بازبینی هزینه های برنامه ریزی شده

هزینه های برنامه ریزی شده برای پروژه شما تصویری قابل اعتماد خواهد بود که می توانید برای درخواست بودجه یا پیشنهاد پروژه از آن استفاده نمایید.

مقایسه هزینه های منابع با مقادیر منابع بودجه ای

در این مرحله شما قادر خواهید بود تا هزینه های منابع خود را در مقابل مقادیری که برای منابع بودجه ای تعریف کردید، مقایسه نمایید و مشاهده کنید که در چه جایگاهی از نظر برنامه ریزی هزینه قرار دارید.

تعیین بودجه برای پروژه (ادامه)

تعیین بودجه برای پروژه (ادامه)

تعیین بودجه برای پروژه

در صورتیکه شما نگران هزینه های پروژه می باشید، احتمال دارد که با بودجه ای محدود برای پروژه خود کار می کنید. ضروری است که هنگام برنامه ریزی و هم چنین اعمال هزینه های پروژه، همواره به انواع مختلف بودجه ها توجه ویژه داشته باشید. در صورتیکه بتوانید به راحتی بتوانید بودجه را در برابر هزینه های برنامه ریزی شده پروژه مقایسه کنید، آنگاه احتمال دارد که اغلب اوقات پروژه را در غالب بودجه مجاز هدایت کنید.

تعیین زمان پرداخت هزینه

Cost Accrual مشخص می کند که هزینه ها در چه نقطه ای از زمان به پروژه اعمال شوند. شما می توانید تعیین کنید که هزینه ها در ابتدای تخصیص و یا در انتهای آن پرداخت شوند. البته گزینه ی دیگری نیز وجود دارد با عنوان سرشکن Prorated که هزینه ها در سر تا سر طول دوره ی تخصیص توزیع می شوند و به عنوان پیش فرض برای تمام منبع جدید در نظر گرفته می شود. مشخص نمودن زمان پرداخت هزینه برای برنامه ریزی بودجه بسیار مهم می باشد.

فرم دادن به حجم کاری تخصیص منبع

زمانیکه شما یک منبع کاری را به فعالیت تخصیص می دهید، زمان کاری تخصیص داده شده برای فعالیت معمولا به طور یکنواخت در طی مدت زمان فعالیت توزیع می شود. به طور مثال اگر مهندس عمران تنها منبع تخصیص داده شده تمام وقت به فعالیتی 4 روزه باشد، بنابراین مهندس عمران دارای 8 ساعت کاری در هر 4 روز خواهد بود و در صورتیکه تمایل داشته باشید تا نحوه ی تخصیص ساعت ها را تنظیم نمایید، می توانید میزان حجم کاری را از حالت یکنواخت تغییر شکل دهید.

مرور اطلاعات تخصیص منبع

در نرم افزار روش های مختلفی برای مشاهده تخصیص منابع وجود دارد. شما می توانید به یک نمای Usage مراجعه نمایید که در این نماها تخصیص ها براساس هر فعالیت و یا تخصیص ها براساس هر کدام از منابع نمایش داده می شود. البته شما می توانید یک نما از نوع Form را به نمای Gantt Chart خود اضافه نمایید و اطلاعات مربوط به تخصیص منبع مرتبط با فعالیت های انتخابی را مشاهده نمایید.

Team Planner

 Team Planner نمای جدیدی است که از نسخه 2010 به نرم افزار اضافه شده است و می توانید با استفاده از این نما زمانبندی فعالیت ها را در یک فضای گرافیکی مرتب نمایید.

Resource Graph

 پنجره Assign Resources امکان دیگری را نیز فراهم نموده که می توانید گراف های دسترس پذیری منابع را از طریق آن مشاهده نمایید. این رویکرد به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید، کدام منبع باید به یک فعالیت تخصیص یابد.

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها (ادامه)

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها

در حال حاضر شما لیستی از فعالیت ها و منابع را در اختیار دارید. آنچه که احتیاج دارید ترکیب این دو با هم است در حقیقت فعالیت ها + منابع = تخصیص، می باشد. با تخصیص منابع انسانی و تجهیزات به فعالیت ها نرم افزار قادر خواهد بود تا یک برنامه ی زمانبندی برای پروژه ایجاد نماید، که نه تنها منعکس کننده تقویم پروژه، مدت زمان فعالیت ها، وابستگی ها و محدودیت ها می باشد بلکه معرف تقویم منابع و دسترس پذیری آنها نیز می باشد. به محض تخصیص منابع هزینه ای و مصرفی به فعالیت ها می توانید میزان کاهش موجودی و هم چنین هزینه های مرتبط با آن را ردیابی کنید تا از موجودی آنچه که برای تکمیل فعالیت ها مورد نیاز است، مطمئن شوید.

دسترس پذیری منابع

دسترس پذیری درصدی از زمان می باشد که منابع در حین رمان های کاری خود در دسترس می باشند. در حقیقت مقادیر در فیلد Max. Units در زمان های کاری تعریف شده در تقویم منبع ضرب می شوند تا معرف حداکثر دسترس پذیری این منبع باشند.

تخصیص یک تقویم کاری مجزا برای منبع

در صورتیکه شخصی براساس تقویم کلی پروژه فعالیت نمی کند، آنگاه می توانید برای آن یک تقویم مخصوص ایجاد نمایید.

تعریف زمان های کاری برای منابع

همانطور که قبلا مطرح شد، ممکن است تقویمی را برای پروژه تخصیص دهید تا مشخص کند که کارها چه زمانی باید انجام شود. اما حتی اگر دفتر پروژه ی شما از ساعت 8 صبح تا 5 بعدازظهر باز باشد، هیچ کدام از کارکنان شما در زمان های یکسان فعالیت نمی کنند. در این حالت شما باید تقویم های مجزایی را برای منابعی که از تقویم پروژه تبعیت نمی کنند ایجاد نمایید. در حقیقت زمانبندی دقیق تر خواهد بود زمانی که به نرم افزار اعلام شود، چه زمانی منابع کاری پروژه در تعطیلات به سر می برند و یا در مرخصی می باشند.

چه زمانی می توان می توان تیم پروژه را برای نرم افزار تعریف کرد؟

بعضی از مدیران پروژه مهارت ها و منابع مورد نیاز را هم زمان با تعریف بسته های کاری پروژه شناسایی می کنند، اما بعضی دیگر در ابتدا بر روی تکمیل ساختار شکست کار تمرکز می کنند و سپس منابع مورد نیاز پروژه را شناسایی می کنند. در هر صورت مدیران پروژه با شناسایی منابع کاری به صورت مجموعه های مهارتی ( تحلیل گر مالی، بازاریاب، نقاش، تعمیر کار، توسعه دهنده جاوا ) و تجهیزات کلی ( سرور کامپیوتر، دستگاه چاپ و ....) آغاز به کار می کنند. زیرا شما نمی توانید منابع خاص را تا قبل از شناسایی مهارت های مورد نیاز و تاریخ های خاص فعالیت در نرم افزار ثبت کنید.

انواع منابع در نرم افزار مایکروسافت پروژه

بدون نیروی انسانی، پروژه ها آغاز نخواهند شد و مطمئنا به پایان نیز نخواهند رسید. برای اجرای یک پروژه بین تاریخ شروع و پایان باید نیروی انسانی را برای پروژه تعریف نمود و البته نیرو انسانی باید آگاه باشند که کدام بخش از پروژه به عهده آنها می باشد. به محض اینکه فعالیت های پروژه شناسایی شدند، می توانید تیم پروژه را تشکیل دهید. در حقیقت شما حجم کاری مورد نیاز را تجزیه و تحلیل می کنید و مهارت ها و منابع انسانی لازم را شناسایی می کنید.

در نرم افزار مایکروسافت پروژه منابع کاری به عنوان منابعی می باشند که به وسیله زمان تعریف می شوند (مانند افراد، اتاق کنفرانس که برای یک ساعت روز شده، دستگاه کاغذ پاره کن که برای یک روز اجاره شده است). منابع مصرفی که در واحدهای مختلفی مانند گالن، مترمکعب و... در نظر گرفته می شوند. منابع هزینه ای مخارج پروژه را پوشش می دهند. این نوع منابع به صورت منابع مصرفی و یا کاری نمی باشند. به طور مثال هزینه های آموزش و یا هزینه های سفر در این دسته قرار می گیرند.