شاید شما هزینه فعالیتی داشته باشید که مستقل از هرگونه منبعی باشد. به طور مثال عملکرد یک فعالیت ممکن است شامل هزینه هایی برای چاپ گزارشات، برای جلسه ای خاص یا خرید یک هارد اکسترنال برای انتقال اطلاعات باشد. چنین هزینه ثابتی می تواند یک هزینه متفرقه یا هزینه ای تصادفی برای فعالیت باشد. در صورتیکه احتیاجی نباشد که هزینه براساس طبقه بندی آن ردیابی شود و یا اگر این هزینه به تنهایی برای فعالیتی در پروژه اعمال می شود، آنگاه می تواند کاندید مناسبی برای ثبت نمودن به صورت هزینه ثابت باشد.

برای وارد نمودن این هزینه برای فعالیتی خاص:

1-     در نمای Gantt Chart قرار بگیرید.

2-     از سربرگ View و گروه Data بر روی دکمه Tables کلیک نمایید. سپس از منوی باز شده گزینه Cost را انتخاب نمایید. جدول Cost شامل فیلد های هزینه ثابت Fixed Cost و فیلد Fixed Cost Accrual زمان اعمال هزینه ثابت می باشد که در نمای Gantt Chart جای گذاری می شود.


3-     در فیلد مربوط به Fixed Cost فعالیت انتخابی خود باید میزان هزینه ثابت را وارد نمایید.

4-     در فیلد Fixed Cost Accrual، مشخص نمایید، که چه زمانی هزینه اعمال می شود ( در آغاز فعالیت، پایان و یا در طی مدت زمان فعالیت )

هزینه ثابت فعالیت به هزینه برنامه ریزی شده برای فعالیت اضافه می شود که این هزینه برنامه ریزی شده از هزینه منابع تخصیص یافته منتج می شود و در فیلد هزینه کلی Total Cost نمایش داده می شود.

نکته مهم: برای تغییر مقدار پیش فرض فیلد Fixed Cost Accrual که Prorated می باشد، می توانید از طریق پنجره Options اقدام نمایید. در این پنجره از صفحه سمت چپ Schedule را انتخاب نمایید. سپس بخش Calculations Options For This Project را بیابید. نوع زمان اعمال هزینه پیش فرض را برای فعالیت ها را از گزینه Default Fixed Cost تعیین نمایید. این روش پیش فرض تنها به هزینه های ثابت فعالیت ها اعمال می شود نه به هزینه های منابع.

شما می توانید یک هزینه ثابت برای کل پروژه در نظر بگیرید. برای این کار کافی است در نمای Gantt Chart قرار بگیرید و همانند بالا جدول Cost را از سربرگ View فعال نمایید. سپس از سر برگ Format و گروه Show/Hide باید سطح اصلی فعالیت های پروژه یعنی Project Summary Task را فعال نمایید.

تا عنوان پروژه به لیست فعالیت ها اضافه شود. به طور پیش فرض نام سطح اصلی پروژه همانند نام فایل پروژه می باشد. اما می توانید آن را از طریق فیلد Task Name تغییر دهید. سطح مادر پروژه در اولین ردیف ظاهر می شود و شامل تجمیع تمام هزینه برای فعالیت ها می باشد. برای افزدون هزینه ثابت به فعالیت سطح مادر پروژه مانند قبل در فیلد Fixed Cost هزینه سطح مادر پروژه را وارد نمایید. این هزینه ثابت به باقی هزینه های محاسبه شده از طریق تخصیص منابع به فعالیت ها اضافه شده و در فیلد Total Cost در سطح مادر پروژه به صورت تجمیع شده نمایش داده می شود.

اما همانطور که مشاهده کردید زمانیکه شما یک هزینه ثابت برای فعالیتی یا کل پروژه ثبت می کنید، تنها  مقداری را در فیلد مخصوص آن وارد می نمایید و شما در باره ی علت و موضوع این هزینه چیزی پرسیده نخواهد شد. بنابراین بهتر است این هزینه های ثابت را با الصاق Note یا یادداشتی به فعالیت مستند نمایید.

اما ممکن است مقادیر تجمیع شده هزینه ها برای فعالیت ها اشتباه به نظر برسد؟؟؟؟

در حقیقت اگر شما هزینه ثابتی برای فعالیت های مجزا داشته باشید و البته هزینه ی ثابتی نیز برای کل پروژه یعنی سطح Project Summary Task در نظر گرفته باشید، آنگاه این مقادیر در سطح Project Summary Task و در هر کدام از فعالیت های سطح مادر تجمیع نخواهد شد. چرا که ممکن است شما احتیاج داشته باشید تا یک هزینه ثابت برای هر کدام از فاز های پروژه در نظر بگیرید که متعاقبا در سطوح مادر فعالیت ها یعنی Summary Tasks نمایش داده می شود. به علاوه ممکن است یک هزینه ثابت نیز برای کل پروژه در نظر بگیرید. با یک نگاه متوجه می شوید که جمع هزینه های ثابت فعالیت ها در سطوح مادر و همچنین سطح مادر پروژه به درستی نمایش داده نشده است. اما تمامی این هزینه ها در فیلد Total Cost به درستی تجمیع شده است. فقط به یاد داشته باشید که فیلد Total Cost مجموع هزینه های منابع و هر گونه هزینه ثابتی می باشد.

 

 

 

   کانال تلگرام آموزش مایکروسافت پروژه