Earned Value analysis

به محض اینکه پروژه ی خود را ارزیابی و کنترل می نمایید، احتمالاً احتیاج خواهید داشت تا جنبه های مختلف عملکرد پروژه خود را آنالیز نمایید. آنالیز پروژه یا همان خرد کردن داده های پروژه می تواند به شما دیدی واقعی تر در اجرای پروژه دهد. مدبران و سهام دارن پروژه ممکن است، شاخص های کلیدی و برآوردهای پروژه را بازبینی نمایند. این شاخص ها در بررسی اثربخشی برنامه پروژه کمک شایانی خواهد کرد. بهترین شیوه برای آزمون عملکرد پروژه آنالیز ارزش کسب شده یا Earned Value Analyze می باشد. این روش رویکردی سیستماتیک برای اندازه گیری و ارزیابی پارامترهایی چون زمانبندی، هزینه و حجم کاری انجام شده در پروژه می باشد.

به روز رسانی پیشرفت پروژه با استفاده از زمانبندی فعالیت

 

به کمک نرم افزار قادر خواهید بود تا برنامه پیشرفت پروژه خود را از طریق اطلاعات زمانبندی فعالیت ها مانند درصد تکمیل، مدت زمان فعالیت، تاریخ شروع و تاریخ پایان فعالیت به روز رسانی نمایید. این روش ها احتیاجی به اطلاعات منابع در پروژه نخواهند داشت. این موضوع اشاره به شرط سوم از انتخاب روش های ردیابی دارد.

اصلاح تاریخ اتمام پروژه

یک پروژه با محدودیت زمانی پروژه ای می باشد که تاریخ اتمام آن جزء مهم ترین فاکتورهای زمانبندی پروژه به شمار می آید. اگر چه هنوز احتیاج دارید که محدودیت بودجه را متعادل و حوزه ی پروژه را حاصل نمایید. اما تاریخ اتمام پروژه به عنوان بالاترین اولویت حکمفرانی می کند. در صورتیکه برنامه ی پروژه شما تاریخ اتمام پروژه را محاسبه می کند، ممکن است این تاریخ بعد از تاریخ هدف شما قرار بگیرد.

کنترل تغییرات زمانبندی

به محض اینکه شما منابع جدیدی را به فعالیت هایی با انواع زمانبندی اتوماتیک تخصیص دهید، آنگاه دو رویکرد

برای کنترل نحوه ی زمانبندی فعالیت ها پیش روی شما خواهد بود:

1.       انواع فعالیت ها به صورت Fixed Unit-   Fixed Work-    Fixed Duration

2.       زمانبندی به صورت Effort Driven

با استفاده از این روش ها به محض اینکه برنامه پروژه خود را برای رسیدن به یکی از محدودیت های بودجه، تاریخ تحویل و یا حوزه بهینه می کنید، آنگاه زمانبندی به نحوی که شما انتظار دارید و یا آنچه در واقعیت رخ می دهد تغییر می یابد.

تنظیم و بررسی برنامه پروژه

در یک جهان کامل، شما حوزه ی پروژه ی خود را تعریف می کنید، فعالیت ها را زمانبندی می کنید، منابع را تخصیص می دهید و به همین سرعت طرح پروژه تکمیل خواهد شد و آماده برای اجرا می باشد. اما در واقعیت بعد از اینکه فعالیت ها را زمانبندی نمودید و منابع را تخصیص دادید، معمولا احتیاج دارید تا نتایج را بررسی نمایید و مشاهده کنید که آیا آنها با انتظارات و نیازهای شما مطابقت دارند یا خیر؟

Team Planner

 Team Planner نمای جدیدی است که از نسخه 2010 به نرم افزار اضافه شده است و می توانید با استفاده از این نما زمانبندی فعالیت ها را در یک فضای گرافیکی مرتب نمایید.

مشاهده بازخوردها هنگام اعمال تغییرات زمانبندی

تا به حال به این موضوع فکر کرده اید، که کوچکترین تغییری در یک فعالیت ممکن است تغییرات ناخواسته ای را در دیگر فعالیت های اطراف آن موجب شود. تنها با افزایش مدت زمان یک فعالیت و یا حتی تغییر یک لینک مابین فعالیت ها تغییرات غیره منتظره ای در سرتاسر پروژه ایجاد خواهد شد.

کارکردن با تقویم فعالیت ها

زمانبندی فعالیت های شما براساس مدت زمان ها، وابستگی ها و محدودیت ها خواهد بود. البته پارامتر دیگری که بر زمانبندی پروژه تاثیر می گذارد، تقویم پروژه می باشد. در صورتیکه تقویم پروژه شما دیکته کند که ساعت کاری از دوشنبه تا جمعه از ساعات 8 صبح تا 5 عصر باشد، زمانبندی نیز از آن تبعیت خواهد کرد.اگر منبعی به فعالیتی تخصیص داده شود که از شنبه تا یکشنبه از ساعت 9 صبح تا 9 شب کار کند، آنگاه فعالیت نیز بر همین اساس زمانبندی می شود. در حقیقت در این شرایط فعالیت بر طبق تقویم منبع تخصیصی به جای تقویم پروژه زمانبندی می شود. اما بعضی از اوقات شما فعالیتی دارید که باید متفاوت از زمان های کاری منعکس شده در تقویم پروژه یا تقویم منبع تخصیصی زمانبندی شود.

Deadline

ممکن است تمایل داشته باشید یک تاریخ پایان مشخص برای فعالیت با زمانیدی اتوماتیک در نظر بگیرید. در حقیقت محدودیتی از نوع MFO برای فعالیت لحاظ کنید تا فعالیت در یک تاریخ مشخص خاتمه یابد. اما بهتر است به جای اعمال چنین محدودیت غیر ضروری که انعطاف پذیری را از زمانبندی می گیرد، از یک یادآور کننده یا فرجه استفاده نمایید.

ایجاد تغییرات در محدودیت های زمانی

همواره به یاد داشته باشید که یک فعالیت به طور پیش فرض دارای محدودیت ASAP و یا ALAP می باشد. بنابراین هیچگاه تصور نکنید که می توان برای یک فعالیت محدودیتی را اضافه و یا حذف نمود. به هنگام تغییر محدودیت های اعمال شده برای یک فعالیت با حالت زمانبندی اتوماتیک، معمولا از یک نوع منعطف به محدودیت با انعطاف پذیری کمتر و یا حتی بالعکس انتقال می یابید.

کارکردن با انواع محدودیت های انعطاف پذیر و غیر انعطاف پذیر

هنگام ایجاد محدودیت ها برای فعالیت ها لازم است بدانید که سه سطح انعطاف پذیری در محدودیت ها وجود دارد:

1-     محدودیت های انعطاف پذیر؛ 2- محدودیت های نیمه انعطاف پذیر؛ 3- محدودیت های غیر انعطاف پذیر.

اعمال محدودیت های زمانی برای فعالیت ها

با تبین وابستگی های ما بین فعالیت ها، زمانبندی شما شکل می گیرد و هر چه بیشتر معرف مدل پروژه شما خواهد بود. نرم افزار مایکروسافت پروژه از اطلاعات فعالیت ها استفاده می کند و آنچه را که شما ثبت نموده اید را کنترل می نماید تا در این راستا پروژه ی شما را از ابتدا تا انتها زمانبندی نماید. به طور پیش فرش نرم افزار هر فعالیتی را به گونه ای زمانبندی می کند تا در زودترین تاریخ ممکن شروع شود.

اضافه کردن Lag Time و Lead Time به وابستگی ها

فرض کنید دو فعالیت در اختیار دارید که با لینک FS به یکدیگر متصل شده اند. سپس متوجه می شوید که فعالیت پس نیاز نمی تواند به محض اتمام فعالیت پیش نیاز آغاز شود. بنابراین احتیاج به تعریف زمان تاخیر و یا Lag Time خواهید داشت. و یا فعالیتی در اختیار دارید که به محض اتمام فعالیت قبلی شروع نمی شود. بلکه متوجه شدید که فعالیت پیش نیاز لزوما نباید به اتمام برسد تا فعالیت پس نیاز آغاز گردد.

اصلاح و یا حذف وابستگی میان فعالیت ها

تا کنون نحوه ی اعمال وابستگی از نوع FS مطرح شد. اما چگونه می توان انواع دیگری از وابستگی ها را برای یک فعالیت در نظر گرفت؟

ثبت وابستگی مابین فعالیت ها

در این مرحله تمام فعالیت های شما دارای مدت زمان های واقعی می باشند، اما آنچه که واقعی به نظر نمی رسد این موضوع است که تمام فعالیت ها از تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. اگر چه ممکن است برخی از فعالیت ها از تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. درحالیکه برخی دیگر از فعالیت ها نمی توانند، قبل از پایان بعضی از فعالیت ها پایان پذیرند، شروع شوند. برخی اوقات، بعضی از فعالیت ها وابسته به تکمیل یک فعالیت می باشند و بعضی دیگر باید قبل از شروع یک فعالیت پایان یابند. بنابراین در مرحله ی زمانبندی باید فعالیت هایی را که به یکدیگر وابسته اند را ارتباط دهید.

ثبت مدت زمان فعالیت ها

زمانیکه لیست فعالیت ها را در نرم افزار تکمیل نمودید، وارد مرحله زمانبندی پروژه خواهید شد. برای خلق یک زمانبندی واقعی، شما می توانید از ثبت مدت زمان اجرای فعالیت ها شروع نمایید.

زمانبندی اتوماتیک و دستی (ادامه)

 

زمانبندی اتوماتیک و دستی

زمانبندی اتوماتیک و دستی

شرکت مایکروسافت از نسخه 2010 به بعد نرم افزار قابلیت Task Mode را اضافه نمود. این ویژگی به شما امکان می دهد که زمان شروع و پایان فعالیت را خود کنترل کنید (Manually scheduled) و یا از نرم افزار بخواهید این تاریخ ها را به طور اتوماتیک محاسبه نماید (Auto scheduled). قبل از اضافه شدن این قابلیت به نرم افزار ( نسخه 2007 به قبل)، تمامی فعالیت ها به طور اتوماتیک زمانبندی می شدند. اگرچه این نوع زمانبندی کمک بسیار بزرگی به پروژه های عظیم می نماید، اما زمانبندی دستی نیز ویژگی های خاص خود را دارا می باشد.

نحوه ی زمانبندی پروژه

قلب مدبریت پروژه برنامه ریزی پروژه می باشد. به همین علت پروسه ی برنامه ریزی برای یک پروژه جدید به حجم کاری قابل توجهی احتیاج دارد. اما بعد از اتمام این مرحله شما قادر خواهید برنامه پروژه خود را از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه پیاده نمایید.

 در مرحله ای اول باید یک فایل جدید در نرم افزار ایجاد نمایید. این فایل را می توانید از فایل های ذخیره شده در حافظه کامپیوتر ایجاد نمایید یا از Template  هایی که خود شرکت مایکروسافت فراهم نموده است. در قدم بعد باید نحوه ی زمانبندی نرم افزار برای پروژه را مشخص نمایید. در حقیقت اولین تصمیم شما مربوط به زمانبندی در این مرحله گرفته می شود.