در نرم افزار
مایکروسافت پروژه به منظور مطالعه و آنالیز عملکرد پروژه می توانید یکی از سه جدول
آنالیز ارزش کسب شده را در نمای فعلی خود مشاهده نمایید. البته در نرم افزار این
امکان فراهم شده است که گزارش های مربوط به ارزش کسب شده را به اجرا در آوردید یا
فیلدهای مورد نظر این آنالیز را به نمای خود اضافه کنید.
به محض اینکه پروژه ی خود را ارزیابی و کنترل می نمایید، احتمالاً احتیاج خواهید داشت تا جنبه های مختلف عملکرد پروژه خود را آنالیز نمایید. آنالیز پروژه یا همان خرد کردن داده های پروژه می تواند به شما دیدی واقعی تر در اجرای پروژه دهد. مدبران و سهام دارن پروژه ممکن است، شاخص های کلیدی و برآوردهای پروژه را بازبینی نمایند. این شاخص ها در بررسی اثربخشی برنامه پروژه کمک شایانی خواهد کرد. بهترین شیوه برای آزمون عملکرد پروژه آنالیز ارزش کسب شده یا Earned Value Analyze می باشد. این روش رویکردی سیستماتیک برای اندازه گیری و ارزیابی پارامترهایی چون زمانبندی، هزینه و حجم کاری انجام شده در پروژه می باشد.
زمانیکه در نمای Gantt
Chart قرار
دارید، می توانید خطوط پیشرفت (Progress Lines) را رسم نمایید. در نتیجه فعالیت هایی که
جلوتر یا عقب تر و حتی مطابق زمانبندی هستند، به صورت گرافیکی قابل مشاهده می باشند. این خطوط برای فعالیت هایی که به اتمام رسیده اند یا در حال پیشروی هستند،
به نمایش در خواهند آمد. توجه داشته باشید، نرم افزار این خطوط را برای فعالیت های
آتی لحاظ نمی کند.
در حین فاز
اجرای پروژه، منابع در حال انجام کار بر روی فعالیت ها می باشند و در همین حین با
وارد کردن مقادیر واقعی در برنامه پروژه می توانید میزان پیشرفت پروژه خود را ردیابی
نمایید. اطلاعات واقعی پروژه در ترکیب با اطلاعات Baseline، میزان پیشرفت پروژه با برنامه اولیه پروژه
را نشان می دهد.
همانطور
که قبلا هم ذکر شد، در صورتیکه منابع را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این
منابع نرخ های هزینه ای را نیز تعریف کرده باشید، با وارد کردن اطلاعات پیشرفت
پروژه، هزینه ها به طور اتوماتیک محاسبه خواهند شد. در صورتیکه تمایل نداشته باشید
نرم افزار هزینه های پروژه را به طور اتوماتیک محاسبه نماید، می توانید این شیوه
محاسبات را غیر فعال نمایید و هزینه ها را به طور دستی در نرم افزار ثبت نمایید.
زمانیکه اطلاعات واقعی پروژه را برای فعالیت ها یا تخصیص ها در نرم افزار ثبت می کنید، به طور پیش فرض هزینه های مرتبط با آن فعالیت ها و تخصیص ها محاسبه می شود. به طور مثال اگر منابع کاری مانند منابع انسانی و تجهیزات را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این منابع نرخ های هزینه را نیز تعریف نموده باشید، به محض وارد نمودن اطلاعات پیشرفت پروژه، هزینه های مرتبط به روز رسانی می شود.
در
صورتیکه به دنبال روشی ساده و اتوماتیک برای به روز رسانی فعالیت ها می گردید،
استفاده از ابزار Mark On Track نرم افزار بسیار مفید خواهد بود. این ابزار از نسخه
2010 به بعد به نرم افزار اضافه شده است. در حقیقت این رویکرد مشخص می کند که
فعالیت های انتخابی دقیقا مطابق با برنامه پیش می روند.
به محض اینکه پیشرفت واقعی پروژه را ثبت می کنید، قادر خواهید بود تا یک Status Date انتخاب کنید. این تاریخ به عنوان یک نقطه مرجع برای بخش های واقعی و باقیمانده فعالیت استفاده می شود.
یکی از
رویکردهای پیچیده به روزرسانی اطلاعات پیشرفت واقعی پروژه، وارد کردن حجم کاری
تکمیل شده و حجم کاری باقیمانده از طریق دوره های زمانی می باشد. این روش ها
احتیاج به سطح جزئیات بالایی خواهد داشت، چرا که اطلاعات در مورد تخصیص ها وارد می
شوند ( نه یک فعالیت به طور کلی) و هم چنین اطلاعات به صورت حجم کاری در یک روز
ثبت خواهند شد.
همانطور
که قبلا هم مطرح شد به محض اینکه منابع در برنامه پروژه شما تخصیص داده می شوند،
شما می توانید گزارش حجم کاری تکمیل شده واقعی آن ها را در نرم افزار وارد نمایید.
اگر تصور می کنید حجم کاری بیشتر و یا حتی کمتر از میزان زمانبندی شده احتیاج
خواهد شد، می توانید حجم کاری باقیمانده را نیز تنظیم نمایید. در صورتیکه منابع
مختلفی به یک فعالیت تخصیص داده شده است و حجم کاری تکمیل شده را برای فعالیت وارد
کنید، آنگاه مقدار حجم کاری در طول تمام منابع تخصیصی توزیع خواهد شد.
در
صورتیکه منابع به فعالیت ها تخصیص داده شده باشند، آنگاه می توان اطلاعات پیشرفت
پروژه را براساس حجم کاری فعالیت ها یا تخصیص ها به روز رسانی نمود. توجه داشته
باشید، حجم کاری در برنامه پروژه وجود نخواهد داشت، مگر اینکه منابع به فعالیت ها
تخصیص داده شوند. بنابراین مدت زمان فعالیت ها به صورت حجم کاری تخصیص ها تفسیر
خواهند شد.
زمانیکه
تاریخ های شروع و پایان واقعی را برای فعالیت ها وارد می کنید، بهتر است. تاریخ
اتمام پروژه را نیز بررسی نمایید (خصوصا در مورد فعالیت های بحرانی). چنانچه یک
تاریخ شروع واقعی را وارد می نمایید، تاریخ شروع زمانبندی شده فعالیت به جهت تطبیق
با آن نیز تغییر می کند. به همین ترتیب اگر تاریخ پایان واقعی را وارد می کنید،
تاریخ پایان زمانبندی شده نیز تغییر می کند. البته تمامی فعالیت های پس نیاز نیز
مجددا زمانبندی خواهند شد.
چنانچه
مدت زمان واقعی فعالیتی را ثبت می کنید، نرم افزار درصد تکمیل را محاسبه می کند.
البته در صورت نیاز می توانید مدت زمان باقیمانده را تغییر دهید. در صورتیکه
فعالیتی از نوع Place Holder را به روز رسانی نمایید، نرم افزار تلاش می کند، اطلاعات زمانبندی
فعالیت را براساس مدت زمان واقعی فعالیت محاسبه نماید. اما اگر مدت زمانی برای
فعالیت Place holder را وارد نکنید، نرم افزار مدت زمان برآورد شده 1 روز را برای آن
ثبت می کند. بنابراین اگر شما مدت زمان واقعی یک روز یا حتی بیشتر را برای فعالیت
وارد نمایید، آنگاه فعالیت به صورت 100 درصد تکمیل مشاهده خواهد شد. در این شرایط
اگر مدت زمان واقعی دقیق نباشد، می توانید مقداری را در فیلد مدت زمان باقیمانده وارد
نمایید.
به کمک
نرم افزار قادر خواهید بود تا برنامه پیشرفت پروژه خود را از طریق اطلاعات
زمانبندی فعالیت ها مانند درصد تکمیل، مدت زمان فعالیت، تاریخ شروع و تاریخ پایان
فعالیت به روز رسانی نمایید. این روش ها احتیاجی به اطلاعات منابع در پروژه
نخواهند داشت. این موضوع اشاره به شرط سوم از انتخاب روش های ردیابی دارد.
زمانیکه
منابع، فعالیت های تخصیصی را به اتمام می رسانند، پیشرفت پروژه در حال انجام است. در
فواصل زمانی منظم می توانید، پیشرفت پروژه خود را در نرم افزار ثبت نمایید. بسته
به اینکه چه میزان زمان برای وارد کردن اطلاعات پیشرفت پروژه در اختیار دارید و
میزان جزئیاتی که شما و اعضا تیم احتیاج دارید، آنگاه قادر خواهید بود تا از روش
ها و رویکردهای مختلفی استفاده نمایید.
توجه
داشته باشید اگر شما یک برنامه Interim ذخیره نمودید که از فیلدهایی مثل Start1/Finish1 استفاده می کند، آنگاه نمی توان این فیلدها
را برای اهداف دیگری استفاده کنید. البته بهتراست نام فیلدهای مورد نظر خود را به
گونه ای تعیین نمایید که همواره آن را به خاطر داشته باشید.
زمانیکه
یک Baseline
ذخیره می شود، در حقیقت اطلاعات مربوط به مدت زمان، حجم کاری، هزینه ها، تاریخ های
شروع و پایان را ذخیره می کند. به همین علت هر Baseline که شما ذخیره می کنید به طور قابل توجهی حجم
فایل پروژه را افزایش می دهد. ذخیره اولیه Baseline حجم فایل پروژه را تقریبا دو برابر خواهد
کرد، ذخیره ی دومین Baseline می تواند حجم فایل را تقریبا 3 برابر نماید. در شرایطی احتیاج
ندارید یک Baseline کلی را ذخیره نمایید، اما تمایل دارید تا یک تصویر لحظه ای از
فیلدهای تاریخ شروع و پایان را در اختیار داشته باشید. در این شرایط می توانید یک
برنامه Interim
را ذخیره نمایید. این برنامه شیبه به یک برنامه Baseline می باشد که اطلاعات مربوط به فعالیت ها را
در یک نقطه از زمان برای مقایسه های آتی ثبت می کند. در این برنامه تنها فیلدهای
تاریخ شروع و پایان ذخیره می شود و بنابراین حجم فایل پروژه را مانند Baseline افزایش
نمی دهد.
بعد از
اینکه اطلاعات مربوط به Baseline را ذخیره نمودید، از روش های مختلف می توانید آن را بازبینی
نمایید. در ابتدا اطلاعات موجود در Baseline با اطلاعات زمانبندی یکسان می
باشند. به محض اینکه تیم شما کار بر روی فعالیت ها را آغاز نمود، آنگاه اطلاعات Baseline و
اطلاعات زمانبندی از یکدیگر فاصله می گیرند. این موضوع Deviation را ایجاد می کند و شما همواره باید در پروژه
خود آن را پایش و کنترل نمایید.
تا زمانی
که شما Baseline
را ذخیره نکرده نباشید، در فیلدهای مربوط به آن 0 یا Na مشاهده می شود. اما بعد از اینکه یک Baseline را
ذخیره می کنید، آنگاه اطلاعات در این فیلدها ظاهر می شود. اما اگر بعد از ثبت Baselineفیلدهای
مربوط به آن همچنان خالی می باشد، آنگاه ممکن است فعالیت های شما دارای حالت
زمانبندی دستی می باشند و هنوز دارای فیلدهایی از نوع Placeholder می باشند و هنوز تکمیل نشده است.
از طریق
نرم افزار مایکروسافت پروژه قادر خواهید بود برای کل پروژه و هم برای فعالیت های
افزوده شده، Baseline ذخیره نمایید.
تا به حال فاز برنامه ریزی پروژه به اتمام رسیده است. در حقیقت اکنون برنامه پروژه شما منعکس کننده تمام جزئیات مربوط به حوزه، هزینه ها، بودجه، منابع، زمانبندی تحویل شدنی ها می باشد و این برنامه توسط مدیران ارشد و سهامداران پروژه به تائید رسیده است. بعد از اتمام این موارد زمان اجرای برنامه پروژه و تبادل آن با اعضای تیم پروژه می باشد. در حال حاضر شما در حال ترک فاز برنامه ریزی و ورود به مرحله اجرای پروژه می باشید.
به جهت
مشاهده تغییراتی که در برنامه پروژه شما با اجرای دستور Leveling ایجاد شده، می توانید از نمای Leveling Gantt
استفاده کنید.
درصورتیکه پروژه ی خود را در زمان کوتاهی تسطیح نمودید و اکنون تمایل دارید تا کنترل بیشتری بر روی نحوه تسطیح منبع نرم افزار داشته باشید، آنگاه باید تنظیمات مربوط به Resource Leveling را تغییر دهید.
به جهت مشاهده معیارهایی که نرم افزار مایکروسافت
پروژه به هنگام تسطیح منبع استفاده می کند، پنجره Resource
Leveling را باز
نمایید. انواع مختلفی از تنظیمات تسطیح را در این پنجره می توانید پیاده نمایید.
در پست
ها ی پیشین در مورد رویکردهایی برای رفع Overallocation مطالبی مطرح شد. در صورتیکه پیاده کردن چنین
تغییراتی برای شما مشکل می باشد، نرم افزار مایکروسافت پروژه می تواند حجم کاری
منابع را برای شما متعادل نماید. این وِیژگی به کمک ابزار تسطیح منبع، تاخیر ها را
محاسبه می کند و در برنامه پروژه پیاده می کند و هم چنین فعالیت ها را Split می
کند. البته تمامی این تغییرات بر طبق تنظیماتی می باشد که شما در نرم افزار ثبت
کرده اید.
Splitting Tasks
بعضی
اوقات منابع احتیاج دارند تا انجام کار بر روی یک فعالیت را قطع نمایند و کار
برروی فعالیت دیگری را آغاز نمایند و سپس به فعالیت اول بازگردند.
از طریق نمای Teamplanner از Overallocations پیشگیری کنید.
در پست های پیشین استفاده از نمای Teamplanner برای بازبینی منابع Overallocated شرح داده شد و نحوه ی جابه جایی تخصیص ها به منابع دیگر و یا دوره های زمانی دیگر بیان شد.
تعیین ساعت های اضافه کاری برای رفع Overallocation
اغلب
اوقات نمی توان منابع Overallocated را با منابع دیگر جابه جا کرد و یا تاخیری را برای فعالیت درنظر
گرفت. در این شرایط تعیین ساعت های اضافه کاری ممکن است در این زمینه کمک نماید.
زمانیکه حجم کاری منبعی از ساعت های عادی تجاوز می کند، نرم افزار مایکروسافت
پروژه به طور اتوماتیک زمان اضافه کاری را برای آن در نظر نمی گیرد. در حقیقت شما
باید این نوع ساعات کاری را در نرم افزار لحاظ کنید.
ایجاد
تاخیر در فعالیت یا تخصیص مربوط به آن
برای حالت زمانبندی اتوماتیک، می توانید برای فعالیت با حتی تخصیص مربوط به آن
تاخیری را لحاظ کنید. این تاخیر به میزانی می باشد که منبع تخصیص داده شده زمان
لازم را برای انجام فعالیت به دست آورد.
بعضی
اوقات می توان تخصیص های منابع را جابه جا کرد تا مساله ی Overallocation
یا Underallocation حل گردد. در حقیقت این جا به جایی برای
زمانی مناسب است که منابع با مهارت ها و دسترس پذیری های مشابه در اختیار داشته
باشیم و شما می توانید از یکی از آنها برای انجام فعالیت به جای دیگری استفاده
کنید. در صورتیکه امکان افزودن و یا جا به جایی منابع وجود ندارد، آنگاه در این
شرایط می توان در انجام فعالیت تاخیر ایجاد کرد و یا زمان تخصیص منبع را به زمانی
دیگر موکول کرد تا منبع مورد نظر زمان کافی برای انجام کار بر روی فعالیت را داشته
باشد. البته می توان ساعت های اضافه کاری را برای دوره ی زمانی Overallocatrd
فعالیت در نظر بگیرید.
اگرچه
اکثر پروژه ها در ابتدا بر روی تاریخ اتمام یا بودجه تمرکز می کنند، اما بعضی از
انواع دیگر پروژه ها به محدودیت منبع
اولویت بیشتری می دهند. در حقیقت استفاده از منابع مهم ترین اولویت آنها در مدیریت
پروژه به شمار می آید. شما باید مطمئن شوید که تمام منابع به درستی استفاده شده
اند و به فعالیت های مناسب تخصیص داده شده اند و مانند کاتیون هایی عمل می کنند و
هرگونه مشکلات شما را حل می نمایند. شما همچنان باید توجه خود را به زمانبندی و
هزینه ها معطوف کنید، اما زمانبندی و هزینه های پروژه در اولویت دوم نسبت به مصرف
منبع قرار دارند.
یک پروژه
با محدودیت زمانی پروژه ای می باشد که تاریخ اتمام آن جزء مهم ترین فاکتورهای
زمانبندی پروژه به شمار می آید. اگر چه هنوز احتیاج دارید که محدودیت بودجه را
متعادل و حوزه ی پروژه را حاصل نمایید. اما تاریخ اتمام پروژه به عنوان بالاترین
اولویت حکمفرانی می کند. در صورتیکه برنامه ی پروژه شما تاریخ اتمام پروژه را
محاسبه می کند، ممکن است این تاریخ بعد از تاریخ هدف شما قرار بگیرد.
چه زمانی باید یک فعالیت Fixed Unit باشد؟
زمانیکه
شما منبعی را به فعالیتی تخصیص می دهید، آنگاه میزان واحد تخصیصی را نیز در فیلد Unit پنجره Assign Resource
وارد می کنید. در صورتیکه این تخصیصی غیر از 100 درصد باشد، در کنار میله ی فعالیت
در مقیاس زمانی نمای Gantt Chart نمایش داده خواهد شد. حالت Fixed Unit به زمانبندی نرم افزار دیکته می کند که درصد
واحد تخصیصی (Assignment Unit) باید در یک تخصیص ثابت بماند. حتی اگر میزان حجم کاری یا مدت
زمان فعالیتی تغییر یابد.
به محض اینکه شما منابع جدیدی را به فعالیت هایی با انواع زمانبندی اتوماتیک تخصیص دهید، آنگاه دو رویکرد
برای کنترل نحوه ی زمانبندی فعالیت ها پیش روی شما خواهد بود:
1. انواع فعالیت ها به صورت Fixed Unit- Fixed Work- Fixed Duration
2. زمانبندی به صورت Effort Driven
با استفاده از این روش ها به محض اینکه برنامه پروژه خود را برای رسیدن به یکی از محدودیت های بودجه، تاریخ تحویل و یا حوزه بهینه می کنید، آنگاه زمانبندی به نحوی که شما انتظار دارید و یا آنچه در واقعیت رخ می دهد تغییر می یابد.
به طور
پیش فرض شما تنها یک مسیر بحرانی در سرتاسر پروژه ی خود خواهید داشت. این تک مسیر
بحرانی شامل مجموعه ای از فعالیت ها می باشند که تاریخ پایان این مجموعه منطبق بر
تاریخ پایان پروژه خواهد بود. در حقیقت زمانی که فعالیت آخر این مجموعه تکمیل می
گردد، پروژه نیز به اتمام می رسد. اما در نرم افزار امکانی فراهم شده است که می
توانید چندین مسیر بحرانی در پروژه خود داشته باشید، اگرچه این مسیر ها ممکن است
زودتر از مسیر بحرانی اصلی شما به اتمام برسد، اما هر مسیر بحرانی می تواند شبکه
ای متفاوتی از فعالیت های پروژه شما را نمایش دهد.
همانطور که قبلا ذکر شد، زمانبندی براساس ترتیب فعالیت ها، مدت زمان آنها، احتیاجات منابع، تاریخ های شروع و پایان توسعه می یابد. اما روش های ریاضی متعددی برای محاسبه زمانبندی پروژه وجود دارد. روش مسیر بحرانی یا CPM تکنیکی است که زیر بنای نرم افزار مایکروسافت پروژه را تشکیل می دهد. تمرکز روش بر روی تجزیه و تحلیل مجموعه فعالیت های متصل به هم می باشد.
اکثر
فعالیت ها از زمانی به عنوان بافر زمانبندی بهره می برند، که به عنوان شناوری یا Slack شناخته
می شوند. در این بافر فعالیت می تواند شناور باشد بدون اینکه تاخیری در زمانبندی
پروژه ایجاد نماید.
زمانیکه برنامه پروژه خود را بهینه می کنید، باید مسیر بحرانی پروژه خود را شناسایی نمایید، چرا که ایجاد اصلاحات در مسیر بحرانی به طور آشکارا بر روی تاریخ اتمام پروژه تاثیر می گذارد. البته چنین تنظیماتی می تواند بر روی بودجه و منابع و حتی حوزه نیز تاثیر گذار باشد.
در یک جهان کامل، شما حوزه ی پروژه ی خود
را تعریف می کنید، فعالیت ها را زمانبندی می کنید، منابع را تخصیص می دهید و به
همین سرعت طرح پروژه تکمیل خواهد شد و آماده برای اجرا می باشد. اما در واقعیت بعد
از اینکه فعالیت ها را زمانبندی نمودید و منابع را تخصیص دادید، معمولا احتیاج
دارید تا نتایج را بررسی نمایید و مشاهده کنید که آیا آنها با انتظارات و نیازهای
شما مطابقت دارند یا خیر؟
واحد پولی که در نرم افزار مایکروسافت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد، همان واحد پولی است که در سیستم کامپیوتر شما ثبت شده است. اگرچه می توانید پروژه ی خود را طوری طراحی نمایید که با واحد پول مختلفی کار نماید و یا حتی در یک برنامه از چندین واحد پول مختلف استفاده نمایید، این قابلیت ها مدیریت و برنامه ریزی هزینه پروژه را برای شرایطی که با چندین نوع کشور با واحد پول مختلف سر و کار دارید را تسهیل می نماید.
هزینه
های برنامه ریزی شده برای پروژه شما تصویری قابل اعتماد خواهد بود که می توانید
برای درخواست بودجه یا پیشنهاد پروژه از آن استفاده نمایید.
در این
مرحله شما قادر خواهید بود تا هزینه های منابع خود را در مقابل مقادیری که برای
منابع بودجه ای تعریف کردید، مقایسه نمایید و مشاهده کنید که در چه جایگاهی از نظر
برنامه ریزی هزینه قرار دارید.
