زمانیکه اطلاعات واقعی پروژه را برای فعالیت ها یا تخصیص ها در نرم افزار ثبت می کنید، به طور پیش فرض هزینه های مرتبط با آن فعالیت ها و تخصیص ها محاسبه می شود. به طور مثال اگر منابع کاری مانند منابع انسانی و تجهیزات را به فعالیت ها تخصیص داده باشید و برای این منابع نرخ های هزینه را نیز تعریف نموده باشید، به محض وارد نمودن اطلاعات پیشرفت پروژه، هزینه های مرتبط به روز رسانی می شود.
هزینه
های برنامه ریزی شده برای پروژه شما تصویری قابل اعتماد خواهد بود که می توانید
برای درخواست بودجه یا پیشنهاد پروژه از آن استفاده نمایید.
در نسخه 2003 نرم افزار مایکروسافت و نسخه های ماقبل آن، مدیران پروژه بعضی از اوقات منابع کاری با عنوان سفر هوایی و یا اسکان و .... را در نظر می گرفتند و هزینه مربوط به آن را در فیلد Cost/Use وارد می کردند. اما برآورد این نوع هزینه بسیار سخت می شود اگر منبعی یکسان باید برای چندین فعالیت مورد استفاده قرار می گرفت.
یک منبع هزینه ای یک آیتم هزینه ای می باشد که در تکمیل یک فعالیت مشارکت می کند، اما تاثیری در زمانبندی فعالیت نخواهند داشت. یک منبع هزینه ای معرف یک آیتم هزینه می باشد که جدا از هزینه نیروی کار، تجهیزات، مواد اولیه است و این آیتم هزینه ای برای تکمیل عملکرد فعالیت اعمال می شود، مانند هزینه سفر هوایی، اسکان، اجاره و .....
زمانیکه
شما یک منبع هزینه ای ایجاد می کنید، هیچ گونه
هزینه ای را در نمای Resource Sheet مانند منابع کاری و مصرفی وارد نخواهید کرد. میزان هزینه مرتبط با
این منبع بسته به نوع فعالیتی که به آن تخصیص می یابد تغییر می کند. استفاده از
منبع هزینه ای یکسان برای انواع مختلف فعالیت ها این مزیت را دارا می باشد که شما
می توانید هزینه های کلی خود را برای هر طبقه از هزینه ها خلاصه نمایید.
در نرم
افزار مایکروسافت پروژه می توانید، نرخ های پرداخت برای منابع کاری مانند افراد و
تجهیزات را مشخص نمایید. زمانیکه این منابع به فعالیت ها تخصیص می یابند، نرم
افزار نرخ های پرداخت را در حجم کاری تخصیص یافته ضرب می نماید تا از این طریق
هزینه برنامه ریزی شده برای تخصیص را برآورد نماید. البته می توانید هزینه هایی
برای هر بار مصرف را نیز برای منابع کاری تعریف نمایید. در صورتیکه یک منبع هزینه
های مختلفی برای انواع مختلف تخصیص ها داشته باشد و یا هزینه های مختلفی مرتبط با
دوره های زمانی خاص را دارا باشد، آنگاه می توانید انواع متعدد هزینه ها را برای
یک منبع وارد نمایید.
زمانیکه
یک منبع هزینه ای به فعالیتی تخصیص داده می شود، در حقیقت یک آیتم هزینه ای را به
فعالیت مرتبط کرده اید که برای تکمیل فعالیت باید به آن تزریق گردد. توجه داشته
باشید که وارد نمودن هزینه ها برای منابع کاری مانند هزینه های استاندارد و یا
اضافه کاری و حتی هزینه های هر بار مصرف به شما در ردیابی بخش اعظمی از هزینه های
پروژه کمک شایانی می کنند. اما در منابع هزینه ای برخلاف منابع مصرفی و یا منابع
کاری شما قادر نخواهید بود تا هیچ گونه هزینه ای را در نمای Resource
Sheet و یا
حتی Resource Information وارد نمایید. در حقیقت در این نما شما تنها منابع را ثبت می کنید
و آن ها را به صورت هزینه Cost Resources ثبت می نمایید.
زمانیکه شما یک منبع مصرفی را به فعالیتی تخصیص می دهید، در حقیقت منبع مصرفی را به فعالیت الصاق می کنید و سپس میزان مصرف برای تکمیل فعالیت را مشخص می سازید. همانند منابع کاری، اینجا نیز واحد اندازه گیری مطرح می شود تا مشخص شود چه مقدار از منبع برای انجام فعالیت در دسترس خواهد بود. برای منابع کاری این واحد اندازه گیری زمان بود، مانند تعداد ساعت یا تعداد روز . اما برای منابع مصرفی این واحد اندازه گیری به صورت کمیت مصرفی منبع مطرح خواهد شد. در حقیقت با تخصیص منبع مصرفی، شما باید کمیتی از منبع را مشخص کنید که در حین تکمیل فعالیت به مصرف خواهد رسید.
پنجره Assign Resources
امکان دیگری را نیز فراهم نموده که می توانید گراف های دسترس پذیری منابع را از
طریق آن مشاهده نمایید. این رویکرد به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید، کدام
منبع باید به یک فعالیت تخصیص یابد.
بدون نیروی انسانی، پروژه ها آغاز نخواهند شد و مطمئنا به پایان نیز نخواهند رسید. برای اجرای یک پروژه بین تاریخ شروع و پایان باید نیروی انسانی را برای پروژه تعریف نمود و البته نیرو انسانی باید آگاه باشند که کدام بخش از پروژه به عهده آنها می باشد. به محض اینکه فعالیت های پروژه شناسایی شدند، می توانید تیم پروژه را تشکیل دهید. در حقیقت شما حجم کاری مورد نیاز را تجزیه و تحلیل می کنید و مهارت ها و منابع انسانی لازم را شناسایی می کنید.
در نرم افزار مایکروسافت پروژه منابع کاری به
عنوان منابعی می باشند که به وسیله زمان تعریف می شوند (مانند افراد، اتاق کنفرانس
که برای یک ساعت روز شده، دستگاه کاغذ پاره کن که برای یک روز اجاره شده است).
منابع مصرفی که در واحدهای مختلفی مانند گالن، مترمکعب و... در نظر گرفته می شوند.
منابع هزینه ای مخارج پروژه را پوشش می دهند. این نوع منابع به صورت منابع مصرفی و
یا کاری نمی باشند. به طور مثال هزینه های آموزش و یا هزینه های سفر در این دسته
قرار می گیرند.
