به منظور برنامه ریزی، ردیابی و مدیریت پروژه با نرم افزار مایکروسافت پروژه شما اطلاعات متنوعی مانند فعالیت ها، منابع، تخصیص ها، مدت زمان فعالیت ها، نرخ مصرف منابع و ... را به نرم افزار می دهید. نرم افزار در مقابل محاسبات را بر روی این ورودی ها انجام می دهد و در نهایت اطلاعات بیشتری شامل تاریخ شروع و پایان، هزینه ها و فعالیت های انجام نشده را ارائه می دهد. در نرم افزار بیش از 400 قطعه اطلاعات برای فعالیت ها، منابع و تخصیص ها می توان در نظر گرفت. در هرحال شما قادر نخواهید بود این حجم وسیعی از اطلاعات را در یک مکان مشاهده نمایید.
نرم افزار برای حل این مشکل اطلاعات را ساماندهی نموده
و در یک پایگاه داده ذخیره می نماید. تمام اطلاعات مرتبط با یک فعالیت مجزا به صورت
یک رکورد در پایگاه داده قرار می گیرد. البته هر قطعه از اطلاعات در این رکورد به صورت
مجزا در نظر گرفته می شود.
زمانیکه تمایل داشته باشید با هر کدام از مجموعه اطلاعات
کار کنید، می توانید یک نمای خاص را از نرم افزار برای نمایش انتخاب نمایید. هر کدام
از نماها اطلاعات را براساس اهداف شما فیلتر می کند و در پنجره نرم افزار به شما
نمایش می دهد. این نرم افزار بیش از 25 نوع نما از پیش تهیه شده را در خود جای
داده است.
در حقیقت مفهوم سازماندهی، مدیریت و مرتب کردن قطعات مختلف اطلاعات در پایگاه داده نرم افزار مایکروسافت پروزه نمود پیدا می کند. در پایگاه داده پروژه سه دسته اطلاعات مختلف وجود دارد.
1- اطلاعات فعالیت
2- اطلاعات منبع
3- اطلاعات تخصیص منبع
هر زمان که شما فعالیت خاصی را در نرم افزار ثبت می کنید، تمام اطلاعات مربوط به آن من جمله مدت زمان فعالیت، محدودیت ها، ددلاین ها و وابستگی های مابین فعالیت ها در دسته اول یعنی اطلاعات فعالیت ذخیره می شود. با وارد نمودن نام یک منبع در نرم افزار کلیه اطلاعات مربوط به آن مانند نرخ استاندار، نرخ اضافه کاری و ساعت های کاری در دسته دوم قرار می گیرند. به محض اینکه یک منبع را به یک فعالیت تخصیص دهید، این عمل یک نهاد جدید ایجاد می کند که فصل مشترک فعالیت و منبع خواهد بود. اطلاعات مربوط به یک تخصیص مثل حجم کاری، تاریخ شروع و ختم آن و هزینه های مربوط به آن در دسته سوم قرار خواهد گرفت.
درک این سه دسته در هنگام کار با نماهای مختلف بسیار مهم می باشد. بعضی از نماها به صورت جداول و ستون ها در صفحات گسترده می باشند. برخی دیگر به صورت نمودار ها و برخی نیز به صورت فرم ها هستند. البته در این میان برخی از نماها به صورت ترکیبی می باشند، مانند گانت چارت که ترکیبی از یک جدول و گراف است.
انتشار مطالب با ذکر منبع بلامانع است.
