بعضی از مدیران پروژه مهارت ها و منابع مورد نیاز را هم زمان با تعریف بسته های کاری پروژه شناسایی می کنند، اما بعضی دیگر در ابتدا بر روی تکمیل ساختار شکست کار تمرکز می کنند و سپس منابع مورد نیاز پروژه را شناسایی می کنند. در هر صورت مدیران پروژه با شناسایی منابع کاری به صورت مجموعه های مهارتی ( تحلیل گر مالی، بازاریاب، نقاش، تعمیر کار، توسعه دهنده جاوا ) و تجهیزات کلی ( سرور کامپیوتر، دستگاه چاپ و ....) آغاز به کار می کنند. زیرا شما نمی توانید منابع خاص را تا قبل از شناسایی مهارت های مورد نیاز و تاریخ های خاص فعالیت در نرم افزار ثبت کنید.

خوشبختانه این رویکرد تکرار پذیر در نرم افزار مایکروسافت پروژه گنجانده شده است. منابع عام یا Generic Resources به عنوان یک سمبل برای مجموعه های مهارتی و افراد مورد نیاز به کار می رود. البته در صورتیکه شما تعداد کمی نیروی کاری داشته باشید، می توانید اسامی آنها را به نرم افزار اضافه کنید. سپس آنها را از طریق یک رویکرد عادلانه تخصیص دهید.

به طور مثال تعداد افراد مورد نیاز برای یک فعالیت خاص را نمی دانید. در چنین شرایطی می توانید منابع Generic  را به فعالیت تخصیص دهید، تا برآوردی از مدت زمان انجام فعالیت و هزینه ها را بدست آورید. در صورتیکه زمانبندی بسیار طولانی و یا هزینه ها افزایش یافت، آنگاه می توانید تغییراتی را لحاظ کنید. با افزایش منابع، مدت زمان اجرای فعالیت ها را کوتاهتر کنید و یا نرخ پرداخت ها را کاهش دهید تا هزینه ها کم شود. اگر این زمانبندی و تخصیص منابع مورد رضایت شما قرار گرفت ، اطلاعات مورد نیاز به جهت تشکیل تیم برای منابع خاص را خواهید داشت. سپس به محض شناسایی افراد و یا تجهیزات خاص می توانید، منابع Generic را با منابع خاص شناسایی شده جایگزین نمایید. البته در این حالت نیز می توانید فعالیت هایی که دارای منابع Generic می باشند را فیلتر نمایید تا مشکلات تیم پروژه خود را شناسایی کنید.

با دریافت اطلاعات کافی در مورد منابع مانند زمان های کاری یا دسترس پذیری و هزینه ها می توانید این اطلاعات را وارد نرم افزار نمایید. نرم افزار مایکروسافت پروژه این اطلاعات را برای محاسبه ی دقیق تر زمانبندی و هزینه های پروژه استفاده می کند . در نرم افزار دو شیوه برای وارد کردن اطلاعات منابع به طور مستقیم تعبیه شده است. نمای Resource Sheet برای وارد کردن هر کدام از منابع با جزئیات بسیار ایده آل می باشد. در صورتیکه اطلاعاتی را در دیتا بیس و کامپیوتر خود ذخیره کرده باشید به راحتی و در کوتاهترین زمان می توانید آنها را وارد اطلاعات پروژه خود نمایید، مشابه آنچه که برای ثبت فعالیت ها مطرح شد.

 

 

انتشار مطالب با ذکر منبع بلا مانع است.