زمانیکه یک منبع هزینه ای به فعالیتی تخصیص داده می شود، در حقیقت یک آیتم هزینه ای را به فعالیت مرتبط کرده اید که برای تکمیل فعالیت باید به آن تزریق گردد. توجه داشته باشید که وارد نمودن هزینه ها برای منابع کاری مانند هزینه های استاندارد و یا اضافه کاری و حتی هزینه های هر بار مصرف به شما در ردیابی بخش اعظمی از هزینه های پروژه کمک شایانی می کنند. اما در منابع هزینه ای برخلاف منابع مصرفی و یا منابع کاری شما قادر نخواهید بود تا هیچ گونه هزینه ای را در نمای Resource Sheet و یا حتی Resource Information وارد نمایید. در حقیقت در این نما شما تنها منابع را ثبت می کنید و آن ها را به صورت هزینه Cost Resources ثبت می نمایید.

 تنها بعد از تخصیص منبع هزینه ای به یک فعالیت شما قادر خواهید بود تا هزینه ای آن را مورد رسیدگی قرار دهید. در حقیقت در این مرحله می توانید هزینه منبع را برای فعالیت تخصیص یافته مشخص نمایید. به طور مثال در صورتیکه به فعالیتی منابع هزینه ای اجاره تجهیزات تخصیص داده باشید، آنگاه می توانید میزان هزینه ای که برای اجاره تجهیزات این فعالیت پرداخت خواهید کرد را ثبت نمایید. با این شیوه می توانید به هنگام تخصیص این منبع هزینه ای به هر فعالیتی هزینه ای متفاوت در نظر بگیرید.

به جهت تخصیص منابع هزینه ای به فعالیت ها کافی است مانند پست ها پیشین پنجره Assign Resources را باز نمایید، سپس از لیست منابع این پنجره منبع هزینه ای مورد نظر خود را بیابید که با انتخاب آن منبع به ابتدای لیست منتقل می شود و در فیلد Cost می توانید هزینه آن را وارد نمایید. این عدد مقداری مثبت بین 0 تا یک هزار میلیارد با حداکثر 2 رقم اعشار می باشد. همانطور که مشاهده می کنید فیلد Units در تخصیص این نوع منابع هزینه ای غیر فعال می باشد.

بعد از اتمام کار با بستن پنجره Assign Resources به طور پیش فرض نام منبع هزینه ای به همراه میزان هزینه آن در کنار میله فعالیت در نمای گانت چارت نمایش داده می شود.

البته شما می توانید مقدار هزینه ای که برای این منبع وارد نموده اید را هر زمان که تمایل داشته باشید تغییر دهید. مواقعی که هزینه منبع برای فعالیت تخصیص یافته تغییر نماید و یا حتی در ابتدای تخصیص از میزان هزینه اطلاعی نداشته باشید، این شیوه بسیار موثر خواهد بود.

راه های متعددی برای تغییر میزان هزینه وجود دارد که عبارتند از:

1-     استفاده مجدد از پنجره Assign Resources با انتخاب نام فعالیت مورد نظر در نمای گانت چارت.

2-     با باز کردن پنجره Task Information برای فعالیت مورد نظر . در این پنجره باید وارد سربرگ Resources  شوید و در جدول منابع از طریق فیلد Costs هزینه منبع خود را تغییر دهید.

3-     در نمای Task Usageاز طریق سربرگ View قرار بگیرید. سپس در جدول این نما نام فعالیت مورد نظر را بیابید. در زیر فعالیت می توانید نام منابع تخصیص یافته به فعالیت را مشاهده نمایید و با دو بار کلیک بر روی منبع هزینه ای مورد نظر پنجره Assignment Information باز خواهد شد. که در این پنجره از طریق سربرگ General در بخش  Costs می توانید هزینه را تغییر دهید. فیلد Cost در پنجره Assignment Informationتنها برای منابع هزینه ای فعال می باشد.

4-     نمای Resource Usage را از طریق سربرگ View نرم افزار انتخاب کنید. سپس در جدول این نما نام منبع هزینه ای مورد نظر خود را بیابید، آنگاه در زیر این منبع می توانید نام فعالیت های تخصیص یافته به این منبع را مشاهده نمایید. فعالیتی که در نظر دارید هزینه منبع آن را تغییر دهید، انتخاب نمایید و سپس با دو بار کلیک بر روی آن پنجره Assignments Information را باز نمایید. در این پنجره برای تغییر هزینه مانند روش شماره 3 می توانید عمل کنید.

5-     در هر دو نمای Task Usage و Resource Usage می توانید ستون Cost را به جدول اضافه کنید. با اضافه کردن این ستون به  راحتی می توانید در فیلد مربوط به منابع هزینه ای تخصیص یافته، هزینه را تغییر دهید.


نکته پایانی :

نرم افزار  مایکروسافت پروژه نوع دیگری از منابع مرتبط با هزینه را نیز شامل می شود که با نام بودجه یا Budget شناخته می شود. منابع بودجه ای تنها قادر اند به فعالیت مادر پروژه یا Project Summary Task تخصیص یابند. در مورد این منبع در آینده بیشتر بحث خواهیم کرد.

فیلد Cost در دو نمای Usage تنها برای منابع هزینه ای فعال خواهد بود و این فیلد برای منابع کاری و مصرفی غیر قابل دسترس می باشد. این فیلد همان فیلد Cost در پنجره  Assign Resources و هم چنین در سربرگ Resources پنجره Task Information می باشد که همانطور که مشاهده می کنید تنها برای منابع مصرفی فعال و قابل دسترس می باشد در حالیکه فیلد Units برای منابع هزینه ای غیر فعال می باشد.

 

 

 

انتشار مطالب با ذکر منبع بلا مانع است.