در صورتیکه به دنبال روشی ساده و اتوماتیک برای به روز رسانی فعالیت ها می گردید، استفاده از ابزار Mark On Track نرم افزار بسیار مفید خواهد بود. این ابزار از نسخه 2010 به بعد به نرم افزار اضافه شده است. در حقیقت این رویکرد مشخص می کند که فعالیت های انتخابی دقیقا مطابق با برنامه پیش می روند.

مقادیر متناسب با درصد تکمیل و تمام اطلاعات واقعی برای فعالیت ها و تخصیص ها به طور اتوماتیک تنها با انتخاب یک دکمه به ثبت خواهد رسید. برای علامت گذاری یک فعالیت به صورت On Trak، کافی است :

1-     در نمای Gantt Chart قرار بگیرید.

2-     فعالیت هایی که کاملا مطابق برنامه پیش می روند را انتخاب نمایید.

3-     از طریق سربرگ Task و گروه Schedule بر روی Mark On Trak کلیک نمایید.


4-     پیشرفت تمامی فعالیت های انتخابی دقیقا مطابق برنامه نمایش داده می شوند. هر کدام از فعالیت ها که باید در تاریخ روز یا Status Date به اتمام برسند، به صورت 100 درصد تکمیل نشان داده می شوند و فعالیت هایی که به طور نسبی در تاریخ روز یا Status Date در حال انجام هستند، منطبق با آن تاریخ درصد تکمیل آنها نمایش داده می شوند. بنابراین هر کدام از اطلاعات متناسب با تاریخ شروع واقعی، مدت زمان واقعی، تاریخ اتمام واقعی، حجم کاری واقعی، هزینه واقعی و ..... در فیلدهای متناسب با آن نمایش داده می شوند.


5-     البته اگر فعالیت با حالت زمانبندی دستی که Place Holder  نیز می باشد را به صورت On Trak علامت گذاری نمایید. نرم افزار از اطلاعات برآورد شده فعالیت برای تکمیل اطلاعات ناقص استفاده خواهد کرد.

 روش دیگری که برای علامت گذاری فعالیت ها (یا حتی کل پروژه) به صورت OnTrack مطرح می شود، استفاده از پنجره Update Project می باشد. شما می توانید از این تابع به عنوان یک به روز رسانی جامع برای تمامی کارهای پروژه نسبت به Status Date استفاده کنید. به علت اینکه اکثر فعالیت ها و پروژه ها در دنیای واقعی مطابق با برنامه پیش نمی روند، بنابراین از این ابزار نباید غالبا استفاده نمود. در حقیقت، در این شرایط ماهیت رد یابی پیشرفت پروژه را نقض نموده اید و اطلاعات واقعی و ارزشمندی برای استفاده در پروژه های آتی ذخیره نکرده اید.

   چنانچه فرصت کافی برای ثبت اطلاعات پروژه در اختیار ندارید، بهتر است حداقل درصد تکمیل فعالیت ها را وارد نمایید و یا در نهایت تنها فعالیت هایی که واقعا مطابق برنامه پیش می روند را به صورت On Track علامت گذاری نمایید. در هر حال اگر وارد کردن اطلاعات پیشرفت پروژه به تاخیر افتاده است و پروژه مطابق با آنچه برنامه ریزی شده در حال پیشروی می باشد، از طریق گام های زیر می توانید برنامه پیشرفت پروژه را به تاریخ حال حاضر برسانید:

1-     از طریق سربرگ Project و گروه Status بر روی دکمه Update Project کلیک نمایید.


2-     مطمئن شوید که گزینه Update Work As Complete Through انتخاب شود.

3-     تاریخ Complete Through را در باکس مربوطه وارد نمایید. به طور پیش فرض، تاریخ روز در این باکس ثبت شده است.

4-     گزینه 0-100% complete را در صورتی می توانید، انتخاب کنید که فعالیت هنوز شروع نشده یا به طور 100%  تکمیل شده یا در حال پیشروی می باشد.


   در صورتیکه تاریخ شروع زمانبندی شده فعالیت بعد از تاریخ Complete Through باشد، فعالیت به صورت 0% تکمیل نشان داده خواهد شد.

   اگر تاریخ پایان زمانبدی شده فعالیت قبل از تاریخ Complete Through می باشد، آنگاه فعالیت به صورت 100% تکمیل نمایش داده خواهد شد.

  چنانچه تاریخ شروع زمانبندی شده فعالیت قبل از تاریخ Complete Through و تاریخ پایان زمانبندی شده فعالیت بعد از تاریخ Complete through باشد، آنگاه نرم افزار میزان درصد تکمیل را براساس پیشروی فعالیت محاسبه می کند.

5-    گزینه Complete only 0 or 100% بیان می کند که اگر تاریخ اتمام زمانبندی شده فعالیت قبل از تاریخ Complete Through باشد، آنگاه میزان 0% درصد تکمیل برای آن به نمایش در خواهد آمد. بنابراین در این شرایط فعالیت های در حال پیشروی به صورت 0% تکمیل باقی خواهند ماند و تنها فعالیت هایی که تاریخ اتمام زمانبندی شده آنها قبل از تاریخ Complete Through باشد، به صورت 100% تکمیل نشان داده خواهند شد.


9-     از این روش برای فعالیت های انتخابی و حتی کل پروژه می توانید استفاده نمایید.


   کانال تلگرام آموزش مایکروسافت پروژه