در این
مرحله شما قادر خواهید بود تا هزینه های منابع خود را در مقابل مقادیری که برای
منابع بودجه ای تعریف کردید، مقایسه نمایید و مشاهده کنید که در چه جایگاهی از نظر
برنامه ریزی هزینه قرار دارید.
این مقایسه در مرحله برنامه ریزی مفید می باشد. البته زمانیکه پروژه ی شما در مرحله پایش قرار دارد نیز مورد استفاده قرار خواهد گرفت، یعنی به محض اینکه فعالیت ها در حال تکمیل و هزینه های واقعی در حال اعمال شدن می باشند. برای مقایسه هزینه ها با بودجه می توان:
1- در نمای Resource Usage قرار بگیرید.
2-
در این نما باید 4 فیلد Budget
Cost، Budget Work،
Work
،Cost
نمایش داده شوند و در صورت عدم مشاهده هر کدام از آنها از طریق سربرگ Format آنها
را اضافه نمایید.
3- سپس از طریق سربرگ Veiw و گروه Data باید بر روی فلش Group By کلیک نمایید و سپس گزینه New Group By را انتخاب نمایید. در حقیقت در این مرحله باید منابع خود را گروه بندی نمایید.
4-
در پنجره Group Definition باید مشخصات گروه خود را برای نرم افزار
تعریف نمایید. بنابراین در فیلد Name نام مناسبی برای آن انتخاب کنید مانند Budget
Category سپس از
طریق فیلد Group By باید فیلدی که براساس آن گروه بندی انجام می شود را انتخاب
نمایید. بنابراین با کلیک بر روی فلش و منوی بازشده نام فیلد متنی که قبلا با نام Budget Category
ایجاد کردید را انتخاب نمایید. در حقیقت این فیلد برای طبقه بندی منابع براساس
بودجه در نمای Resource Sheet استفاده شده است. در پایان بر روی دکمه Apply کلیک نمایید.
منابع پروژه شما براساس طبقه بندی بودجه گه در نظر گرفتید، بدین صورت گروه بندی خواهند شد. هر کدام از گروه ها حاوی یک منبع بودجه ای می باشند که اعداد مربوط به آنها در یکی از فیلد های Budget Cost و Budget Work ظاهر شدند و اعداد مربوط به دیگر منابع از جمله کاری، مصرفی و یا هزینه ای در فیلدهای Cost و Work نمایش داده شده اند.
هزینه های کلی برای منابع در سطح اصلی گروه تجمیع شده اند. می توانید این مقادیر تجمیع شده را با مقادیر مربوط به منابع بودجه ای در هر گروه مقایسه کنید و بررسی نمایید که هزینه های پروژه شما برای هر گروه به چه میزان از بودجه فراتر می باشند.
در
پایان برای این که در نمای Resource Usage، لیست منابع از حالت گروه بندی خارج شوند
باید از طریق سربرگ View و گروه Data بر روی فلش Group By کلیک نمایید و گزینه No Group را انتخاب نمایید. در صورت تمایل می توانید
نمایی به طور اختصاصی برای مقایسه بودجه ایجاد کنید که تمام ویژگی های مطرح شده در
پست را به همراه داشته باشد. (برخی از تصاویر این پست از کتاب Inside Out برگرفته شده است)
انتشار مطالب با ذکر منبع بلا مانع است.
