در نرم افزار
مایکروسافت پروژه به منظور مطالعه و آنالیز عملکرد پروژه می توانید یکی از سه جدول
آنالیز ارزش کسب شده را در نمای فعلی خود مشاهده نمایید. البته در نرم افزار این
امکان فراهم شده است که گزارش های مربوط به ارزش کسب شده را به اجرا در آوردید یا
فیلدهای مورد نظر این آنالیز را به نمای خود اضافه کنید.
به محض اینکه پروژه ی خود را ارزیابی و کنترل می نمایید، احتمالاً احتیاج خواهید داشت تا جنبه های مختلف عملکرد پروژه خود را آنالیز نمایید. آنالیز پروژه یا همان خرد کردن داده های پروژه می تواند به شما دیدی واقعی تر در اجرای پروژه دهد. مدبران و سهام دارن پروژه ممکن است، شاخص های کلیدی و برآوردهای پروژه را بازبینی نمایند. این شاخص ها در بررسی اثربخشی برنامه پروژه کمک شایانی خواهد کرد. بهترین شیوه برای آزمون عملکرد پروژه آنالیز ارزش کسب شده یا Earned Value Analyze می باشد. این روش رویکردی سیستماتیک برای اندازه گیری و ارزیابی پارامترهایی چون زمانبندی، هزینه و حجم کاری انجام شده در پروژه می باشد.
در حین فاز
اجرای پروژه، منابع در حال انجام کار بر روی فعالیت ها می باشند و در همین حین با
وارد کردن مقادیر واقعی در برنامه پروژه می توانید میزان پیشرفت پروژه خود را ردیابی
نمایید. اطلاعات واقعی پروژه در ترکیب با اطلاعات Baseline، میزان پیشرفت پروژه با برنامه اولیه پروژه
را نشان می دهد.
زمانیکه
تاریخ های شروع و پایان واقعی را برای فعالیت ها وارد می کنید، بهتر است. تاریخ
اتمام پروژه را نیز بررسی نمایید (خصوصا در مورد فعالیت های بحرانی). چنانچه یک
تاریخ شروع واقعی را وارد می نمایید، تاریخ شروع زمانبندی شده فعالیت به جهت تطبیق
با آن نیز تغییر می کند. به همین ترتیب اگر تاریخ پایان واقعی را وارد می کنید،
تاریخ پایان زمانبندی شده نیز تغییر می کند. البته تمامی فعالیت های پس نیاز نیز
مجددا زمانبندی خواهند شد.
توجه
داشته باشید اگر شما یک برنامه Interim ذخیره نمودید که از فیلدهایی مثل Start1/Finish1 استفاده می کند، آنگاه نمی توان این فیلدها
را برای اهداف دیگری استفاده کنید. البته بهتراست نام فیلدهای مورد نظر خود را به
گونه ای تعیین نمایید که همواره آن را به خاطر داشته باشید.
زمانیکه
یک Baseline
ذخیره می شود، در حقیقت اطلاعات مربوط به مدت زمان، حجم کاری، هزینه ها، تاریخ های
شروع و پایان را ذخیره می کند. به همین علت هر Baseline که شما ذخیره می کنید به طور قابل توجهی حجم
فایل پروژه را افزایش می دهد. ذخیره اولیه Baseline حجم فایل پروژه را تقریبا دو برابر خواهد
کرد، ذخیره ی دومین Baseline می تواند حجم فایل را تقریبا 3 برابر نماید. در شرایطی احتیاج
ندارید یک Baseline کلی را ذخیره نمایید، اما تمایل دارید تا یک تصویر لحظه ای از
فیلدهای تاریخ شروع و پایان را در اختیار داشته باشید. در این شرایط می توانید یک
برنامه Interim
را ذخیره نمایید. این برنامه شیبه به یک برنامه Baseline می باشد که اطلاعات مربوط به فعالیت ها را
در یک نقطه از زمان برای مقایسه های آتی ثبت می کند. در این برنامه تنها فیلدهای
تاریخ شروع و پایان ذخیره می شود و بنابراین حجم فایل پروژه را مانند Baseline افزایش
نمی دهد.
بعد از
اینکه اطلاعات مربوط به Baseline را ذخیره نمودید، از روش های مختلف می توانید آن را بازبینی
نمایید. در ابتدا اطلاعات موجود در Baseline با اطلاعات زمانبندی یکسان می
باشند. به محض اینکه تیم شما کار بر روی فعالیت ها را آغاز نمود، آنگاه اطلاعات Baseline و
اطلاعات زمانبندی از یکدیگر فاصله می گیرند. این موضوع Deviation را ایجاد می کند و شما همواره باید در پروژه
خود آن را پایش و کنترل نمایید.
تا زمانی
که شما Baseline
را ذخیره نکرده نباشید، در فیلدهای مربوط به آن 0 یا Na مشاهده می شود. اما بعد از اینکه یک Baseline را
ذخیره می کنید، آنگاه اطلاعات در این فیلدها ظاهر می شود. اما اگر بعد از ثبت Baselineفیلدهای
مربوط به آن همچنان خالی می باشد، آنگاه ممکن است فعالیت های شما دارای حالت
زمانبندی دستی می باشند و هنوز دارای فیلدهایی از نوع Placeholder می باشند و هنوز تکمیل نشده است.
از طریق
نرم افزار مایکروسافت پروژه قادر خواهید بود برای کل پروژه و هم برای فعالیت های
افزوده شده، Baseline ذخیره نمایید.
تا به حال فاز برنامه ریزی پروژه به اتمام رسیده است. در حقیقت اکنون برنامه پروژه شما منعکس کننده تمام جزئیات مربوط به حوزه، هزینه ها، بودجه، منابع، زمانبندی تحویل شدنی ها می باشد و این برنامه توسط مدیران ارشد و سهامداران پروژه به تائید رسیده است. بعد از اتمام این موارد زمان اجرای برنامه پروژه و تبادل آن با اعضای تیم پروژه می باشد. در حال حاضر شما در حال ترک فاز برنامه ریزی و ورود به مرحله اجرای پروژه می باشید.
