در یک جهان کامل، شما حوزه ی پروژه ی خود
را تعریف می کنید، فعالیت ها را زمانبندی می کنید، منابع را تخصیص می دهید و به
همین سرعت طرح پروژه تکمیل خواهد شد و آماده برای اجرا می باشد. اما در واقعیت بعد
از اینکه فعالیت ها را زمانبندی نمودید و منابع را تخصیص دادید، معمولا احتیاج
دارید تا نتایج را بررسی نمایید و مشاهده کنید که آیا آنها با انتظارات و نیازهای
شما مطابقت دارند یا خیر؟
نهایتا شما ممکن است، پاسخ یکی یا تمام سوالات زیر را به دست آورید:
1- آیا پروژه در زمان مقرر به اتمام می رسد؟
2- آیا پروژه در محدوده ی بودجه تعیین شده می باشد؟
3- آیا منابع حجم کاری مناسب را در اختیار دارند؟
در صورتیکه شما پاسخ منفی به هر یک از این سوالات داده باشید، آنگاه باید تا حدی برنامه پروژه خود را تنظیم نمایید تا به پاسخ های مثبت دست یابید. به طور مثال اگر تاریخ اتمام به دست آمده خیلی فراتر از زمان مقرر است می توانید منابع بیشتری را به فعالیت ها تخصیص دهید.
بعد از اینکه چنین تنظیماتی را انجام دادید، باید برنامه پروژه خود را مجدد بررسی نمایید. به طور مثال افزودن منابع به فعالیت ها در تاریخ اتمام پروژه موثر می باشد، اما این عمل می تواند به هزینه های پروژه شما بیافزاید. و حتی اگر فعالیت های بیشتری را به منابع فعلی خود اضافه کنید، این منابع ممکن است دچار تخصیص بیش از حد Overallocation شوند. برای حفظ زمان و هم چنین در نظر گرفتن بودجه شاید تصمیم بگیرید، بعضی از فعالیت ها یا یکی از تحویل شدنی ها و یا یکی از فازها را حذف نمایید. اما این عمل به معنی ایجاد تغییر در محدوده ی پروژه می باشد. به همین دلیل در این راستا ممکن است تائید مقامات مافوق پروژه خود را احتیاج داشته باشید.
ارتباط مابین زمان، بودجه و حوزه معمولا به عنوان مثلث پروژه ارجاع داده می شود .
تغییر یکی از وجوه مثلث حداقل بر روی یکی از وجوه دیگر تاثیر می گذارد. بنابراین شما باید بدانید که کدام یک از وجوه این مثلث برای شما اولویت بیشتری دارد. به طور مثال، شما به طور حتم باید پروژه را در پایان سال به اتمام برسانید یا اینکه تنها به میزان مشخصی بودجه برای پروژه تعیین شده است و به هیچ عنوان افزوده نخواهد شد. یا حتی ضروری است که هر کدام از فعالیت ها برنامه پروژه به طور کامل پیاده گردد. در حقیقت تنها یکی از وجوه مثلث می تواند الزام آور باشد و باقی وجوه باید انعطاف پذیر باشند. در چنین شرایطی شما می توانید برنامه پروژه را به گونه ای تنظیم کنید تا به الزام پروژه خود دست بیابید.
بسته به اینکه کدام یک از وجوه پروژه الزام آور است، می توانید برنامه پروژه خود را از طریق یکی از راه های زیر تنظیم کنید.
1- اصلاح تاریخ اتمام پروژه
2- کاهش هزینه های پروژه
3- ایجاد تغییرات در محدوده ی پروژه
اگرچه حجم کاری منابع ضرورتا بخشی از مثلث ذکر شده به شمار نمی آید. اما شما باید این مورد را نیز چک نمایید. منابع بخش اعظمی از هزینه های پروژه شما را تشکیل می دهند. در صورتیکه یکی از منابع با تخصیص بیش از حد مواجه شده باشند، آنگاه ممکن است احتیاج داشته باشید تا بیشتر از میزان تعیین شده بودجه خود اضافه کاری تخصیص دهید. اگر منابع شدیدا دچار تخصیص بیش از حد باشند، آنگاه شما با ریسک عدم اتمام فعالیت ها مواجه خواهید بود. که در نهایت کل پروژه را دچار مشکل خواهد کرد و یا حتی اگر منابعی کمتر از میزان مجاز تخصیص داده شوند، آنگاه شما هزینه هایی را برای منابع پرداخت خواهید کرد که در برنامه پروژه شما مورد استفاده قرار نگرفته اند. که این موضوع نیز بر روی بودجه شما تاثیر خواهد گذاشت. بعد از اینکه این تنظیمات را انجام دادید و مثلث پروژه را به تعادل رسانید، آنگاه می توانید فاز اجرای پروژه را کلید بزنید.
انتشار مطالب با ذکر منبع بلا مانع است.
