در این مرحله تمام فعالیت های شما دارای مدت زمان
های واقعی می باشند، اما آنچه که واقعی به نظر نمی رسد این موضوع است که تمام
فعالیت ها از تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. اگر چه ممکن است برخی از فعالیت ها از
تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. درحالیکه برخی دیگر از فعالیت ها نمی توانند، قبل از پایان بعضی از فعالیت ها پایان پذیرند، شروع شوند. برخی اوقات، بعضی از فعالیت
ها وابسته به تکمیل یک فعالیت می باشند و بعضی دیگر باید قبل از شروع یک فعالیت
پایان یابند. بنابراین در مرحله ی زمانبندی باید فعالیت هایی را که به یکدیگر وابسته
اند را ارتباط دهید.
زمانیکه شما وابستگی مابین فعالیت ها و مدت زمان آنها را ترکیب می کنید، برنامه ی پروژه شما شبیه به یک زمانبندی واقعی خواهد شد. شما قادر خواهید بود تاریخ های شروع و پایان امکان پذیر را نه تنها برای تک تک فعالیت ها بلکه برای تمام فاز های اصلی، مایل استون ها و کل پروژه مشاهده نمایید. درحقیقت به محض اینکه شما بین دو فعالیت لینکی ایجاد می کنید، نرم افزار تاریخ شروع و پایان فعالیت پس نیاز را براساس پارامترهایی چون تاریخ شروع و پایان فعالیت پیش نیاز، نوع وابستگی، مدت زمان فعالیت و هرگونه تخصیص منبع محاسبه می کنند.
هنگام ایجاد زمانبندی پروژه خود همواره توجه داشته باشید که وابستگی های مابین فعالیت ها، مورد نیاز پروژه شما می باشند و یا تنها منعکس کننده ی علاقه و ترجیح شما هستند. هنگام وضع وابستگی هایی که خیلی مورد نیاز پروژه شما نیستند، باید احتیاط کرد زیرا آنها می توانند مشکلات بعدی ناخواسته ای را برای پروژه شما ایجاد کنند. در حقیقت هنگام میزان نمودن برنامه پروژه و یا هنگام حل مشکلاتی که در زمان ردیابی پروژه رخ می دهند، تاجایی که ممکن است شما احتیاج به یک زمانبندی کاملا منعطف دارید. هرگونه وابستگی مابین فعالیت ها این انعطاف پذیری را کاهش می دهد.
یکی از متداولترین انواع وابستگی ها میان فعالیت ها، از نوع Finish-to-Start (FS) می باشد، که فعالیت پیش نیاز قبل از شروع فعالیت پس نیاز باید به اتمام رسیده باشد. برای ایجاد چنین لینکی بین فعالیت ها گام های زیر مورد نیاز است:
1- در نمای گانت چارت قرار بگیرید، تا تاثیر انواع وابستگی ها را به سرعت مشاهده نمایید.
2- 2 فعالیتی که تمایل دارید آنها را به یکدیگر ارتباط دهید را انتخاب کنید.
3- در سربرگ Task در گروه Schedule بر روی دکمه Link Tasks که شبیه چند حلقه زنجیر متصل به هم می باشد، کلیک نمایید. اگر دقت کنید در ستون Predecessor شماره یا ID Number فعالیت پیش نیاز در ردیف فعالیت پس نیاز را مشاهده خواهید کرد.
البته می توان تعداد زیادی از فعالیت ها را از این طریق به یکدیگر مرتبط کرد. کافی است، تمام فعالیت های مورد نظر را از لیست فعالیت های مورد نظر انتخاب نموده و در نهایت بر روی دکمه Link Tasks کلیک نمایید. در صورتیکه بر روی فعالیت پس نیاز نیز دوبار کلیک نمایید، پنجره ی Task Information باز خواهد شد. در این پنجره اگر بر روی سربرگ Predecessor کلیک نمایید، می توانید در ستون Task name فعالیت پیش نیاز مربوطه را از منوی باز شده بیابید و هم چنین نوع وابستگی را نیز تعریف کنید.
ساده ترین راه مرتبط کردن فعالیت ها از طریق نمودار گانت چارت می باشد. در حقیقت اگر نشانه گر موس را بر روی اواسط میله ی فعالیت پیش نیاز در نمودار گانت چارت قرار دهید، تبدیل به یک به علاوه بزرگ خواهد شد. به محض اینکه drag کردن به سمت فعالیت پس نیاز را شروع کنید، نشانه گر موس به صورت آیکون Link tasks (چند زنجیر متصل به هم) ظاهر خواهد شد. این روش تنها برای وابستگی از نوع FS مناسب خواهد بود.
نتایج ایجاد ارتباط بین فعالیت هایی که از زمانبندی اتوماتیک تبعیت می کنند، کاملا مشابه انواع زمانبندی دستی می باشد. اما در انواع زمانبتدی دستی اگر فیلد هایی مانند مدت زمان فعالیت و یا تاریخ شروع و پایان فعالیت را تکمیل نکرده باشید، آنگاه به محض برقراری ارتباط بین فعالیت ها این فیلد ها به طور اتوماتیک توسط نرم افزار تکمیل خواهد شد. نرم افزار برای فیلد مدت زمان، زمان یک روزه و تخمینی 1d? را در نظر می گیرد و تاریخ شروع فعالیت را به تاریخ شروع پروژه منتقل می نماید و براساس این اطلاعات تاریخ پایان فعالیت محاسبه می شود.
زمانیکه فعالیت های از نوع زمانبندی دستی را به
یکدیگر ارتباط می دهید که حاوی اطلاعاتی است در تعارض با لینک ایجاد شده است، آنگاه
نرم افزار به وابستگی بین فعالیت ها اولویت داده و اطلاعات فعالیت ها را براساس آن
به روز می کند و در صورتیکه تاریخ شروع و یا پایان فعالیتی از نوع زمانبندی دستی
را به گونه ای اصلاح کنید که با وابستگی مابین فعالیت ها ناسازگار باشد، آنگاه
فعالیت به صورت یک مشکل زمانبندی در نرم افزار ظاهر می شود. این مشکل به همراه راه
حل های محتمل آن در Task
inspector (موجود در سربرگ Task گروه Tasks) به نمایش در
خواهد آمد.
با ایجاد تغییر در اطلاعات زمانبندی یک فعالیت (به طور مثال مدت زمان آن و یا وابستگی های فعالیت) ممکن است بر روی دیگر فعالیت هایی که به آن وابسته نیز تاثیر بگذارد. به طور پیش فرض سلول هایی که در آن با اصلاح یکی از فیلد های فعالیت در آن تغییر ایجاد می شود، به طور موقت توسط نرم افزار به رنگ دیگری نمایش داده خواهند شد. بنابراین شما قادر خواهید بود تا تاثیر تغییرات ایجاد شده را به سرعت مشاهده کنید.
نکته ی پایانی :
زمانی که یک سری از فعالیت ها را انتخاب و آنها
را از طریق دکمه Link tasks به یکدیگر مرتبط می کنید. فعالیت ها به ترتیب از بالای لیست (با کمترین
شماره یا ID number) به فعالیت های پایین لیست (با بیشترین شماره) مرتبط می شوند. در
حقیقت فرقی نمی کند شما از بالا به پایین یا از پایین به بالا لیست فعالیت ها را
انتخاب یا drag کنید. حتی اگر به کمک کلید Shift کیبورد هم فعالیت
ها را انتخاب کنید ترتیب انتخاب فعالیت ها هیچ تاثیری بر ایجاد وابستگی ها نخواهند
داشت.
اما اگر از کلید Ctrl کیبورد برای
انتخاب فعالیت های ناهمجوار استفاده کنید، آنگاه فعالیت ها به ترتیبی به یکدیگر
لینک می شوند که آنها را انتخاب نموده اید. از این شیوه می توان زمانی استفاده کرد
که تمایل داشته باشید، فعالیتی که در انتهای لیست است را پیش نیاز فعالیتی در
بالای لیست نمایید.
انتشار مطالب با ذکر منبع بلامانع است.
نیلوفر