زمانیکه اطلاعات واقعی پروژه را برای فعالیت ها یا تخصیص ها در نرم افزار ثبت می کنید، به طور پیش فرض هزینه های مرتبط با آن فعالیت ها و تخصیص ها محاسبه می شود. به طور مثال اگر منابع کاری مانند منابع انسانی و تجهیزات را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این منابع نرخ های هزینه را نیز تعریف نموده باشید، به محض وارد نمودن اطلاعات پیشرفت پروژه، هزینه های مرتبط به روز رسانی می شود.
هزینه
های برنامه ریزی شده برای پروژه شما تصویری قابل اعتماد خواهد بود که می توانید
برای درخواست بودجه یا پیشنهاد پروژه از آن استفاده نمایید.
در نسخه 2003 نرم افزار مایکروسافت و نسخه های ماقبل آن، مدیران پروژه بعضی از اوقات منابع کاری با عنوان سفر هوایی و یا اسکان و .... را در نظر می گرفتند و هزینه مربوط به آن را در فیلد Cost/Use وارد می کردند. اما برآورد این نوع هزینه بسیار سخت می شود اگر منبعی یکسان باید برای چندین فعالیت مورد استفاده قرار می گرفت.
شاید شما
هزینه فعالیتی داشته باشید که مستقل از هرگونه منبعی باشد. به طور مثال عملکرد یک
فعالیت ممکن است شامل هزینه هایی برای چاپ گزارشات، برای جلسه ای خاص یا خرید یک
هارد اکسترنال برای انتقال اطلاعات باشد. چنین هزینه ثابتی می تواند یک هزینه
متفرقه یا هزینه ای تصادفی برای فعالیت باشد. در صورتیکه احتیاجی نباشد که هزینه
براساس طبقه بندی آن ردیابی شود و یا اگر این هزینه به تنهایی برای فعالیتی در
پروژه اعمال می شود، آنگاه می تواند کاندید مناسبی برای ثبت نمودن به صورت هزینه
ثابت باشد.
