تعیین هزینه ها برای منابع کاری و مصرفی

در نرم افزار مایکروسافت پروژه می توانید، نرخ های پرداخت برای منابع کاری مانند افراد و تجهیزات را مشخص نمایید. زمانیکه این منابع به فعالیت ها تخصیص می یابند، نرم افزار نرخ های پرداخت را در حجم کاری تخصیص یافته ضرب می نماید تا از این طریق هزینه برنامه ریزی شده برای تخصیص را برآورد نماید. البته می توانید هزینه هایی برای هر بار مصرف را نیز برای منابع کاری تعریف نمایید. در صورتیکه یک منبع هزینه های مختلفی برای انواع مختلف تخصیص ها داشته باشد و یا هزینه های مختلفی مرتبط با دوره های زمانی خاص را دارا باشد، آنگاه می توانید انواع متعدد هزینه ها را برای یک منبع وارد نمایید.

فرم دادن به حجم کاری تخصیص منبع

زمانیکه شما یک منبع کاری را به فعالیت تخصیص می دهید، زمان کاری تخصیص داده شده برای فعالیت معمولا به طور یکنواخت در طی مدت زمان فعالیت توزیع می شود. به طور مثال اگر مهندس عمران تنها منبع تخصیص داده شده تمام وقت به فعالیتی 4 روزه باشد، بنابراین مهندس عمران دارای 8 ساعت کاری در هر 4 روز خواهد بود و در صورتیکه تمایل داشته باشید تا نحوه ی تخصیص ساعت ها را تنظیم نمایید، می توانید میزان حجم کاری را از حالت یکنواخت تغییر شکل دهید.

ایجاد تغییرات در تخصیص منابع

شما می توانید 3 تغییر عمده را در تخصیص منابع پروژه خود اعمال نمایید:

1-     می توانید منابع بیشتری را به منابع تخصیص یافته یک فعالیت اضافه نمایید.

2-     می توانید منابعی را با منابعی دیگر جایگزین نمایید.

3-     می توانید یک منبع را از لیست منابع تخصیص یافته به فعالیت را حذف نمایید.

مرور اطلاعات تخصیص منبع

در نرم افزار روش های مختلفی برای مشاهده تخصیص منابع وجود دارد. شما می توانید به یک نمای Usage مراجعه نمایید که در این نماها تخصیص ها براساس هر فعالیت و یا تخصیص ها براساس هر کدام از منابع نمایش داده می شود. البته شما می توانید یک نما از نوع Form را به نمای Gantt Chart خود اضافه نمایید و اطلاعات مربوط به تخصیص منبع مرتبط با فعالیت های انتخابی را مشاهده نمایید.

تخصیص منابع هزینه ای به فعالیت ها

زمانیکه یک منبع هزینه ای به فعالیتی تخصیص داده می شود، در حقیقت یک آیتم هزینه ای را به فعالیت مرتبط کرده اید که برای تکمیل فعالیت باید به آن تزریق گردد. توجه داشته باشید که وارد نمودن هزینه ها برای منابع کاری مانند هزینه های استاندارد و یا اضافه کاری و حتی هزینه های هر بار مصرف به شما در ردیابی بخش اعظمی از هزینه های پروژه کمک شایانی می کنند. اما در منابع هزینه ای برخلاف منابع مصرفی و یا منابع کاری شما قادر نخواهید بود تا هیچ گونه هزینه ای را در نمای Resource Sheet و یا حتی Resource Information وارد نمایید. در حقیقت در این نما شما تنها منابع را ثبت می کنید و آن ها را به صورت هزینه Cost Resources ثبت می نمایید.

تخصیص منابع مصرفی به فعالیت ها

زمانیکه شما یک منبع مصرفی را به فعالیتی تخصیص می دهید، در حقیقت منبع مصرفی را به فعالیت الصاق می کنید و سپس میزان مصرف برای تکمیل فعالیت را مشخص می سازید. همانند منابع کاری، اینجا نیز واحد اندازه گیری مطرح می شود تا مشخص شود چه مقدار از منبع برای انجام فعالیت در دسترس خواهد بود. برای منابع کاری این واحد اندازه گیری زمان بود، مانند تعداد ساعت یا تعداد روز . اما برای منابع مصرفی این واحد اندازه گیری به صورت کمیت مصرفی منبع مطرح خواهد شد. در حقیقت با تخصیص منبع مصرفی، شما باید کمیتی از منبع را مشخص کنید که در حین تکمیل فعالیت به مصرف خواهد رسید.

محاسبات مربوط به تخصیص منبع کاری

حجم کاری یا Work در نرم افزار به معنای میزان تلاشی است که برای تکمیل فعالیت به کار گرفته می شود. به محض اینکه منبعی را به یک فعالیت تخصیص می دهید، مدت زمان فعالیت حجم کاری ترجمه می شود. به طور مثال اگر فعالیتی داشته باشیم که 3 روز به طول بیانجامد و منبعی تمام وقت را به آن تخصیص دهیم. آنگاه این منبع تخصیصی حجم 24 ساعت کاری در طول این 3 روز را خواهد داشت ( با توجه به تقویم پیش فرض پروژه با روزی 8 ساعت کار).

Team Planner

 Team Planner نمای جدیدی است که از نسخه 2010 به نرم افزار اضافه شده است و می توانید با استفاده از این نما زمانبندی فعالیت ها را در یک فضای گرافیکی مرتب نمایید.

Resource Graph

 پنجره Assign Resources امکان دیگری را نیز فراهم نموده که می توانید گراف های دسترس پذیری منابع را از طریق آن مشاهده نمایید. این رویکرد به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید، کدام منبع باید به یک فعالیت تخصیص یابد.

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها (ادامه)

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها

در حال حاضر شما لیستی از فعالیت ها و منابع را در اختیار دارید. آنچه که احتیاج دارید ترکیب این دو با هم است در حقیقت فعالیت ها + منابع = تخصیص، می باشد. با تخصیص منابع انسانی و تجهیزات به فعالیت ها نرم افزار قادر خواهد بود تا یک برنامه ی زمانبندی برای پروژه ایجاد نماید، که نه تنها منعکس کننده تقویم پروژه، مدت زمان فعالیت ها، وابستگی ها و محدودیت ها می باشد بلکه معرف تقویم منابع و دسترس پذیری آنها نیز می باشد. به محض تخصیص منابع هزینه ای و مصرفی به فعالیت ها می توانید میزان کاهش موجودی و هم چنین هزینه های مرتبط با آن را ردیابی کنید تا از موجودی آنچه که برای تکمیل فعالیت ها مورد نیاز است، مطمئن شوید.