در حین فاز
اجرای پروژه، منابع در حال انجام کار بر روی فعالیت ها می باشند و در همین حین با
وارد کردن مقادیر واقعی در برنامه پروژه می توانید میزان پیشرفت پروژه خود را ردیابی
نمایید. اطلاعات واقعی پروژه در ترکیب با اطلاعات Baseline، میزان پیشرفت پروژه با برنامه اولیه پروژه
را نشان می دهد.
با توجه
به مفهوم کنترل پروژه، شما از این اطلاعات برای آنالیز عملکرد پروژه استفاده خواهید
کرد و هرگونه اقدام اصلاحی مورد نیاز را می توانید انجام دهید. در فاز پایش و کنترل،
ممکن است متوجه شوید که فعالیتی چند روز زودتر به اتمام رسیده و این موضوع بر روی
منابع تخصیصی و فعالیت های پس نیاز تاثیر گذار خواهد بود. در حقیقت بعضی اوقات این
اختلافات مطلوب شما می باشد. در صورتیکه بعضی اوقات می تواند مشکلات بالقوه ای را
ایجاد نماید. توجه داشته باشید که طبیعت تغییراتی که در برنامه ی پروژه ی خود
پیاده می کنید، بسته به اولویت هایی دارد که در برنامه پروژه خود لحاظ کرده اید.
در حقیقت همواره باید ضلع ثابت مثلث پروژه ی خود را به یاد داشته باشید ( تاریخ
اتمام پروژه، بودجه و یا حوزه) و برنامه پروژه را متناسب با آن اصلاح نمایید.
علاوه بر پایش و تنظیم روزانه ی برنامه پروژه، بعضی اوقات اصلاحات بزرگ مقیاس به علت تغییرات بسیار زیادی که به پروژه اعمال می شود، نیاز خواهد بود. به طور مثال مشتریان شما در خواست کرده اند که پروژه را 6 هفته زودتر تحویل بگیرند و یا مقدار 8 هزار دلار بودجه شما به یکباره کسر شده و یا 10 درصد از منابع انسانی پروژه را از دست داده اید. اصلاحات عمده ی پروژه نیز می تواند موثر باشد، چرا که تاریخ اتمام زمانبندی شده، هزینه کلی یا منابع تخصیصی اکثر اوقات با برنامه فاصله ی زیادی دارند. در این شرایط تغییرات ریشه ای مورد نیاز خواهد بود تا برنامه ی پروژه مجددا با اهداف مطابقت داشته باشد.
زمانیکه با تغییر بزرگی مواجه می شوید و یا حتی پروژه از خط اصلی خود خارج می شود، احتیاج به برنامه ریزی مجدد پروژه خواهید داشت. تکنیک هایی که برای زمانبندی مجدد استفاده می شود، کاملا شبیه ایجاد پروژه از ابتدا می باشد. در حقیقت اصلاحات مربوط به حوزه هزینه ها، منابع و زمانبندی توسط شما انجام می شود. سپس نرم افزار برنامه زمانبندی را مجددا محاسبه می کند. در هنگام پایش عملکرد پروژه، 4 مورد را همواره باید به خاطر بسپارید:
1- Baseline: تاریخ ها هزینه ها، مدت زمان ها، حجم کاری موجود در مجموعه Baseline معرف برنامه ی پروژه می باشند. این مقادیر مربوط به بعد از اصلاح نهایی برنامه پروژه می باشد و دقیقا قبل از اجرای پروژه و آغاز برنامه ردیابی پروژه می باشد. این مقادیر به عنوان اطلاعات As Planned شناخته می شوند.
2- Scheduled: برنامه پروژه در حال حاضر ترکیبی از عملکرد واقعی پروژه در گذشته و برنامه زمانبندی برای فعالیت های فعلی و آتی می باشد. در حقیقت ترکیب اطلاعات واقعی و زمانبندی شده، برنامه فعلی پروژه را شکل می دهند. رابطه ی زیر این مفهوم را به خوبی بیان می کند:
Actual + Remaining = Scheduled
به محض اینکه اطلاعات پیشرفت واقعی پروژه را در نرم افزار ثبت می کنید، اطلاعات زمانبندی شده به صورت یک پیش بینی برای فعالیت های انجام نشده قرار می گیرند. این پیش بینی براساس آنچه که تاکنون انجام شده و آنچه که انتظار داریم رخ دهد، محاسبه می شود.3- Actual: اطلاعات پیشرفت واقعی فعالیت ها، وضعیت Actual فعالیت ها را منعکس می کند. این اطلاعات شامل درصد تکمیل، حجم کاری واقعی، تاریخ اتمام واقعی و هزینه های واقعی می باشد.
4- Variance: اختلاف مابین اطلاعات Baseline و اطلاعات زمانبندی شده، واریانس را شکل می دهد. در حقیقت نرم افزار مقادیر زمانبندی شده (یعنی اطلاعات واقعی که در نرم افزار ثبت نموده اید) را از مقادیر موجود در Baseline کم می کند. بدین ترتیب مقادیر Variance محاسبه می شود. زمانیکه واریانس حجم کاری مثبت می شود، نشان دهنده این است که حجم کاری بیشتر از برنامه زمانبندی شده می باشد. چنانچه واریانس تاریخ اتمام و یا واریانس مدت زمان فعالیت مثبت شود، نشان می دهد که عقب تر از زمانبندی می باشید. اگر واریانس هزینه مثبت شود، آنگاه نشان می دهد که در پروژه بیشتر از بودجه هزینه شده است.
به عبارت دیگر، واریانس منفی بیانگر این است که شما
از برنامه جلوتر می باشید. در حقیقت سریعتر از برنامه فعالیت ها را به اتمام
رسانده اید یا کمتر از مقدار بودجه در پروژه هزینه نموده اید. اما واریانس صفر
نشان می دهد که مقادیر اطلاعات Baseline مشابه مقادیر زمانبندی می باشد. در حقیقت بیان
می کند همه چیز مطابق برنامه پیش می رود. اگر فعالیتی هنوز آغاز نشده باشد، پیش
بینی ها مشخص می کند که فعالیت بر طبق برنامه آغاز می شود. بنابراین اگر مقادیر
واریانس بسیار زیادی برای فعالیت های آتی وجود داشت، آنگاه شما هنوز فرصت خواهید
داشت تا اقدامات اصلاحی را انجام دهید و مشکل را حل نمایید.
کانال تلگرام آموزش مایکروسافت پروژه
