شما می توانید برخی از فعالیت ها را به صورت مایل استون ها در برنامه پروژه خود پیاده نمایید. با برافراشتن پرچم مایل استون ها در پروژه خود و نمایش آن در نمودار گانت چارت، قادر خواهید بود تا زمان دست یابی به معیار های پروژه خود را مشاهده کنید.
شما می توانید برخی از فعالیت ها را به صورت مایل استون ها در برنامه پروژه خود پیاده نمایید. با برافراشتن پرچم مایل استون ها در پروژه خود و نمایش آن در نمودار گانت چارت، قادر خواهید بود تا زمان دست یابی به معیار های پروژه خود را مشاهده کنید.
ممکن است تمایل داشته باشید یک تاریخ پایان مشخص برای فعالیت با زمانیدی اتوماتیک در نظر بگیرید. در حقیقت محدودیتی از نوع MFO برای فعالیت لحاظ کنید تا فعالیت در یک تاریخ مشخص خاتمه یابد. اما بهتر است به جای اعمال چنین محدودیت غیر ضروری که انعطاف پذیری را از زمانبندی می گیرد، از یک یادآور کننده یا فرجه استفاده نمایید.
همواره به یاد
داشته باشید که یک فعالیت به طور پیش فرض دارای محدودیت ASAP و یا ALAP می باشد.
بنابراین هیچگاه تصور نکنید که می توان برای یک فعالیت محدودیتی را اضافه و یا حذف
نمود. به هنگام تغییر محدودیت های اعمال شده برای یک فعالیت با حالت زمانبندی
اتوماتیک، معمولا از یک نوع منعطف به محدودیت با انعطاف پذیری کمتر و یا حتی
بالعکس انتقال می یابید.
هنگام ایجاد محدودیت ها برای فعالیت ها لازم است بدانید که سه سطح انعطاف پذیری در محدودیت ها وجود دارد:
1- محدودیت های انعطاف پذیر؛ 2- محدودیت های نیمه انعطاف پذیر؛ 3- محدودیت های غیر انعطاف پذیر.
با تبین وابستگی های ما بین فعالیت ها، زمانبندی شما شکل می گیرد و هر چه بیشتر معرف مدل پروژه شما خواهد بود. نرم افزار مایکروسافت پروژه از اطلاعات فعالیت ها استفاده می کند و آنچه را که شما ثبت نموده اید را کنترل می نماید تا در این راستا پروژه ی شما را از ابتدا تا انتها زمانبندی نماید. به طور پیش فرش نرم افزار هر فعالیتی را به گونه ای زمانبندی می کند تا در زودترین تاریخ ممکن شروع شود.
فرض کنید دو فعالیت در اختیار دارید که با لینک FS به یکدیگر متصل شده اند. سپس متوجه می شوید که فعالیت پس نیاز نمی تواند به محض اتمام فعالیت پیش نیاز آغاز شود. بنابراین احتیاج به تعریف زمان تاخیر و یا Lag Time خواهید داشت. و یا فعالیتی در اختیار دارید که به محض اتمام فعالیت قبلی شروع نمی شود. بلکه متوجه شدید که فعالیت پیش نیاز لزوما نباید به اتمام برسد تا فعالیت پس نیاز آغاز گردد.
تا کنون نحوه ی اعمال وابستگی از نوع FS مطرح شد. اما چگونه می توان انواع دیگری از وابستگی ها را برای یک فعالیت در نظر گرفت؟
در این مرحله تمام فعالیت های شما دارای مدت زمان
های واقعی می باشند، اما آنچه که واقعی به نظر نمی رسد این موضوع است که تمام
فعالیت ها از تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. اگر چه ممکن است برخی از فعالیت ها از
تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. درحالیکه برخی دیگر از فعالیت ها نمی توانند، قبل از پایان بعضی از فعالیت ها پایان پذیرند، شروع شوند. برخی اوقات، بعضی از فعالیت
ها وابسته به تکمیل یک فعالیت می باشند و بعضی دیگر باید قبل از شروع یک فعالیت
پایان یابند. بنابراین در مرحله ی زمانبندی باید فعالیت هایی را که به یکدیگر وابسته
اند را ارتباط دهید.
زمانیکه لیست فعالیت ها را در نرم افزار تکمیل نمودید، وارد مرحله زمانبندی پروژه خواهید شد. برای خلق یک زمانبندی واقعی، شما می توانید از ثبت مدت زمان اجرای فعالیت ها شروع نمایید.
با توجه به اینکه
بر روی یک پروژه غیر رسمی کوچک کار می کنید و یا در حال برنامه ریزی یک پروژه عظیم
هستید، در هر حال قادر خواهید بود، با یکی از حالت های زمانبندی کار کنید و یا
ترکیبی از هر دو را در پروژه خود پیاده کنید در این بخش چگونگی تغییر وضعیت پروژه
از حالت زمانبندی اتوماتیک به دستی و بالعکس شرح داده خواهد شد.
زمانبندی اتوماتیک و دستی
شرکت مایکروسافت از نسخه 2010 به بعد نرم افزار
قابلیت Task Mode را اضافه نمود. این ویژگی به شما امکان می دهد که زمان شروع و
پایان فعالیت را خود کنترل کنید (Manually
scheduled) و یا از نرم افزار بخواهید این
تاریخ ها را به طور اتوماتیک محاسبه نماید (Auto scheduled).
قبل از اضافه شدن این قابلیت به نرم افزار ( نسخه 2007 به قبل)، تمامی
فعالیت ها به طور اتوماتیک زمانبندی می شدند. اگرچه این نوع زمانبندی کمک بسیار
بزرگی به پروژه های عظیم می نماید، اما زمانبندی دستی نیز ویژگی های خاص خود را
دارا می باشد.
بسیاری از مدیران پروژه و سازمان ها از ساختار شکست کار به عنوان یک عنصر ضروری در متدلوژی مدیریت پروژه خود استفاده می کنند. مشابه آنچه که در ساختار پیکر بندی پروژه مشخص می شود، ساختار شکست کار WBS نیز یک نمای سلسله مراتبی از موارد تحویل شدنی می باشد، که دارای سطوح مختلف می باشد. هر سطح WBS با یک کد شناخته می شود. سطوح معرف فعالیت مادر، زیر فعالیت ها، بسته های کاری و موارد تحویل شدنی می باشد. و می توان لیست فعالیت ها را براساس WBS تعریف نمود.
به منظور برنامه ریزی، ردیابی و مدیریت پروژه با نرم افزار مایکروسافت پروژه شما اطلاعات متنوعی مانند فعالیت ها، منابع، تخصیص ها، مدت زمان فعالیت ها، نرخ مصرف منابع و ... را به نرم افزار می دهید. نرم افزار در مقابل محاسبات را بر روی این ورودی ها انجام می دهد و در نهایت اطلاعات بیشتری شامل تاریخ شروع و پایان، هزینه ها و فعالیت های انجام نشده را ارائه می دهد. در نرم افزار بیش از 400 قطعه اطلاعات برای فعالیت ها، منابع و تخصیص ها می توان در نظر گرفت. در هرحال شما قادر نخواهید بود این حجم وسیعی از اطلاعات را در یک مکان مشاهده نمایید.
در پروژه شما ممکن است فعالیت هایی موجود باشند که در فاصله های زمانی منظمی تکرار شوند. به طور مثال یکی از اعضا تیم شما باید اطلاعاتی خاصی را جمع آوری و گزارش آن را در اولین دوشنبه هر ماه ارائه دهد. به جای اینکه این فعالیت های مشابه را برای هر هفته و یا هر ماه وارد نمایید، بهتر است فعالیت از نوع تکرار پذیر در پروژه خود ایجاد کنید.
مرحله وارد نمودن فعالیت ها در نرم افزار منطبق با تعریف فعالیت ها در فرآیند مدیریت پروژه می باشد. در حقیقت تیم برنامه ریزی، فعالیت ها را در راستای ایجاد اقلام تحویل شدنی و دست یابی به اهداف پروژه تعریف می کنند و البته تعریف فعالیت ها به کمک بیانیه حوزه و ساختار شکست کار انجام خواهد شد. اقلام تحویل شدنی که در ساختار شکست کار مشخص شده اند، به فعالیت های کوچکتر و جزئی تر تقسیم می شوند تا در این صورت بتوان آن ها را به راحتی مدیریت و کنترل نمود. در خیلی از سازمان ها متدولوژی مدیریت پروژه تاکید دارد که در ابتدا ساختار شکست کار تبیین و سپس لیست فعالیت ها ایجاد گردد. اما این دو مرحله ممکن است در سازمان های دیگر به طور همزمان انجام شود.
در صورتیکه تمایل داشته باشید تقوبم کاری متناسب
با شرایط متداول خود برای پروژه به کار ببرید و یا تقویم جداگانه ای برای منابع و
یا فعالیت ها در نظر بگیرید، آنگاه بهتر است که خود تقویم جدیدی را برای پروژه
ایجاد کنید.
شما می توانید تعطیلات و روزهای خاصی را به تقویم
مبنای پروژه خود اضافه کنید. این روزهای خاص ممکن است تعطیلات رسمی و غیر رسمی
محیط کاری شما باشند و یا حتی ممکن است در این روز ها به دلایل مختلفی چون جلسات
هفتگی ساعت کاری پروژه کمتر گردد. این روز ها می توانند تنها یک بار به وقوع
بپیوندند و یا حتی با الگویی خاص در طول مدت اجرای پروژه تکرار شوند. به طور مثال
اگر شما برنامه ای برای مدت سه سال را طرح ریزی نموده اید، می توانید تعطیلات
نوروز را به تقویم مبنای خود به عنوان روزهای خاص اضافه نمایید. و یا اگر شما
بدانید که به طور مثال در اولین شنبه ی هر ماه از ساعت 8 الی 10 صبح عملا هیچ کاری بر روی
پروژه به علت جلسات ماهانه تیم کاری انجام نمی شود، می توان این استثناها را در تقویم مبنا اعمال نمود.
پروژه شما ممکن است در دوره خاصی، احتیاج به زمان های کاری متفاوتی داشته باشد که به طور موقتی باید در زمانبندی پروژه لحاظ گردد. به طور مثال یک شرکت ساختمانی را در نظر بگیرید که تصمیم گرفته تا نمای بیرونی پروژه ی ساختمانی خود را تا قبل از زمستان به پایان برساند. بنابراین این شرکت باید زمانبندی این بخش از پروژه ی خود را تا قبل از زمستان تسریع ببخشد.
شما هر تعداد هفته کاری جدید می توانید به
تقویم مبنا اضافه کنید تا مطمئن شوید زمانبندی نرم افزار شرایط کاری شما را منعکس
می کند.
ممکن است این سوال مطرح شود که چه طور می توان
تقویم مبنا را با روزها و زمان های کاری سازمان خود تطبیق داد؟ در این پست به
اصلاح تقویم مبنا خواهیم پرداخت. در حقیقت شما می توانید تقویم پروژه خود را
براساس زمان های کاری نرمال و همچنین زمان های بیکاری تیم خود تغییر دهد. شما قادر
خواهید بود تمام تعطیلات رسمی را به تقویم اضافه نمایید و تعطیلاتی که به طور
استثنا به وقوع می پیوندند را نیز در
تقویم مبنا در نظر بگیرید.
با استفاده از تقویم پروژه شما قادر خواهید بود،
روزها و زمان های کاری را برای پروژه و فعالیت ها تعریف نمایید. البته تقویم پروژه
به عنوان یک تقویم پیش فرض برای منابع کاری پروژه شما نیز در نظر گرفته خواهد شد.
در حقیقت تقویم پروژه نشان می دهد که چه زمانی سازمان شما بر روی پروژه کار می کند و
چه زمانی کاری انجام نمی دهد. از این طریق شما می توانید یکی از اصول بنیادی برای
زمانبندی فعالیت ها را وضع نمایید.
قلب مدبریت پروژه برنامه ریزی پروژه می باشد. به همین علت پروسه ی برنامه ریزی برای یک پروژه جدید به حجم کاری قابل توجهی احتیاج دارد. اما بعد از اتمام این مرحله شما قادر خواهید برنامه پروژه خود را از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه پیاده نمایید.
در مرحله ای اول باید یک فایل جدید در نرم افزار ایجاد نمایید. این فایل را می توانید از فایل های ذخیره شده در حافظه کامپیوتر ایجاد نمایید یا از Template هایی که خود شرکت مایکروسافت فراهم نموده است. در قدم بعد باید نحوه ی زمانبندی نرم افزار برای پروژه را مشخص نمایید. در حقیقت اولین تصمیم شما مربوط به زمانبندی در این مرحله گرفته می شود.
