نرم افزار مایکروسافت پروژه می تواند به شما در برنامه ریزی، پیش بینی و ردیابی هزینه های مرتبط با اجرای پروژه کمک بسزایی باشد. بخش اعظم هزینه های شما توسط تخصیص منبع به فعالیت ها تولید می شوند و بخشی دیگر از هزینه ها اغلب به طور مستقیم به خود فعالیت مرتبط اند و مستقل از منابع تخصیص یافته می باشند. به جهت تنظیم برنامه پروژه که هزینه ها را نیز منعکس نماید، می توانید:
1- هزینه های واحد برای منابع کاری و مصرفی را وارد نمایید و این منابع را به فعالیت هایشان تخصیص دهید.
2- منابع هزینه ای ( مانند هزینه های سفر، اجاره تجهیزات، خرید نرم افزار یا تجهیزات، هزینه های دریافت مجوز ها و.....) را تعریف نمایید و به فعالیت های مرتبط تخصیص دهید.
3- هر گونه هزینه ثابت را برای فعالیت ها مشخص نمایید.
زمانیکه تمام آیتم ها ی هزینه ای را در نرم افزار ثبت نمودید، نرم افزار مایکروسافت پروژه پیش بینی هزینه ها را برای هر تخصیص منبع، هر فعالیت و کل پروژه را محاسبه می نماید و در نهایت می توانید جزئیات هزینه ها و یا حتی کل هزینه ها را برای اهداف مختلف مشاهده نمایید.
در حالیکه در مرحله برنامه ریزی پروژه قرار دارید، می توانید از این پیش بینی هزینه برای توسعه بودجه خود استفاده نمایید. در صورتیکه بودجه به پروژه تزریق شده باشد، آنگاه پیش بینی شما می تواند در مقایسه بین طرح و آنچه که در واقعیت بودجه وجود دارد کمک شایانی نماید. البته می توانید از ویژگی منبع از نوع بودجه جهت مقایسه بین هزینه های برنامه ریزی شده و بودجه تخصیص یافته استفاده نمایید. در صورتیکه هزینه های برنامه ریزی شده شما فراتر از بودجه باشد، آنگاه می توانید از اطلاعات موجود در نرم افزار برای پیشنهاد دریافت بودجه مازاد استفاده نمایید و یا حوزه پروژه، زمانبندی و منابع خود را به گونه ای تنظیم نمایید تا پیش بینی هزینه ها مطابق بودجه تخصیص یافته گردد.
به محض اجرای پروژه، می توانید مرحله ردیابی و مدیریت هزینه ها را آغاز کنید. در این مرحله می توانید هزینه های واقعی را با هزینه های برنامه ریزی شده اولیه مقایسه نمایید و میزان انحراف بین این دو را مقایسه نمایید.
مدیریت هزینه پروژه
مدیریت هزینه پروژه یکی از انواع قواعد مورد نیاز برای اجرای موفقیت آمیز پروژه می باشد. به عبارت دیگر مدیریت موثر هزینه های پروژه این اطمینان را ایجاد می کند که پروژه در بودجه مصوب تکمیل شده است. در حقیقت یک پروژه موفق پروژه ای است که نه تنها در زمان از پیش تعیین شده بلکه در بودجه مقرر به اتمام برسد.
فرآیندهای مرتبط با مدیریت هزینه پروژه به شرح زیر می باشد:
1- برنامه ریزی منبع: بعد از اینکه نوع و کمیت منابع مورد نیاز پروژه تعیین گردید، می توانید هزینه های مرتبط با این منابع را برآورد نمایید. در حقیقت منابع کاری از طریق استخدام پرسنل و فرآیند منابع انسانی حاصل می شود. پیمانکاران، منابع مصرفی و تجهیزات از طریق فرآیند تامین حاصل می شوند و شما می توانید این منابع را وارد طرح پروژه خود نمایید و آن ها را به فعالیت ها تخصیص دهید.
2- برآورد هزینه» برآورد هزینه ها از بالا به پایین و با استفاده از هزینه واقعی پروژه مشابه به عنوان مبنای برآورد پروژه فعلی می باشند. برآورد هزینه های از پایین به بالا شامل برآورد هزینه هر کدام از فعالیت ها به طور مجزا و سپس خلاصه این برآورد ها برای رسیدن به هزینه کلی پروژه می باشد. برآورد باید شامل هزینه های مرتبط با نیروی کار، مواد اولیه، تامین موجودی، سفر، حق الزحمه باشد. از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه می توانید هزینه های برنامه ریزی شده منابع و هزینه های ثابت مرتبط با فعالیت ها را مشاهده نمایید و هم چنین هزینه های کلی پروژه نیز قابل دسترس است تا یک برآورد واقعی از مقدار هزینه مورد نیاز برای پیاده سازی پروژه حاصل شود.
3- تعیین بودجه: بودجه می تواند به میزان مشخص به فاز های مجزا یا فعالیت های پروژه تخصیص یابد. بودجه را می توانید به دوره های زمانی خاص که هزینه ها به پروژه تحمیل می شود را تخصیص دهید. برآورد هزینه و زمانبندی پروژه ( به همراه تاریخ شروع و پایان هر فاز، فعالیت ها، مایل استون ها و تحویل شدنی ها ) ابزار مفیدی برای توسعه تعیین بودجه پروژه باشد.
در نرم افزار مایکروسافت پروژه می توانید، منابعی از نوع بودجه تعریف نمایید که به عنوان نقطه ای مرجع برای مقایسه هزینه های برنامه ریزی شده و هزینه های واقعی مورد استفاده قرار می گیرد. از این طریق می توانید میزان انحراف از بودجه را نیز بیابید
4- کنترل هزینه: فرآیند کنترل هزینه تغییرات بودجه پروژه را مدیریت می نماید. کنترل هزینه روشی را معرفی می نماید که درآن انحرافات هزینه ردیابی و مدیریت خواهد شد و البته نحوه گزارش دهی اطلاعات هزینه را نیز در بر می گیرد. یک برنامه مدیریت هزینه می تواند فرآیند های کنترل هزینه را به تفصیل مورد بررسی قرار دهد و عملیات اصلاحی را به موقع انجام دهد.
انتشار مطالب با ذکر منبع بلا مانع است.
