به کمک
نرم افزار قادر خواهید بود تا برنامه پیشرفت پروژه خود را از طریق اطلاعات
زمانبندی فعالیت ها مانند درصد تکمیل، مدت زمان فعالیت، تاریخ شروع و تاریخ پایان
فعالیت به روز رسانی نمایید. این روش ها احتیاجی به اطلاعات منابع در پروژه
نخواهند داشت. این موضوع اشاره به شرط سوم از انتخاب روش های ردیابی دارد.
وارد کردن درصد تکمیل فعالیت ها
یکی از رویکردهای ساده برای لحاظ کردن پیشرفت فعالیت ها استفاده از درصد تکمیل فعالیت می باشد. زمانیکه شما در صد تکمیل را وارد می کنید، نرم افزار مدت زمان واقعی و باقیمانده را محاسبه می کند. چنانچه درصد تکمیل برای یکی یا چند فعالیت در فواصل 25 درصد را وارد می نمایید، بهتر است تا از ابزار درصد تکمیل نرم افزار استفاده کنید.
1- در نمایی چون Gantt Chart یا Tracking Gantt قرار بگیرید، فعالیتی که تمایل دارید درصد تکمیل آن را به روز رسانی نمایید، انتخاب کنید. البته می توانید چندین فعالیت را که درصد تکمیل یکسان دارند را به طور همزمان انتخاب و به روزرسانی نمایید.
2-
از طریق سربرگ Task و گروه Schedule یکی از درصد های تکمیل 25، 50، 75 و یا 100
درصد را انتخاب کنید.
3-
فعالیت های انتخابی به گونه ای به روز رسانی می
شوند که منعکس کننده درصد تکمیل انتخابی باشند. در نمای Gantt
Chart درصد
تکمیل به صورت نوار مشکی باریکی در میان میله فعالیت ظاهر می شود.
برای وارد کردن درصد تکمیل هایی به غیر از فواصل 25 درصد برای یکی یا چندین فعالیت کافی است:
1- فعالیت های مورد نظر را از طریق نمای Gantt Chart یا Tracking Chart انتخاب کنید.
2-
از طریق سربرگ Task و گروه Schedule بر روی فلش کنار Mark
On Task کلیک
نمایید، سپس از منوی باز شده Update Tasks را انتخاب نمایید. پنجره Update Tasks
مشابه شکل زیر باز خواهد شد.
3- در باکس % Complete، مقدار درصد تکمیل مورد نظر برای فعالیت انتخابی را وارد نمایید.
4- در صورتیکه این اطلاعات را برای یک فعالیت وارد می کنید، به باکس تاریخ شروع فعلی Current Start Date توجه داشته باشید. چنانچه تاریخ شروع واقعی برای فعالیت متفاوت از تاریخ شروع مذکور باشد، آنگاه باید تاریخ شروع واقعی را در باکس Actual Start Date را وارد نمایید.
5- اگر شما تاریخ شروع واقعی را تغییر ندهید، آنگاه نرم افزار تاریخ شروع Current یا همان تاریخ شروع زمانبندی شده را برای آن در نظر می گیرد. اما اگر تاریخ شروع واقعی را ثبت نمایید، این تاریخ به عنوان تاریخ شروع زمانبندی شده در نظر گرفته خواهد شد.
فعالیت های انتخابی به جهت انعکاس اطلاعات پیشرفت واقعی پروژه به روز رسانی می شوند. در نمای Gantt Chart درصد تکمیل به صورت نوار باریکی میان فعالیت نمایش داده می شود. در صورتیکه تاریخ شروع واقعی را تغییر دهید، فعالیت به این تاریخ جابه جا خواهد شد و کلیه فعالیت های پس نیاز آن متعاقبا تغییر می کند.
چنانچه یک فعالیت Place Holder با حالت زمانبندی دستی را به روز رسانی می کنید، نرم افزار اطلاعات کامل نشده را از طریق مقادیر درصد تکمیل محاسبه می نماید. بنابراین فعالیت دیگر Place Holder نمی باشد، اما همچنان فعالیتی با حالت زمانبندی دستی باقی می ماند. توجه داشته باشید این شرط برای زمانی است که حداقل یکی از 3 اطلاعات مورد نیاز زمانبندی (مانند مدت زمان، تاریخ شروع، تاریخ پایان فعالیت) ثبت شده باشد. اگر هیچ کدام از این موارد برای فعالیت لحاظ نشده باشد، آنگاه یک فعالیت Place Holder حتی با وارد کردن درصد تکمیل همچنان به همان صورت باقی می ماند. اما زمانیکه درصد تکمیل 100 درصد گردد، فعالیت دیگر Place Holder نخواهد بود.
مقادیر پیشرفت پروژه در تمامی نماهایی که لیست فعالیت ها را نشان می دهند، به نمایش در خواهند آمد. مانند Gantt View، Network Diagram، Calendar و..... . اما نمای Timeline تنها استثنا این ویژگی می باشد. در حقیقت اگرچه نمای Timeline تغییرات در مدت زمان فعالیت ها و تاریخ های شروع و پایان برای هر کدام از حالت های زمانبندی اتوماتیک و دستی را نشان می دهند، اما مقادیر پیشرفت پروژه را منعکس نمی کند.
