استراتژی هایی برای رفع Overallocation

بعضی اوقات می توان تخصیص های منابع را جابه جا کرد تا مساله ی Overallocation  یا Underallocation حل گردد. در حقیقت این جا به جایی برای زمانی مناسب است که منابع با مهارت ها و دسترس پذیری های مشابه در اختیار داشته باشیم و شما می توانید از یکی از آنها برای انجام فعالیت به جای دیگری استفاده کنید. در صورتیکه امکان افزودن و یا جا به جایی منابع وجود ندارد، آنگاه در این شرایط می توان در انجام فعالیت تاخیر ایجاد کرد و یا زمان تخصیص منبع را به زمانی دیگر موکول کرد تا منبع مورد نظر زمان کافی برای انجام کار بر روی فعالیت را داشته باشد. البته می توان ساعت های اضافه کاری را برای دوره ی زمانی Overallocatrd فعالیت در نظر بگیرید.

تعیین بودجه برای پروژه

در صورتیکه شما نگران هزینه های پروژه می باشید، احتمال دارد که با بودجه ای محدود برای پروژه خود کار می کنید. ضروری است که هنگام برنامه ریزی و هم چنین اعمال هزینه های پروژه، همواره به انواع مختلف بودجه ها توجه ویژه داشته باشید. در صورتیکه بتوانید به راحتی بتوانید بودجه را در برابر هزینه های برنامه ریزی شده پروژه مقایسه کنید، آنگاه احتمال دارد که اغلب اوقات پروژه را در غالب بودجه مجاز هدایت کنید.

تعیین زمان پرداخت هزینه

Cost Accrual مشخص می کند که هزینه ها در چه نقطه ای از زمان به پروژه اعمال شوند. شما می توانید تعیین کنید که هزینه ها در ابتدای تخصیص و یا در انتهای آن پرداخت شوند. البته گزینه ی دیگری نیز وجود دارد با عنوان سرشکن Prorated که هزینه ها در سر تا سر طول دوره ی تخصیص توزیع می شوند و به عنوان پیش فرض برای تمام منبع جدید در نظر گرفته می شود. مشخص نمودن زمان پرداخت هزینه برای برنامه ریزی بودجه بسیار مهم می باشد.

تعیین چندین نوع هزینه برای یک منبع کاری یا مصرفی

فرض کنید بعضی از منابع کاری در اول فروردین ماه با افزایش 5 درصدی نرخ پرداخت روبه رو هستند و یا شاید در قرارداد یکی از منابع مصرفی تخفیفی برای ماه اول مصرف قید شده باشد و سپس هزینه ها برای ماههای بعدی به حالت معمولی باز می گردد. به عنوان مثالی دیگر شاید مشاوری یک نرخ پرداخت برای یک نوع کار و نرخ دیگری برای نوع دیگری کار در نظر دارد. شما می توانید هزینه های مختلف را برای زمان های مختلف با استفاده از جداول نرخ هزینه تعیین نمایید.

فرم دادن به حجم کاری تخصیص منبع

زمانیکه شما یک منبع کاری را به فعالیت تخصیص می دهید، زمان کاری تخصیص داده شده برای فعالیت معمولا به طور یکنواخت در طی مدت زمان فعالیت توزیع می شود. به طور مثال اگر مهندس عمران تنها منبع تخصیص داده شده تمام وقت به فعالیتی 4 روزه باشد، بنابراین مهندس عمران دارای 8 ساعت کاری در هر 4 روز خواهد بود و در صورتیکه تمایل داشته باشید تا نحوه ی تخصیص ساعت ها را تنظیم نمایید، می توانید میزان حجم کاری را از حالت یکنواخت تغییر شکل دهید.

ایجاد تغییرات در تخصیص منابع

شما می توانید 3 تغییر عمده را در تخصیص منابع پروژه خود اعمال نمایید:

1-     می توانید منابع بیشتری را به منابع تخصیص یافته یک فعالیت اضافه نمایید.

2-     می توانید منابعی را با منابعی دیگر جایگزین نمایید.

3-     می توانید یک منبع را از لیست منابع تخصیص یافته به فعالیت را حذف نمایید.

مرور اطلاعات تخصیص منبع

در نرم افزار روش های مختلفی برای مشاهده تخصیص منابع وجود دارد. شما می توانید به یک نمای Usage مراجعه نمایید که در این نماها تخصیص ها براساس هر فعالیت و یا تخصیص ها براساس هر کدام از منابع نمایش داده می شود. البته شما می توانید یک نما از نوع Form را به نمای Gantt Chart خود اضافه نمایید و اطلاعات مربوط به تخصیص منبع مرتبط با فعالیت های انتخابی را مشاهده نمایید.

تخصیص منابع هزینه ای به فعالیت ها

زمانیکه یک منبع هزینه ای به فعالیتی تخصیص داده می شود، در حقیقت یک آیتم هزینه ای را به فعالیت مرتبط کرده اید که برای تکمیل فعالیت باید به آن تزریق گردد. توجه داشته باشید که وارد نمودن هزینه ها برای منابع کاری مانند هزینه های استاندارد و یا اضافه کاری و حتی هزینه های هر بار مصرف به شما در ردیابی بخش اعظمی از هزینه های پروژه کمک شایانی می کنند. اما در منابع هزینه ای برخلاف منابع مصرفی و یا منابع کاری شما قادر نخواهید بود تا هیچ گونه هزینه ای را در نمای Resource Sheet و یا حتی Resource Information وارد نمایید. در حقیقت در این نما شما تنها منابع را ثبت می کنید و آن ها را به صورت هزینه Cost Resources ثبت می نمایید.

تخصیص منابع مصرفی به فعالیت ها

زمانیکه شما یک منبع مصرفی را به فعالیتی تخصیص می دهید، در حقیقت منبع مصرفی را به فعالیت الصاق می کنید و سپس میزان مصرف برای تکمیل فعالیت را مشخص می سازید. همانند منابع کاری، اینجا نیز واحد اندازه گیری مطرح می شود تا مشخص شود چه مقدار از منبع برای انجام فعالیت در دسترس خواهد بود. برای منابع کاری این واحد اندازه گیری زمان بود، مانند تعداد ساعت یا تعداد روز . اما برای منابع مصرفی این واحد اندازه گیری به صورت کمیت مصرفی منبع مطرح خواهد شد. در حقیقت با تخصیص منبع مصرفی، شما باید کمیتی از منبع را مشخص کنید که در حین تکمیل فعالیت به مصرف خواهد رسید.

محاسبات مربوط به تخصیص منبع کاری

حجم کاری یا Work در نرم افزار به معنای میزان تلاشی است که برای تکمیل فعالیت به کار گرفته می شود. به محض اینکه منبعی را به یک فعالیت تخصیص می دهید، مدت زمان فعالیت حجم کاری ترجمه می شود. به طور مثال اگر فعالیتی داشته باشیم که 3 روز به طول بیانجامد و منبعی تمام وقت را به آن تخصیص دهیم. آنگاه این منبع تخصیصی حجم 24 ساعت کاری در طول این 3 روز را خواهد داشت ( با توجه به تقویم پیش فرض پروژه با روزی 8 ساعت کار).

Team Planner

 Team Planner نمای جدیدی است که از نسخه 2010 به نرم افزار اضافه شده است و می توانید با استفاده از این نما زمانبندی فعالیت ها را در یک فضای گرافیکی مرتب نمایید.

Resource Graph

 پنجره Assign Resources امکان دیگری را نیز فراهم نموده که می توانید گراف های دسترس پذیری منابع را از طریق آن مشاهده نمایید. این رویکرد به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید، کدام منبع باید به یک فعالیت تخصیص یابد.

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها (ادامه)

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها

در حال حاضر شما لیستی از فعالیت ها و منابع را در اختیار دارید. آنچه که احتیاج دارید ترکیب این دو با هم است در حقیقت فعالیت ها + منابع = تخصیص، می باشد. با تخصیص منابع انسانی و تجهیزات به فعالیت ها نرم افزار قادر خواهد بود تا یک برنامه ی زمانبندی برای پروژه ایجاد نماید، که نه تنها منعکس کننده تقویم پروژه، مدت زمان فعالیت ها، وابستگی ها و محدودیت ها می باشد بلکه معرف تقویم منابع و دسترس پذیری آنها نیز می باشد. به محض تخصیص منابع هزینه ای و مصرفی به فعالیت ها می توانید میزان کاهش موجودی و هم چنین هزینه های مرتبط با آن را ردیابی کنید تا از موجودی آنچه که برای تکمیل فعالیت ها مورد نیاز است، مطمئن شوید.