باز بینی اطلاعات Baseline

بعد از اینکه اطلاعات مربوط به Baseline را ذخیره نمودید، از روش های مختلف می توانید آن را بازبینی نمایید. در ابتدا اطلاعات موجود در Baseline با اطلاعات زمانبندی یکسان می باشند. به محض اینکه تیم شما کار بر روی فعالیت ها را آغاز نمود، آنگاه اطلاعات Baseline و اطلاعات زمانبندی از یکدیگر فاصله می گیرند. این موضوع Deviation را ایجاد می کند و شما همواره باید در پروژه خود آن را پایش و کنترل نمایید.

نحوه ذخیره سازی Baseline

از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه قادر خواهید بود برای کل پروژه و هم برای فعالیت های افزوده شده، Baseline ذخیره نمایید.

تنظیم Baseline و به روز رسانی پیشرفت پروژه

تا به حال فاز برنامه ریزی پروژه به اتمام رسیده است. در حقیقت اکنون برنامه پروژه شما منعکس کننده تمام جزئیات مربوط به حوزه، هزینه ها، بودجه، منابع، زمانبندی تحویل شدنی ها می باشد و این برنامه توسط مدیران ارشد و سهامداران پروژه به تائید رسیده است. بعد از اتمام این موارد زمان اجرای برنامه پروژه و تبادل آن با اعضای تیم پروژه می باشد. در حال حاضر شما در حال ترک فاز برنامه ریزی و ورود به مرحله اجرای پروژه می باشید.

بررسی نتایج حاصل از Leveling

به جهت مشاهده تغییراتی که در برنامه پروژه شما با اجرای دستور Leveling ایجاد شده، می توانید از نمای Leveling Gantt استفاده کنید.

تنظیمات تسطیح منبع .....

ثبت تنظیمات تسطیح منبع

درصورتیکه پروژه ی خود را در زمان کوتاهی تسطیح نمودید و اکنون تمایل دارید تا کنترل بیشتری بر روی نحوه تسطیح منبع نرم افزار داشته باشید، آنگاه باید تنظیمات مربوط به Resource Leveling را تغییر دهید.

 به جهت مشاهده معیارهایی که نرم افزار مایکروسافت پروژه به هنگام تسطیح منبع استفاده می کند، پنجره Resource Leveling را باز نمایید. انواع مختلفی از تنظیمات تسطیح را در این پنجره می توانید پیاده نمایید.

تسطیح منبع .....

تسطیح منبع

در پست ها ی پیشین در مورد رویکردهایی برای رفع Overallocation مطالبی مطرح شد. در صورتیکه پیاده کردن چنین تغییراتی برای شما مشکل می باشد، نرم افزار مایکروسافت پروژه می تواند حجم کاری منابع را برای شما متعادل نماید. این وِیژگی به کمک ابزار تسطیح منبع، تاخیر ها را محاسبه می کند و در برنامه پروژه پیاده می کند و هم چنین فعالیت ها را Split می کند. البته تمامی این تغییرات بر طبق تنظیماتی می باشد که شما در نرم افزار ثبت کرده اید.

استراتژی هایی برای رفع Overallocation

بعضی اوقات می توان تخصیص های منابع را جابه جا کرد تا مساله ی Overallocation  یا Underallocation حل گردد. در حقیقت این جا به جایی برای زمانی مناسب است که منابع با مهارت ها و دسترس پذیری های مشابه در اختیار داشته باشیم و شما می توانید از یکی از آنها برای انجام فعالیت به جای دیگری استفاده کنید. در صورتیکه امکان افزودن و یا جا به جایی منابع وجود ندارد، آنگاه در این شرایط می توان در انجام فعالیت تاخیر ایجاد کرد و یا زمان تخصیص منبع را به زمانی دیگر موکول کرد تا منبع مورد نظر زمان کافی برای انجام کار بر روی فعالیت را داشته باشد. البته می توان ساعت های اضافه کاری را برای دوره ی زمانی Overallocatrd فعالیت در نظر بگیرید.

بازبینی حجم کاری منابع 2

بازبینی حجم کاری منابع

اگرچه اکثر پروژه ها در ابتدا بر روی تاریخ اتمام یا بودجه تمرکز می کنند، اما بعضی از انواع دیگر پروژه ها  به محدودیت منبع اولویت بیشتری می دهند. در حقیقت استفاده از منابع مهم ترین اولویت آنها در مدیریت پروژه به شمار می آید. شما باید مطمئن شوید که تمام منابع به درستی استفاده شده اند و به فعالیت های مناسب تخصیص داده شده اند و مانند کاتیون هایی عمل می کنند و هرگونه مشکلات شما را حل می نمایند. شما همچنان باید توجه خود را به زمانبندی و هزینه ها معطوف کنید، اما زمانبندی و هزینه های پروژه در اولویت دوم نسبت به مصرف منبع قرار دارند.

اصلاح تاریخ اتمام پروژه

یک پروژه با محدودیت زمانی پروژه ای می باشد که تاریخ اتمام آن جزء مهم ترین فاکتورهای زمانبندی پروژه به شمار می آید. اگر چه هنوز احتیاج دارید که محدودیت بودجه را متعادل و حوزه ی پروژه را حاصل نمایید. اما تاریخ اتمام پروژه به عنوان بالاترین اولویت حکمفرانی می کند. در صورتیکه برنامه ی پروژه شما تاریخ اتمام پروژه را محاسبه می کند، ممکن است این تاریخ بعد از تاریخ هدف شما قرار بگیرد.

تعیین نوع فعالیت 2

تعیین نوع فعالیت

چه زمانی باید یک فعالیت Fixed Unit باشد؟

زمانیکه شما منبعی را به فعالیتی تخصیص می دهید، آنگاه میزان واحد تخصیصی را نیز در فیلد Unit پنجره Assign Resource وارد می کنید. در صورتیکه این تخصیصی غیر از 100 درصد باشد، در کنار میله ی فعالیت در مقیاس زمانی نمای Gantt Chart نمایش داده خواهد شد. حالت Fixed Unit به زمانبندی نرم افزار دیکته می کند که درصد واحد تخصیصی (Assignment Unit) باید در یک تخصیص ثابت بماند. حتی اگر میزان حجم کاری یا مدت زمان فعالیتی تغییر یابد.

کنترل تغییرات زمانبندی

به محض اینکه شما منابع جدیدی را به فعالیت هایی با انواع زمانبندی اتوماتیک تخصیص دهید، آنگاه دو رویکرد

برای کنترل نحوه ی زمانبندی فعالیت ها پیش روی شما خواهد بود:

1.       انواع فعالیت ها به صورت Fixed Unit-   Fixed Work-    Fixed Duration

2.       زمانبندی به صورت Effort Driven

با استفاده از این روش ها به محض اینکه برنامه پروژه خود را برای رسیدن به یکی از محدودیت های بودجه، تاریخ تحویل و یا حوزه بهینه می کنید، آنگاه زمانبندی به نحوی که شما انتظار دارید و یا آنچه در واقعیت رخ می دهد تغییر می یابد.

چندین مسیر بحرانی

به طور پیش فرض شما تنها یک مسیر بحرانی در سرتاسر پروژه ی خود خواهید داشت. این تک مسیر بحرانی شامل مجموعه ای از فعالیت ها می باشند که تاریخ پایان این مجموعه منطبق بر تاریخ پایان پروژه خواهد بود. در حقیقت زمانی که فعالیت آخر این مجموعه تکمیل می گردد، پروژه نیز به اتمام می رسد. اما در نرم افزار امکانی فراهم شده است که می توانید چندین مسیر بحرانی در پروژه خود داشته باشید، اگرچه این مسیر ها ممکن است زودتر از مسیر بحرانی اصلی شما به اتمام برسد، اما هر مسیر بحرانی می تواند شبکه ای متفاوتی از فعالیت های پروژه شما را نمایش دهد.

روش مسیر بحرانی Critical Path Method

همانطور که قبلا ذکر شد، زمانبندی براساس ترتیب فعالیت ها، مدت زمان آنها، احتیاجات منابع، تاریخ های شروع و پایان توسعه می یابد. اما روش های ریاضی متعددی برای محاسبه زمانبندی پروژه وجود دارد. روش مسیر بحرانی یا CPM تکنیکی است که زیر بنای نرم افزار مایکروسافت پروژه را تشکیل می دهد. تمرکز روش بر روی تجزیه و تحلیل مجموعه فعالیت های متصل به هم می باشد.

زمان های شناوری و فعالیت های بحرانی

اکثر فعالیت ها از زمانی به عنوان بافر زمانبندی بهره می برند، که به عنوان شناوری یا Slack شناخته می شوند. در این بافر فعالیت می تواند شناور باشد بدون اینکه تاخیری در زمانبندی پروژه ایجاد نماید.

مسیر بحرانی و فعالیت های بحرانی

زمانیکه برنامه پروژه خود را بهینه می کنید، باید مسیر بحرانی پروژه خود را شناسایی نمایید، چرا که ایجاد اصلاحات در مسیر بحرانی به طور آشکارا بر روی تاریخ اتمام پروژه تاثیر می گذارد. البته چنین تنظیماتی می تواند بر روی بودجه و منابع و حتی حوزه نیز تاثیر گذار باشد. 

تنظیم و بررسی برنامه پروژه

در یک جهان کامل، شما حوزه ی پروژه ی خود را تعریف می کنید، فعالیت ها را زمانبندی می کنید، منابع را تخصیص می دهید و به همین سرعت طرح پروژه تکمیل خواهد شد و آماده برای اجرا می باشد. اما در واقعیت بعد از اینکه فعالیت ها را زمانبندی نمودید و منابع را تخصیص دادید، معمولا احتیاج دارید تا نتایج را بررسی نمایید و مشاهده کنید که آیا آنها با انتظارات و نیازهای شما مطابقت دارند یا خیر؟

تعیین یک واحد پول متفاوت

واحد پولی که در نرم افزار مایکروسافت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد، همان واحد پولی است که در سیستم کامپیوتر شما ثبت شده است. اگرچه می توانید پروژه ی خود را طوری طراحی نمایید که با واحد پول مختلفی کار نماید و یا حتی در یک برنامه از چندین واحد پول مختلف استفاده نمایید، این قابلیت ها مدیریت و برنامه ریزی هزینه پروژه را برای شرایطی که با چندین نوع کشور با واحد پول مختلف سر و کار دارید را تسهیل می نماید.

مقایسه هزینه های منابع با مقادیر منابع بودجه ای

در این مرحله شما قادر خواهید بود تا هزینه های منابع خود را در مقابل مقادیری که برای منابع بودجه ای تعریف کردید، مقایسه نمایید و مشاهده کنید که در چه جایگاهی از نظر برنامه ریزی هزینه قرار دارید.

تعیین بودجه برای پروژه (ادامه)

تعیین بودجه برای پروژه (ادامه)

تعیین بودجه برای پروژه

در صورتیکه شما نگران هزینه های پروژه می باشید، احتمال دارد که با بودجه ای محدود برای پروژه خود کار می کنید. ضروری است که هنگام برنامه ریزی و هم چنین اعمال هزینه های پروژه، همواره به انواع مختلف بودجه ها توجه ویژه داشته باشید. در صورتیکه بتوانید به راحتی بتوانید بودجه را در برابر هزینه های برنامه ریزی شده پروژه مقایسه کنید، آنگاه احتمال دارد که اغلب اوقات پروژه را در غالب بودجه مجاز هدایت کنید.

دلایل استفاده از منابع هزینه ای و هزینه های ثابت فعالیت ها

در نسخه 2003 نرم افزار مایکروسافت و نسخه های ماقبل آن، مدیران پروژه بعضی از اوقات منابع کاری با عنوان سفر هوایی و یا اسکان و .... را در نظر می گرفتند و هزینه مربوط به آن را در فیلد Cost/Use وارد می کردند. اما برآورد این نوع هزینه بسیار سخت می شود اگر منبعی یکسان باید برای چندین فعالیت مورد استفاده قرار می گرفت.

برنامه ریزی هزینه های ثابت برای فعالیت ها

شاید شما هزینه فعالیتی داشته باشید که مستقل از هرگونه منبعی باشد. به طور مثال عملکرد یک فعالیت ممکن است شامل هزینه هایی برای چاپ گزارشات، برای جلسه ای خاص یا خرید یک هارد اکسترنال برای انتقال اطلاعات باشد. چنین هزینه ثابتی می تواند یک هزینه متفرقه یا هزینه ای تصادفی برای فعالیت باشد. در صورتیکه احتیاجی نباشد که هزینه براساس طبقه بندی آن ردیابی شود و یا اگر این هزینه به تنهایی برای فعالیتی در پروژه اعمال می شود، آنگاه می تواند کاندید مناسبی برای ثبت نمودن به صورت هزینه ثابت باشد.

وارد نمودن هزینه ها برای تخصیص منابع هزینه ای

یک منبع هزینه ای یک آیتم هزینه ای می باشد که در تکمیل یک فعالیت مشارکت می کند، اما تاثیری در زمانبندی فعالیت نخواهند داشت. یک منبع هزینه ای معرف یک آیتم هزینه می باشد که جدا از هزینه نیروی کار، تجهیزات، مواد اولیه است و این آیتم هزینه ای برای تکمیل عملکرد فعالیت اعمال می شود، مانند هزینه سفر هوایی، اسکان، اجاره و .....

زمانیکه شما یک منبع هزینه ای ایجاد می کنید، هیچ گونه هزینه ای را در نمای Resource Sheet مانند منابع کاری و مصرفی وارد نخواهید کرد. میزان هزینه مرتبط با این منبع بسته به نوع فعالیتی که به آن تخصیص می یابد تغییر می کند. استفاده از منبع هزینه ای یکسان برای انواع مختلف فعالیت ها این مزیت را دارا می باشد که شما می توانید هزینه های کلی خود را برای هر طبقه از هزینه ها خلاصه نمایید.

تعیین زمان پرداخت هزینه

Cost Accrual مشخص می کند که هزینه ها در چه نقطه ای از زمان به پروژه اعمال شوند. شما می توانید تعیین کنید که هزینه ها در ابتدای تخصیص و یا در انتهای آن پرداخت شوند. البته گزینه ی دیگری نیز وجود دارد با عنوان سرشکن Prorated که هزینه ها در سر تا سر طول دوره ی تخصیص توزیع می شوند و به عنوان پیش فرض برای تمام منبع جدید در نظر گرفته می شود. مشخص نمودن زمان پرداخت هزینه برای برنامه ریزی بودجه بسیار مهم می باشد.

تعیین چندین نوع هزینه برای یک منبع کاری یا مصرفی

فرض کنید بعضی از منابع کاری در اول فروردین ماه با افزایش 5 درصدی نرخ پرداخت روبه رو هستند و یا شاید در قرارداد یکی از منابع مصرفی تخفیفی برای ماه اول مصرف قید شده باشد و سپس هزینه ها برای ماههای بعدی به حالت معمولی باز می گردد. به عنوان مثالی دیگر شاید مشاوری یک نرخ پرداخت برای یک نوع کار و نرخ دیگری برای نوع دیگری کار در نظر دارد. شما می توانید هزینه های مختلف را برای زمان های مختلف با استفاده از جداول نرخ هزینه تعیین نمایید.

تعیین هزینه ها برای منابع کاری و مصرفی

در نرم افزار مایکروسافت پروژه می توانید، نرخ های پرداخت برای منابع کاری مانند افراد و تجهیزات را مشخص نمایید. زمانیکه این منابع به فعالیت ها تخصیص می یابند، نرم افزار نرخ های پرداخت را در حجم کاری تخصیص یافته ضرب می نماید تا از این طریق هزینه برنامه ریزی شده برای تخصیص را برآورد نماید. البته می توانید هزینه هایی برای هر بار مصرف را نیز برای منابع کاری تعریف نمایید. در صورتیکه یک منبع هزینه های مختلفی برای انواع مختلف تخصیص ها داشته باشد و یا هزینه های مختلفی مرتبط با دوره های زمانی خاص را دارا باشد، آنگاه می توانید انواع متعدد هزینه ها را برای یک منبع وارد نمایید.

برنامه ریزی هزینه های منابع

نرم افزار مایکروسافت پروژه می تواند به شما در برنامه ریزی، پیش بینی و ردیابی هزینه های مرتبط با اجرای پروژه کمک بسزایی باشد. بخش اعظم هزینه های شما توسط تخصیص منبع به فعالیت ها تولید می شوند و بخشی دیگر از هزینه ها اغلب به طور مستقیم به خود فعالیت مرتبط اند و مستقل از منابع تخصیص یافته می باشند. به جهت تنظیم برنامه پروژه که هزینه ها را نیز منعکس نماید، می توانید:

1-     هزینه های واحد برای منابع کاری و مصرفی را وارد نمایید و این منابع را به فعالیت هایشان تخصیص دهید.

2-     منابع هزینه ای ( مانند هزینه های سفر، اجاره تجهیزات، خرید نرم افزار یا تجهیزات، هزینه های دریافت مجوز ها و.....) را تعریف نمایید و به فعالیت های مرتبط تخصیص دهید.

3-     هر گونه هزینه ثابت را برای فعالیت ها مشخص نمایید.

فرم دادن به حجم کاری تخصیص منبع

زمانیکه شما یک منبع کاری را به فعالیت تخصیص می دهید، زمان کاری تخصیص داده شده برای فعالیت معمولا به طور یکنواخت در طی مدت زمان فعالیت توزیع می شود. به طور مثال اگر مهندس عمران تنها منبع تخصیص داده شده تمام وقت به فعالیتی 4 روزه باشد، بنابراین مهندس عمران دارای 8 ساعت کاری در هر 4 روز خواهد بود و در صورتیکه تمایل داشته باشید تا نحوه ی تخصیص ساعت ها را تنظیم نمایید، می توانید میزان حجم کاری را از حالت یکنواخت تغییر شکل دهید.

ایجاد تغییرات در تخصیص منابع

شما می توانید 3 تغییر عمده را در تخصیص منابع پروژه خود اعمال نمایید:

1-     می توانید منابع بیشتری را به منابع تخصیص یافته یک فعالیت اضافه نمایید.

2-     می توانید منابعی را با منابعی دیگر جایگزین نمایید.

3-     می توانید یک منبع را از لیست منابع تخصیص یافته به فعالیت را حذف نمایید.

مرور اطلاعات تخصیص منبع

در نرم افزار روش های مختلفی برای مشاهده تخصیص منابع وجود دارد. شما می توانید به یک نمای Usage مراجعه نمایید که در این نماها تخصیص ها براساس هر فعالیت و یا تخصیص ها براساس هر کدام از منابع نمایش داده می شود. البته شما می توانید یک نما از نوع Form را به نمای Gantt Chart خود اضافه نمایید و اطلاعات مربوط به تخصیص منبع مرتبط با فعالیت های انتخابی را مشاهده نمایید.

تخصیص منابع هزینه ای به فعالیت ها

زمانیکه یک منبع هزینه ای به فعالیتی تخصیص داده می شود، در حقیقت یک آیتم هزینه ای را به فعالیت مرتبط کرده اید که برای تکمیل فعالیت باید به آن تزریق گردد. توجه داشته باشید که وارد نمودن هزینه ها برای منابع کاری مانند هزینه های استاندارد و یا اضافه کاری و حتی هزینه های هر بار مصرف به شما در ردیابی بخش اعظمی از هزینه های پروژه کمک شایانی می کنند. اما در منابع هزینه ای برخلاف منابع مصرفی و یا منابع کاری شما قادر نخواهید بود تا هیچ گونه هزینه ای را در نمای Resource Sheet و یا حتی Resource Information وارد نمایید. در حقیقت در این نما شما تنها منابع را ثبت می کنید و آن ها را به صورت هزینه Cost Resources ثبت می نمایید.

تخصیص منابع مصرفی به فعالیت ها

زمانیکه شما یک منبع مصرفی را به فعالیتی تخصیص می دهید، در حقیقت منبع مصرفی را به فعالیت الصاق می کنید و سپس میزان مصرف برای تکمیل فعالیت را مشخص می سازید. همانند منابع کاری، اینجا نیز واحد اندازه گیری مطرح می شود تا مشخص شود چه مقدار از منبع برای انجام فعالیت در دسترس خواهد بود. برای منابع کاری این واحد اندازه گیری زمان بود، مانند تعداد ساعت یا تعداد روز . اما برای منابع مصرفی این واحد اندازه گیری به صورت کمیت مصرفی منبع مطرح خواهد شد. در حقیقت با تخصیص منبع مصرفی، شما باید کمیتی از منبع را مشخص کنید که در حین تکمیل فعالیت به مصرف خواهد رسید.

محاسبات مربوط به تخصیص منبع کاری

حجم کاری یا Work در نرم افزار به معنای میزان تلاشی است که برای تکمیل فعالیت به کار گرفته می شود. به محض اینکه منبعی را به یک فعالیت تخصیص می دهید، مدت زمان فعالیت حجم کاری ترجمه می شود. به طور مثال اگر فعالیتی داشته باشیم که 3 روز به طول بیانجامد و منبعی تمام وقت را به آن تخصیص دهیم. آنگاه این منبع تخصیصی حجم 24 ساعت کاری در طول این 3 روز را خواهد داشت ( با توجه به تقویم پیش فرض پروژه با روزی 8 ساعت کار).

Team Planner

 Team Planner نمای جدیدی است که از نسخه 2010 به نرم افزار اضافه شده است و می توانید با استفاده از این نما زمانبندی فعالیت ها را در یک فضای گرافیکی مرتب نمایید.

Resource Graph

 پنجره Assign Resources امکان دیگری را نیز فراهم نموده که می توانید گراف های دسترس پذیری منابع را از طریق آن مشاهده نمایید. این رویکرد به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید، کدام منبع باید به یک فعالیت تخصیص یابد.

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها (ادامه)

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها

در حال حاضر شما لیستی از فعالیت ها و منابع را در اختیار دارید. آنچه که احتیاج دارید ترکیب این دو با هم است در حقیقت فعالیت ها + منابع = تخصیص، می باشد. با تخصیص منابع انسانی و تجهیزات به فعالیت ها نرم افزار قادر خواهد بود تا یک برنامه ی زمانبندی برای پروژه ایجاد نماید، که نه تنها منعکس کننده تقویم پروژه، مدت زمان فعالیت ها، وابستگی ها و محدودیت ها می باشد بلکه معرف تقویم منابع و دسترس پذیری آنها نیز می باشد. به محض تخصیص منابع هزینه ای و مصرفی به فعالیت ها می توانید میزان کاهش موجودی و هم چنین هزینه های مرتبط با آن را ردیابی کنید تا از موجودی آنچه که برای تکمیل فعالیت ها مورد نیاز است، مطمئن شوید.

دسترس پذیری منابع

دسترس پذیری درصدی از زمان می باشد که منابع در حین رمان های کاری خود در دسترس می باشند. در حقیقت مقادیر در فیلد Max. Units در زمان های کاری تعریف شده در تقویم منبع ضرب می شوند تا معرف حداکثر دسترس پذیری این منبع باشند.

تخصیص یک تقویم کاری مجزا برای منبع

در صورتیکه شخصی براساس تقویم کلی پروژه فعالیت نمی کند، آنگاه می توانید برای آن یک تقویم مخصوص ایجاد نمایید.

تعریف زمان های کاری برای منابع

همانطور که قبلا مطرح شد، ممکن است تقویمی را برای پروژه تخصیص دهید تا مشخص کند که کارها چه زمانی باید انجام شود. اما حتی اگر دفتر پروژه ی شما از ساعت 8 صبح تا 5 بعدازظهر باز باشد، هیچ کدام از کارکنان شما در زمان های یکسان فعالیت نمی کنند. در این حالت شما باید تقویم های مجزایی را برای منابعی که از تقویم پروژه تبعیت نمی کنند ایجاد نمایید. در حقیقت زمانبندی دقیق تر خواهد بود زمانی که به نرم افزار اعلام شود، چه زمانی منابع کاری پروژه در تعطیلات به سر می برند و یا در مرخصی می باشند.

چه زمانی می توان می توان تیم پروژه را برای نرم افزار تعریف کرد؟

بعضی از مدیران پروژه مهارت ها و منابع مورد نیاز را هم زمان با تعریف بسته های کاری پروژه شناسایی می کنند، اما بعضی دیگر در ابتدا بر روی تکمیل ساختار شکست کار تمرکز می کنند و سپس منابع مورد نیاز پروژه را شناسایی می کنند. در هر صورت مدیران پروژه با شناسایی منابع کاری به صورت مجموعه های مهارتی ( تحلیل گر مالی، بازاریاب، نقاش، تعمیر کار، توسعه دهنده جاوا ) و تجهیزات کلی ( سرور کامپیوتر، دستگاه چاپ و ....) آغاز به کار می کنند. زیرا شما نمی توانید منابع خاص را تا قبل از شناسایی مهارت های مورد نیاز و تاریخ های خاص فعالیت در نرم افزار ثبت کنید.

انواع منابع در نرم افزار مایکروسافت پروژه

بدون نیروی انسانی، پروژه ها آغاز نخواهند شد و مطمئنا به پایان نیز نخواهند رسید. برای اجرای یک پروژه بین تاریخ شروع و پایان باید نیروی انسانی را برای پروژه تعریف نمود و البته نیرو انسانی باید آگاه باشند که کدام بخش از پروژه به عهده آنها می باشد. به محض اینکه فعالیت های پروژه شناسایی شدند، می توانید تیم پروژه را تشکیل دهید. در حقیقت شما حجم کاری مورد نیاز را تجزیه و تحلیل می کنید و مهارت ها و منابع انسانی لازم را شناسایی می کنید.

در نرم افزار مایکروسافت پروژه منابع کاری به عنوان منابعی می باشند که به وسیله زمان تعریف می شوند (مانند افراد، اتاق کنفرانس که برای یک ساعت روز شده، دستگاه کاغذ پاره کن که برای یک روز اجاره شده است). منابع مصرفی که در واحدهای مختلفی مانند گالن، مترمکعب و... در نظر گرفته می شوند. منابع هزینه ای مخارج پروژه را پوشش می دهند. این نوع منابع به صورت منابع مصرفی و یا کاری نمی باشند. به طور مثال هزینه های آموزش و یا هزینه های سفر در این دسته قرار می گیرند.

مشاهده بازخوردها هنگام اعمال تغییرات زمانبندی

تا به حال به این موضوع فکر کرده اید، که کوچکترین تغییری در یک فعالیت ممکن است تغییرات ناخواسته ای را در دیگر فعالیت های اطراف آن موجب شود. تنها با افزایش مدت زمان یک فعالیت و یا حتی تغییر یک لینک مابین فعالیت ها تغییرات غیره منتظره ای در سرتاسر پروژه ایجاد خواهد شد.

کارکردن با تقویم فعالیت ها

زمانبندی فعالیت های شما براساس مدت زمان ها، وابستگی ها و محدودیت ها خواهد بود. البته پارامتر دیگری که بر زمانبندی پروژه تاثیر می گذارد، تقویم پروژه می باشد. در صورتیکه تقویم پروژه شما دیکته کند که ساعت کاری از دوشنبه تا جمعه از ساعات 8 صبح تا 5 عصر باشد، زمانبندی نیز از آن تبعیت خواهد کرد.اگر منبعی به فعالیتی تخصیص داده شود که از شنبه تا یکشنبه از ساعت 9 صبح تا 9 شب کار کند، آنگاه فعالیت نیز بر همین اساس زمانبندی می شود. در حقیقت در این شرایط فعالیت بر طبق تقویم منبع تخصیصی به جای تقویم پروژه زمانبندی می شود. اما بعضی از اوقات شما فعالیتی دارید که باید متفاوت از زمان های کاری منعکس شده در تقویم پروژه یا تقویم منبع تخصیصی زمانبندی شود.

مایل استون ها (ادامه)

چگونه می توان مایل استون هایی که دارای مدت زمان هستند را به صورت میله هایی در نمودار گانت چارت نشان داد؟