در نسخه 2003 نرم افزار مایکروسافت و نسخه های ماقبل آن، مدیران پروژه بعضی از اوقات منابع کاری با عنوان سفر هوایی و یا اسکان و .... را در نظر می گرفتند و هزینه مربوط به آن را در فیلد Cost/Use وارد می کردند. اما برآورد این نوع هزینه بسیار سخت می شود اگر منبعی یکسان باید برای چندین فعالیت مورد استفاده قرار می گرفت.

 رویکرد جایگزینی که آنها در نظر می گرفتند، ایجاد منبعی دیگر با همان نام که هزینه ای متفاوت داشته باشد. علاوه بر طاقت فرسا بودن، چنین رویکردی می توانست مشکل ساز نیز باشد چرا که آنها منابع کاری بودند و به همین علت ممکن بود بر زمانبندی تاثیر عکس بگذارند. این منابع تقویم مخصوص به خود داشتند و اضافه یا حذف نمودن آنها به یک فعالیت ممکن بود، مدت زمان و یا حجم کاری زمانبندی شده را دستخوش تغییر دهد.

اما با منبع هزینه ای شما می توانید منبعی را ایجاد کنید که کاملا مستقل از زمانبندی فعالیت می باشد. می توانید یک منبع هزینه ای را به یک یا چندین فعالیت تخصیص دهید و هزینه متعاقب آن را برای هر کدام از فعالیت های تخصیص داده شده به طور جداگانه ثبت نمایید و سپس به سادگی و کاملا دقیق مقادیر این منابع هزینه ای را ردیابی نمایید.

اما سوال دیگری که مطرح می شود این است که چرا به راحتی یک هزینه ثابت برای فعالیت در نظر گرفته نمی شود؟؟؟؟؟؟

وارد کردن هزینه های ثابت برای فعالیت ها هیچ گونه تاثیری بر زمانبندی نخواهد گذاشت و البته این هزینه های ثابت در سطح مادر پروژه تجمیع خواهد شد.

مزیت استفاده از یک منبع هزینه ای به جای هزینه ثابت برای فعالیت ها این است که شما می توانید چندین منبع هزینه ای به یک فعالیت تخصیص دهید. در حالیکه شما تنها یک مقدار به عنوان هزینه ثابت می توانید برای یک فعالیت در نظر بگیرید. به طور مثال شما می توانید منابع هزینه ای مانند هزینه سفر هوایی، اجاره ماشین و اسکان هتل را به فعالیت آموزش اصول خدمات به مشتری در شهر آبادان تخصیص دهید. با تخصیص انواع مختلف هزینه ها به فعالیت ها، بهتر می توانید هزینه ها را کنترل نمایید و بنابراین اطلاعات دقیق تری از هزینه ها خواهید داشت.

اما وارد نمودن هزینه های ثابت نیز از جنبه هایی دیگر مفید خواهد بود. زمانیکه شما تمایل داشته باشید که هزینه ای را برای فعالیت در نظر بگیرید که احتیاجی به ردیابی دقیق نداشته باشد و یا احتیاجی به خلاصه شدن به همراه انواع مشابه خود نداشته باشد. اگر تنها یک نوع هزینه مرتبط با عملکرد یک فعالیت وجود داشته باشد، آنگاه در چنین شرایطی استفاده از هزینه های ثابت می تواند مفید باشد.

اما اگر شما هزینه های خاصی داشته باشید که باید آنها را به طور مجزا ردیابی کنید و آنها را برای فعالیت های مختلف استفاده خواهید کرد، به جرات می توان گفت که استفاده از منابع هزینه ای Cost Resource رویکردی بسیار انعطاف پذیر و دقیق خواهد بود.

 

 

 

 

انتشار مطالب با ذکر منبع بلا مانع است.