قلب مدبریت پروژه برنامه ریزی پروژه می باشد. به همین علت پروسه ی برنامه ریزی برای یک پروژه جدید به حجم کاری قابل توجهی احتیاج دارد. اما بعد از اتمام این مرحله شما قادر خواهید برنامه پروژه خود را از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه پیاده نمایید.
در مرحله ای اول باید یک فایل جدید در نرم افزار ایجاد نمایید. این فایل را می توانید از فایل های ذخیره شده در حافظه کامپیوتر ایجاد نمایید یا از Template هایی که خود شرکت مایکروسافت فراهم نموده است. در قدم بعد باید نحوه ی زمانبندی نرم افزار برای پروژه را مشخص نمایید. در حقیقت اولین تصمیم شما مربوط به زمانبندی در این مرحله گرفته می شود.
شما باید تعیین نمایید که نرم افزار زمانبندی پروژه ی شما را از یک تاریخ شروع و یا از یک تاریخ پایان معین انجام دهد. در اغلب موارد شما یک تاریخ پایان برای پروژه در نظر گرفته اید. اما شما می توانید پروژه را براساس تاریخ شروع زمانبندی نمایید و در نهایت بررسی نمایید که تاریخ اتمام پروژه با تاریخ از پیش تعیین شده منطبق است یا خیر.
به طور مثال فرض کنید، تمایل دارید پروژه ای با 100 فعالیت را از تاریخ شروع زمانبندی نمایید. مدت زمان فعالیت ها، توالی آنها و ارتباطات ما بین فعالیت ها در دسترس است. زمانیکه شما هیچ تاریخ شروع و یا پایانی را برای فعالیت ها در نظر نگرفته باشید و زمانبندی اتوماتیک را برای فعالیت ها اعمال نمایید، نرم افزار فعالیت ها را به گونه ای زمانبندی می نماید که در زودترین زمان ممکن به اتمام برسند. در حقیقت نرم افزار تاریخ شروع اولین فعالیت را منطبق با تاریخ شروع پروژه در نظر می گیرد و با توجه به مدت زمان، توالی و ارتباطات مابین فعالیت ها، بقیه آنها را نیز تا آخرین فعالیت در ادامه قرار می دهد. در صورتیکه در این زمانبندی، آخرین فعالیت در تاریخی دیرتر از تاریخ پایان از پیش در نظر گرفته شده به اتمام برسد، شما می توانید مدت زمان و توالی فعالیت ها و یا حتی منابع تخصیص داده شده به آنها را مجددا تنظیم نمایید، تا پروژه در زمانی مطلوب به اتمام برسد. بنابراین مشاهده می شود که با زمانبندی به روش تاریخ شروع شما می توانید به نتایج قابل پیش بینی تری دسترسی داشته باشید.
در حالتی دیگر شما ممکن است، تاریخ پایان پروژه را بدانید، اما در مورد تاریخ شروع پروژه مطمئن نباشید. این حالت ممکن است در زمانی رخ دهد که شما پروژه را از منبع دیگری دریافت می کنید که می تواند تاخیری در تحویل پروژه به شما داشته باشند. و یا از متدولوژی مدیریت پروژه ای استفاده می کنید که زمانبندی فعالیت ها را از تاریخ اتمام پروژه در نظر می گیرد. مانند مثالی که در بالا مطرح شد، داده های مورد نیاز پروژه در دسترس تنها با این تفاوت که نرم افزار فعالیت ها را براساس دیرترین زمان شروع زمانبندی می نماید. در حقیقت نرم افزار آخرین فعالیت پروژه شما را به گونه ای زمانبندی می نماید که در تاریخ پایان تعیین شده به اتمام برسد و بقیه فعالیت ها را به صورت پس رو تا اولین فعالیت قرار می دهد. در صورتیکه اولین فعالیت قبل از تاریخ جاری و یا خیلی زودتر از نیاز شما شروع شود، آنگاه باید اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهید.
توجه داشته باشد که در هرکدام از دو شیوه ی زمانبندی مطرح شده، محدودیت های اعمال شده برای فعالیت ها و هم چنین تسطیح منابع متفاوت خواهد.
برای تنظیم زمانبندی پروژه براساس تاریخ شروع گام های زیر باید طی شود
1- در سربرگ project، در گروه Properties، مطابق شکل زیر Project Information انتخاب شود
در این مرحله پنجره Project Information به صورت زیر ظاهر می شود.
2-در بخش Start date باید تاریخ شروع پروژه را وارد نمایید. به طور پیش فرض در این بخش تاریخ امروز به نمایش درآمده است.
3- سپس در بخش Schedule From باید Project Start Date انتخاب گردد.
همانطور که مشاهده می کنید بخش Finish date غیر فعال می باشد و شما امکان انتخاب تاریخی را برای این بخش ندارید. در حقیقت نرم افزار براساس زمانبندی که انجام می دهد این تاریخ را به شما اعلام می نمایید.
درصورتیکه تمایل داشته باشید شیوه ی دوم زمانبندی
یعنی از طریق تاریخ پایان، را انتخاب نمایید. باید در بخش فوق Project Finish Date
را انتخاب نمایید. در این شرایط بخش Finish date برای شما فعال
می شود و در مقابل بخش Start
Date غیر فعال می گردد.
