حجم کاری یا Work در نرم افزار به معنای میزان تلاشی است که برای تکمیل فعالیت به کار گرفته می شود. به محض اینکه منبعی را به یک فعالیت تخصیص می دهید، مدت زمان فعالیت حجم کاری ترجمه می شود. به طور مثال اگر فعالیتی داشته باشیم که 3 روز به طول بیانجامد و منبعی تمام وقت را به آن تخصیص دهیم. آنگاه این منبع تخصیصی حجم 24 ساعت کاری در طول این 3 روز را خواهد داشت ( با توجه به تقویم پیش فرض پروژه با روزی 8 ساعت کار).
نحوه ی محاسبه حجم کاری با استفاده از مدت زمان را می توان به راحتی مشاهده کرد. کافی است ستون Work را به نمای گانت چارت اضافه نمود. در نمای گانت چارت وارد شوید و بر روی ستون سمت راست Duration مدت زمان فعالیت کلیک نمایید. سپس از طریق سربرگ Format بر روی دکمه Insert Columns کلیک نمایید و از منوی باز شده Work را انتخاب نمایید. همانطور که مشاهده می کنید فعالیتی با مدت زمان 3 روز و یک منبع تمام وقت به صورت 24 ساعت کاری ترجمه می شود. فعالیتی دیگر با مدت زمان 3 روز و 2 منبع تمام وقت دارای 48 ساعت حجم کاری و فعالیتی با مدت زمان 3 روز و 3 منبع تمام وقت دارای 72 ساعت کاری خواهد بود.
در حقیقت مدت زمان یا Duration طول زمانی است که از تاریخ شروع تا تاریخ پایان فعالیت به طول می انجامد. اما Work یا حجم کاری برابر میزان نفر ساعت برای منابع تخصیص یافته می باشد. مدت زمان فعالیت به جهت محاسبه میزان حجم کاری برای هر دو نوع حالت زمانبندی دستی و اتوماتیک به کار گرفته می شود. البته این موضوع برای فعالیت های Placeholder که تنها مدت زمان آنها مشخص است نیز به کار گرفته می شود. در صورتیکه منبعی را به فعالیت Placeholder که مدت زمان آن نیز معلوم نمی باشد، تخصیص دهیم، نرم افزار میزان 8 ساعت کاری را برای آن در نظر می گیرد. چرا که نرم افزار برای فعالیت هایی با حالت زمانبندی دستی مدت زمان یک روز را در برآورد می کند و یک روز معادل 8 ساعت کاری می باشد.
توجه داشته باشید که می توان نحوه ترجمه حجم کاری را در نرم افزار تغییر داد. در حقیقت به طور پیش فرض نرم افزار یک روز را 8 ساعت ترجمه می کند. اما اگر تمایل داشته باشید که یک روز را معادل 6 ساعت و یا کمتر و یا بیشتر در نظر بگیرید. آنگاه باید این تغییرات را در تنظیمات نرم افزار اعمال کنید.
البته می توانید به جای وارد نمودن مدت زمان
فعالیت و محاسبه حجم کاری توسط نرم افزار به هنگام تخصیص منبع، محاسبات را به روش
دیگری انجام دهید. در حقیقت شما می توانید ابتدا فعالیت ها را وارد نمایید سپس
منابع را تخصیص دهید و میزان حجم کاری برآورد شده منابع را نیز اضافه کنید،
آنگاه نرم افزار به طور اتومانیک مدت زمان مورد نیاز برای انجام فعالیت را محاسبه
می کند. در حقیقت همانطور که میزان حجم کاری از طریق مدت زمان و دسترس پذیری منابع
تخصیص یافته محاسبه می شود. مدت زمان فعالیت نیز می تواند براساس حجم کاری و دسترس
پذیری منابع محاسبه گردد. یعنی
نکته مهم:
این محاسبات که مطرح شد براساس تخصیص اولیه می باشد یعنی تخصیص یک، دو ، شش و .... منبع در آن واحد به فعالیتی که هیچ گونه منبعی به آن تخصیص نیافته باشد. به عبارت دیگر اگر شما 2 منبع تمام وقت به فعالیتی با مدت زمان 3 روز را تخصیص دهید. هر کدام دارای 24 ساعت حجم کاری در طی 3 روز خواهند بود. زمانیکه در ابتدا چندین منبع را به فعالیتی تخصیص می دهید. نرم افزار فرض می کند که شما قصد دارید میزان حجم کاری یکسانی را برای منابع تخصیصی خود در نظر بگیرید.
با مرور نمای Task Usage می توانید نحوه توزیع حجم کاری را برای هر کدام از منابع تخصیص یافته مشاهده کنید. البته می توانید از طربق نمای Resource Usage نیز میزان حجم کاری تخصیص یافته را براساس لیست منابع در دوره های زمانی مختلف مشاهده نمایید.
نکته ی دیگری که در هنگام وارد کردن حجم کاری باید
رعایت کرد، واحد محاسبات حجم کاری می باشد. در صورتیکه برای حجم کاری واحدی را مشخص
نکرده باشید آنگاه نرم افزار به طور پیش فرض حجم کاری ساعت را در نظر می گیرد. و نماد
Hrs را در فیلد Work نمایش می دهد. البته
می توان این واحد پیش فرض را نیز تغییر داد. از سربرگ File بر روی Options کلیک نمایید. در پنجره
باز شده از لیست سمت چپ بر روی Schedule کلیک نمایید و آنگاه
Schedule Options For This
Project
را بیابید. سپس در گزینه Work
is entered واحد پیش فرض برای
حجم کاری را انتخاب نمایید.
شاید سوالی که در اینجا مطرح شود این موضوع است که چرا با تخصیص 2 منبع به یک فعالیت حجم کاری آن به جای کاهش یافتن 2 برابر می شود.
در حقیقت زمانیکه شما در ابتدا منابعی را به فعالیتی تخصیص می دهید، نرم افزار فرض می کند که شما قصد دارید میزان حجم کاری یکسانی را برای منابع در طول مدت زمان فعالیت در نظر بگیرید. اما اگر بخواهید مدت زمان فعالیت با تخصیص چندین منبع بیشتر کاهش یابد 2 راه پیش روی شما خواهد بود.
1- به طور دستی مدت زمان فعالیت را به میزان دلخواه بعد از تخصیص کاهش داده و منابع را به طور یکجا به آن تخصیص دهید.
2- تنها یکی از منابع را به فعالیت تخصیص دهید و سپس تخصیص منبع دوم را در عملیات دیگری انجام دهید. در صورتیکه فعالیت از نوع Fixed Durationنباشد، مدت زمان فعالیت براساس تعداد منابع اضافی که به آن تخصیص می دهید کاهش می یابد. بنابراین زمانی محاسبات مربوط به حجم کاری و مدت زمان فعالیت بدین صورت خواهد بود که در ابتدا تنها یک منبع تخصیص دهیم و سپس در گام دوم منابع بعدی را اضافه کنید و حتی می توانید مدت زمان فعالیت را از طریق حذف منبع بر همین اساس نیز افزایش داد. در مورد این موضوع در پست های آتی بیشتر صحبت خواهیم کرد.
