در یک جهان کامل، شما حوزه ی پروژه ی خود
را تعریف می کنید، فعالیت ها را زمانبندی می کنید، منابع را تخصیص می دهید و به
همین سرعت طرح پروژه تکمیل خواهد شد و آماده برای اجرا می باشد. اما در واقعیت بعد
از اینکه فعالیت ها را زمانبندی نمودید و منابع را تخصیص دادید، معمولا احتیاج
دارید تا نتایج را بررسی نمایید و مشاهده کنید که آیا آنها با انتظارات و نیازهای
شما مطابقت دارند یا خیر؟
واحد پولی که در نرم افزار مایکروسافت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد، همان واحد پولی است که در سیستم کامپیوتر شما ثبت شده است. اگرچه می توانید پروژه ی خود را طوری طراحی نمایید که با واحد پول مختلفی کار نماید و یا حتی در یک برنامه از چندین واحد پول مختلف استفاده نمایید، این قابلیت ها مدیریت و برنامه ریزی هزینه پروژه را برای شرایطی که با چندین نوع کشور با واحد پول مختلف سر و کار دارید را تسهیل می نماید.
هزینه
های برنامه ریزی شده برای پروژه شما تصویری قابل اعتماد خواهد بود که می توانید
برای درخواست بودجه یا پیشنهاد پروژه از آن استفاده نمایید.
در نسخه 2003 نرم افزار مایکروسافت و نسخه های ماقبل آن، مدیران پروژه بعضی از اوقات منابع کاری با عنوان سفر هوایی و یا اسکان و .... را در نظر می گرفتند و هزینه مربوط به آن را در فیلد Cost/Use وارد می کردند. اما برآورد این نوع هزینه بسیار سخت می شود اگر منبعی یکسان باید برای چندین فعالیت مورد استفاده قرار می گرفت.
شاید شما
هزینه فعالیتی داشته باشید که مستقل از هرگونه منبعی باشد. به طور مثال عملکرد یک
فعالیت ممکن است شامل هزینه هایی برای چاپ گزارشات، برای جلسه ای خاص یا خرید یک
هارد اکسترنال برای انتقال اطلاعات باشد. چنین هزینه ثابتی می تواند یک هزینه
متفرقه یا هزینه ای تصادفی برای فعالیت باشد. در صورتیکه احتیاجی نباشد که هزینه
براساس طبقه بندی آن ردیابی شود و یا اگر این هزینه به تنهایی برای فعالیتی در
پروژه اعمال می شود، آنگاه می تواند کاندید مناسبی برای ثبت نمودن به صورت هزینه
ثابت باشد.
یک منبع هزینه ای یک آیتم هزینه ای می باشد که در تکمیل یک فعالیت مشارکت می کند، اما تاثیری در زمانبندی فعالیت نخواهند داشت. یک منبع هزینه ای معرف یک آیتم هزینه می باشد که جدا از هزینه نیروی کار، تجهیزات، مواد اولیه است و این آیتم هزینه ای برای تکمیل عملکرد فعالیت اعمال می شود، مانند هزینه سفر هوایی، اسکان، اجاره و .....
زمانیکه
شما یک منبع هزینه ای ایجاد می کنید، هیچ گونه
هزینه ای را در نمای Resource Sheet مانند منابع کاری و مصرفی وارد نخواهید کرد. میزان هزینه مرتبط با
این منبع بسته به نوع فعالیتی که به آن تخصیص می یابد تغییر می کند. استفاده از
منبع هزینه ای یکسان برای انواع مختلف فعالیت ها این مزیت را دارا می باشد که شما
می توانید هزینه های کلی خود را برای هر طبقه از هزینه ها خلاصه نمایید.
Cost Accrual مشخص می کند که هزینه ها در چه نقطه ای از زمان به پروژه اعمال
شوند. شما می توانید تعیین کنید که هزینه ها در ابتدای تخصیص و یا در انتهای آن
پرداخت شوند. البته گزینه ی دیگری نیز وجود دارد با عنوان سرشکن Prorated که
هزینه ها در سر تا سر طول دوره ی تخصیص توزیع می شوند و به
عنوان پیش فرض برای تمام منبع جدید در نظر گرفته می شود. مشخص نمودن زمان پرداخت
هزینه برای برنامه ریزی بودجه بسیار مهم می باشد.
فرض کنید
بعضی از منابع کاری در اول فروردین ماه با افزایش 5 درصدی نرخ پرداخت روبه رو
هستند و یا شاید در قرارداد یکی از منابع مصرفی تخفیفی برای ماه اول مصرف قید شده
باشد و سپس هزینه ها برای ماههای بعدی به حالت معمولی باز می گردد. به عنوان مثالی
دیگر شاید مشاوری یک نرخ پرداخت برای یک نوع کار و نرخ دیگری برای نوع دیگری کار
در نظر دارد. شما می توانید هزینه های مختلف را برای زمان های مختلف با استفاده از
جداول نرخ هزینه تعیین نمایید.
در نرم
افزار مایکروسافت پروژه می توانید، نرخ های پرداخت برای منابع کاری مانند افراد و
تجهیزات را مشخص نمایید. زمانیکه این منابع به فعالیت ها تخصیص می یابند، نرم
افزار نرخ های پرداخت را در حجم کاری تخصیص یافته ضرب می نماید تا از این طریق
هزینه برنامه ریزی شده برای تخصیص را برآورد نماید. البته می توانید هزینه هایی
برای هر بار مصرف را نیز برای منابع کاری تعریف نمایید. در صورتیکه یک منبع هزینه
های مختلفی برای انواع مختلف تخصیص ها داشته باشد و یا هزینه های مختلفی مرتبط با
دوره های زمانی خاص را دارا باشد، آنگاه می توانید انواع متعدد هزینه ها را برای
یک منبع وارد نمایید.
نرم افزار مایکروسافت پروژه می تواند به شما در برنامه ریزی، پیش بینی و ردیابی هزینه های مرتبط با اجرای پروژه کمک بسزایی باشد. بخش اعظم هزینه های شما توسط تخصیص منبع به فعالیت ها تولید می شوند و بخشی دیگر از هزینه ها اغلب به طور مستقیم به خود فعالیت مرتبط اند و مستقل از منابع تخصیص یافته می باشند. به جهت تنظیم برنامه پروژه که هزینه ها را نیز منعکس نماید، می توانید:
1- هزینه های واحد برای منابع کاری و مصرفی را وارد نمایید و این منابع را به فعالیت هایشان تخصیص دهید.
2- منابع هزینه ای ( مانند هزینه های سفر، اجاره تجهیزات، خرید نرم افزار یا تجهیزات، هزینه های دریافت مجوز ها و.....) را تعریف نمایید و به فعالیت های مرتبط تخصیص دهید.
3- هر گونه هزینه ثابت را برای فعالیت ها مشخص نمایید.
