بعد از
اینکه اطلاعات مربوط به Baseline را ذخیره نمودید، از روش های مختلف می توانید آن را بازبینی
نمایید. در ابتدا اطلاعات موجود در Baseline با اطلاعات زمانبندی یکسان می
باشند. به محض اینکه تیم شما کار بر روی فعالیت ها را آغاز نمود، آنگاه اطلاعات Baseline و
اطلاعات زمانبندی از یکدیگر فاصله می گیرند. این موضوع Deviation را ایجاد می کند و شما همواره باید در پروژه
خود آن را پایش و کنترل نمایید.
بعضی
اوقات می توان تخصیص های منابع را جابه جا کرد تا مساله ی Overallocation
یا Underallocation حل گردد. در حقیقت این جا به جایی برای
زمانی مناسب است که منابع با مهارت ها و دسترس پذیری های مشابه در اختیار داشته
باشیم و شما می توانید از یکی از آنها برای انجام فعالیت به جای دیگری استفاده
کنید. در صورتیکه امکان افزودن و یا جا به جایی منابع وجود ندارد، آنگاه در این
شرایط می توان در انجام فعالیت تاخیر ایجاد کرد و یا زمان تخصیص منبع را به زمانی
دیگر موکول کرد تا منبع مورد نظر زمان کافی برای انجام کار بر روی فعالیت را داشته
باشد. البته می توان ساعت های اضافه کاری را برای دوره ی زمانی Overallocatrd
فعالیت در نظر بگیرید.
اگرچه
اکثر پروژه ها در ابتدا بر روی تاریخ اتمام یا بودجه تمرکز می کنند، اما بعضی از
انواع دیگر پروژه ها به محدودیت منبع
اولویت بیشتری می دهند. در حقیقت استفاده از منابع مهم ترین اولویت آنها در مدیریت
پروژه به شمار می آید. شما باید مطمئن شوید که تمام منابع به درستی استفاده شده
اند و به فعالیت های مناسب تخصیص داده شده اند و مانند کاتیون هایی عمل می کنند و
هرگونه مشکلات شما را حل می نمایند. شما همچنان باید توجه خود را به زمانبندی و
هزینه ها معطوف کنید، اما زمانبندی و هزینه های پروژه در اولویت دوم نسبت به مصرف
منبع قرار دارند.
به طور
پیش فرض شما تنها یک مسیر بحرانی در سرتاسر پروژه ی خود خواهید داشت. این تک مسیر
بحرانی شامل مجموعه ای از فعالیت ها می باشند که تاریخ پایان این مجموعه منطبق بر
تاریخ پایان پروژه خواهد بود. در حقیقت زمانی که فعالیت آخر این مجموعه تکمیل می
گردد، پروژه نیز به اتمام می رسد. اما در نرم افزار امکانی فراهم شده است که می
توانید چندین مسیر بحرانی در پروژه خود داشته باشید، اگرچه این مسیر ها ممکن است
زودتر از مسیر بحرانی اصلی شما به اتمام برسد، اما هر مسیر بحرانی می تواند شبکه
ای متفاوتی از فعالیت های پروژه شما را نمایش دهد.
همانطور که قبلا ذکر شد، زمانبندی براساس ترتیب فعالیت ها، مدت زمان آنها، احتیاجات منابع، تاریخ های شروع و پایان توسعه می یابد. اما روش های ریاضی متعددی برای محاسبه زمانبندی پروژه وجود دارد. روش مسیر بحرانی یا CPM تکنیکی است که زیر بنای نرم افزار مایکروسافت پروژه را تشکیل می دهد. تمرکز روش بر روی تجزیه و تحلیل مجموعه فعالیت های متصل به هم می باشد.
هزینه
های برنامه ریزی شده برای پروژه شما تصویری قابل اعتماد خواهد بود که می توانید
برای درخواست بودجه یا پیشنهاد پروژه از آن استفاده نمایید.
به منظور برنامه ریزی، ردیابی و مدیریت پروژه با نرم افزار مایکروسافت پروژه شما اطلاعات متنوعی مانند فعالیت ها، منابع، تخصیص ها، مدت زمان فعالیت ها، نرخ مصرف منابع و ... را به نرم افزار می دهید. نرم افزار در مقابل محاسبات را بر روی این ورودی ها انجام می دهد و در نهایت اطلاعات بیشتری شامل تاریخ شروع و پایان، هزینه ها و فعالیت های انجام نشده را ارائه می دهد. در نرم افزار بیش از 400 قطعه اطلاعات برای فعالیت ها، منابع و تخصیص ها می توان در نظر گرفت. در هرحال شما قادر نخواهید بود این حجم وسیعی از اطلاعات را در یک مکان مشاهده نمایید.
