Plan

 

زمانیکه یک Baseline ذخیره می شود، در حقیقت اطلاعات مربوط به مدت زمان، حجم کاری، هزینه ها، تاریخ های شروع و پایان را ذخیره می کند. به همین علت هر Baseline که شما ذخیره می کنید به طور قابل توجهی حجم فایل پروژه را افزایش می دهد. ذخیره اولیه Baseline حجم فایل پروژه را تقریبا دو برابر خواهد کرد، ذخیره ی دومین Baseline می تواند حجم فایل را تقریبا 3 برابر نماید. در شرایطی احتیاج ندارید یک Baseline کلی را ذخیره نمایید، اما تمایل دارید تا یک تصویر لحظه ای از فیلدهای تاریخ شروع و پایان را در اختیار داشته باشید. در این شرایط می توانید یک برنامه Interim را ذخیره نمایید. این برنامه شیبه به یک برنامه Baseline می باشد که اطلاعات مربوط به فعالیت ها را در یک نقطه از زمان برای مقایسه های آتی ثبت می کند. در این برنامه تنها فیلدهای تاریخ شروع و پایان ذخیره می شود و بنابراین حجم فایل پروژه را مانند Baseline افزایش نمی دهد.

باز بینی اطلاعات Baseline

بعد از اینکه اطلاعات مربوط به Baseline را ذخیره نمودید، از روش های مختلف می توانید آن را بازبینی نمایید. در ابتدا اطلاعات موجود در Baseline با اطلاعات زمانبندی یکسان می باشند. به محض اینکه تیم شما کار بر روی فعالیت ها را آغاز نمود، آنگاه اطلاعات Baseline و اطلاعات زمانبندی از یکدیگر فاصله می گیرند. این موضوع Deviation را ایجاد می کند و شما همواره باید در پروژه خود آن را پایش و کنترل نمایید.

در فیلدهای Baseline چیزی مشاهده نمی شود.

تا زمانی که شما Baseline را ذخیره نکرده نباشید، در فیلدهای مربوط به آن 0 یا Na مشاهده می شود. اما بعد از اینکه یک Baseline را ذخیره می کنید، آنگاه اطلاعات در این فیلدها ظاهر می شود. اما اگر بعد از ثبت Baselineفیلدهای مربوط به آن همچنان خالی می باشد، آنگاه ممکن است فعالیت های شما دارای حالت زمانبندی دستی می باشند و هنوز دارای فیلدهایی از نوع Placeholder می باشند و هنوز تکمیل نشده است.

نحوه ذخیره سازی Baseline

از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه قادر خواهید بود برای کل پروژه و هم برای فعالیت های افزوده شده، Baseline ذخیره نمایید.

تنظیم Baseline و به روز رسانی پیشرفت پروژه

تا به حال فاز برنامه ریزی پروژه به اتمام رسیده است. در حقیقت اکنون برنامه پروژه شما منعکس کننده تمام جزئیات مربوط به حوزه، هزینه ها، بودجه، منابع، زمانبندی تحویل شدنی ها می باشد و این برنامه توسط مدیران ارشد و سهامداران پروژه به تائید رسیده است. بعد از اتمام این موارد زمان اجرای برنامه پروژه و تبادل آن با اعضای تیم پروژه می باشد. در حال حاضر شما در حال ترک فاز برنامه ریزی و ورود به مرحله اجرای پروژه می باشید.