در نرم
افزار مایکروسافت پروژه می توانید، نرخ های پرداخت برای منابع کاری مانند افراد و
تجهیزات را مشخص نمایید. زمانیکه این منابع به فعالیت ها تخصیص می یابند، نرم
افزار نرخ های پرداخت را در حجم کاری تخصیص یافته ضرب می نماید تا از این طریق
هزینه برنامه ریزی شده برای تخصیص را برآورد نماید. البته می توانید هزینه هایی
برای هر بار مصرف را نیز برای منابع کاری تعریف نمایید. در صورتیکه یک منبع هزینه
های مختلفی برای انواع مختلف تخصیص ها داشته باشد و یا هزینه های مختلفی مرتبط با
دوره های زمانی خاص را دارا باشد، آنگاه می توانید انواع متعدد هزینه ها را برای
یک منبع وارد نمایید.
برای تعیین نرخ های پرداخت برای منابع کاری گام های زیر را طی نمایید:
1- در نمای Resource sheet قرار بگیرید.
2- مطمئن شوید که جدول این نما از نوع Entry باشد. با قرار دادن نشانگر موس در قسمت گوشه ی بالایی سمت چپ جدول، در محلی که ستون ها ردیف ها همدیگر را قطع کردند، پنجره ای باز می شود که اطلاعات مربوط به نما را نشان می دهد.
در صورتیکه جدول Entry فعال نمی باشد، کافی است در همین مکان راست کلیک نمایید و از منوی باز شده جدول Entry را انتخاب نمایید.
3- در این مرحله تنها هزینه های مرتبط با منابع کاری را تعریف خواهیم کرد بنابراین در فیلد Type تنها منابعی با عنوان Work را انتخاب نمایید.
4- در فیلد Std. Rate، نرخ استاندارد پرداخت برای منابع کاری را وارد نمایید. این نرخ به صورت متغیر نسبت به زمان می باشد. مانند 300$/day یا 40$/hour
5- در صورتیکه منبع دارای شرایط کار در زمان اضافه کاری نیز باشد و قصد دارید که از این منبع در زمان های اضافه کاری نیز استفاده نمایید و هزینه های اضافه کاری این منبع را نیز ردیابی کنید، آنگاه باید نرخ پرداخت اضافه کاری منبع را در فیلد Ovt. Rate وارد نمایید این نرخ نیز مانند نرخ استاندارد نسبت به زمان متغیر می باشد.
در نرم افزار می توان یک نرخ استاندارد و اضافه کاری پیش فرض برای تمام منابع کاری تعریف نمود. در سربرگ File پنجره Options را باز نمایید. از این پنچره از صفحه ی سمت چپ بر روی Advanced کلیک نمایید. بخش General Options For This Project را بیابید و سپس مقادیر مورد نظر خود را برای زمان های کاری استاندارد و اضافه کاری وارد نمایید.
نرخ های پیش فرض این اطمینان را ایجاد می کنند، که حداقل که حداقل یک مقدار برآورد شده در فیلد نرخ ها برای منابع کاری وجود دارد. این ویژگی به شما کمک می کند که هزینه های پروژه را تا زمانیکه تمام نرخ ها را در دسترس ندارید، به طور کلی تقریب بزنید. این مقادیر بر روی تمام منابع جدیدی که شما وارد می کنید تاثیر می گذارد. اما توجه داشته باشید که با اعمال این تغییرات نرخ استاندارد و اضافه کاری برای منابع موجود هیچ تغییری نمی کند حتی اگر نرخ های آنها به صورت 0.00$/hr باشد. در صورتیکه با نرم افزار مایکروسافت پروژه در محیط سازمانی کار می کنید، اطلاعات مربوط به نرخ منابع می تواند از طریق مدیریت مایکروسافت سرور بروز رسانی شوند.
توجه داشته باشید که نرم افزار مایکروسافت پروژه به طور اتوماتیک نرخ پرداخت اضافه کاری را برای منابعی که بیشتر از 8 ساعت در روز کار می کنند را اعمال نمی کند. در حالیکه به نظر می رسد این تخصیص های مازاد باید به صورت اضافه کاری در نظر گرفته شود. اما نرم افزار از چنین فرضیاتی تبعیت نمی کند و برای استفاده از نرخ های اضافه کاری کافی است زمان های اضافه کاری را علاوه بر زمان های معمولی وارد نمایید. به طور مثال اگر برای شخصی برنامه ریزی شده است که 50 ساعت در یک هفته کار نماید که شامل 8 ساعت کار استاندارد و 2 ساعت اضافه کاری در روز می باشد. بنابراین شما باید 10 ساعت کار معمولی برای این منبع تعریف نمایید و 2 ساعت از این 10 ساعت را به عنوان اضافه کار در نظر بگیرید. هزینه ساعت هایی که به صورت اضافه کار در نظر گرفته شده است از طریق نرخ پرداخت اضافه کاری که برای منبع ثبت کردید محاسبه خواهد شد. در این مورد در پست های آینده به تفصیل صحبت خواهیم کرد.
تعیین هزینه های ثابت منابع
بعضی از منابع کاری دارای هزینه هایی می باشند که در هر بار مصرف به پروژه اعمال می شود این هزینه ها به صورت Cost per use نامیده می شوند. این نوع ممکن است به جای و یا علاوه بر نرخ های هزینه متغیر استفاده شوند و البته اغلب مرتبط با تجهیزات می باشند. در حقیقت این نوع هزینه حق الزحمه یک بار استفاده از منبع می باشد. به طور مثال اجاره تجهیزات ممکن است یک هزینه ثابت برای تحویل و یا هزینه نصب در هر بار استفاده داشته باشد. که این هزینه ها علاوه بر نرخ پرداخت های روزانه آنها می باشد. هزینه های هر بار مصرف هیچ وقت وابسته به حجم کاری نمی باشند. آنها به سادگی هزینه هایی هستند که هر زمان منبع مورد استفاده قرار می گیرد به پروژه اعمال می شود. جهت مشخص نمودن این نوع هزینه ها کافی است:
1- در نمای Resource Sheet قرار بگیرید و مطمئن شوید که جدول از نوع Entry می باشد.
2- در فیلد Cost/Use برای منابع کاری هزینه های مورد نظر خود را وارد نمایید. به یاد داشته باشید که این نوع هزینه ها ثابت اند و وابسته به زمان نمی باشند.
تعیین هزینه ها برای منابع مصرفی
به جهت تعیین هزینه های منابع مصرفی گام های زیر باید طی شود:
1- در نمای Resource Sheet قرار بگیرید و جدول Entry را فعال نمایید.
2- در این مرحله هزینه های مربوط به منابع مصرفی تعیین خواهد شد، بنابراین مطمئن شوید که این منابع را انتخاب نموده اید.
3- در فیلد Std. Rate برای منابع مصرفی می توانید هزینه در هر واحد Cost per Unit را وارد نمایید. به طور مثال اگر منبع مصرفی دارید که با واحد تن اندازه گیری می شود و هزینه هر تن این منبع 300$ می باشد. کافی است در فیلد Std. Rate عدد 300$ را وارد نمایید. همانطور که مشاهده می کنید فیلد Ovt. Rate برای این منابع مصرفی غیر فعال می باشد.
4- در صورتیکه هزینه هر بار استفاده مرتبط با این منبع وجود دارد، مانند هزینه نصب یا اجاره تجهیزات مرتبط با استفاده از این منابع مصرفی، آنگاه این هزینه را در فیلد Cost/Use وارد نمایید.
انتشار مطالب با ذکر منبع بلا مانع است.
