بعضی اوقات می توان تخصیص های منابع را جابه جا کرد تا مساله ی Overallocation  یا Underallocation حل گردد. در حقیقت این جا به جایی برای زمانی مناسب است که منابع با مهارت ها و دسترس پذیری های مشابه در اختیار داشته باشیم و شما می توانید از یکی از آنها برای انجام فعالیت به جای دیگری استفاده کنید. در صورتیکه امکان افزودن و یا جا به جایی منابع وجود ندارد، آنگاه در این شرایط می توان در انجام فعالیت تاخیر ایجاد کرد و یا زمان تخصیص منبع را به زمانی دیگر موکول کرد تا منبع مورد نظر زمان کافی برای انجام کار بر روی فعالیت را داشته باشد. البته می توان ساعت های اضافه کاری را برای دوره ی زمانی Overallocatrd فعالیت در نظر بگیرید.


بعضی از رویکرد های رفع مسئله Overallocation عبارتند از : 

1-     تنظیم کردن دسترس پذیری منابع

اگر منابعی در پروژه وجود داشته باشند که به صورت Overallocated یا، Underallocated  ظاهر شده باشند، آنگاه باید بررسی کنید شاید بتوان دسترس پذیری آنها را به گونه ای اصلاح نمود تا منعکس کننده میزان نیاز به آنها باشد. به طور مثال اگر از یک منبع تمام وقت تنها از 50 درصد دسترس پذیری آن استفاده می شود، آنگاه می توان حداکثر دسترس پذیری آن را در این پروژه به صورت پاره وقت تغییر داد تا از 50 درصد زمان باقیمانده این منبع بتوان در پروژه ای دیگر استفاده نمود و یا اگر یک منبع تمام وقت به میزان 20 درصدد دارای تخصیص بیش از حد باشد، می توان حداکثر دسترس پذیری او را به 120 درصد افزایش داد.

به جهت تغییر واحدهای دسترس پذیری منابع در نمای Resource Sheet می توان بر روی نام منبع مورد نظر دو بار کلیک نمود، تا پنجره Resource Information باز گردد. سپس در سربرگ General این پنجره در جدول Resource Availability میزان واحد مورد نیاز خود را در دوره ی زمانی مورد نظر وارد نمایید. در این شرایط می توان تقویم کاری یک منبع را تغییر داد تا منطبق با ساعت کاری مورد نیاز منبع گردد. برای این منظور در پنجره Resource Information بر روی Working Time کلیک نمایید تا اصلاحات مورد نظر خود را پیاده نمایید.

2-     اضافه کردن منابع به فعالیت

در بعضی شرایط می توان منابعی که Underallocated می باشند را به فعالیت هایی که دارای منابع Overallocated اضافه نمود . بسته به نوع فعالیت شما می توانید حجم کاری یا واحد های تخصیصی را در طول مدت زمان انجام فعالیت توزیع کنید، بنابراین حجم کاری به بهترین شیوه متعادل می گردد.

3-     جابه جایی تخصیص ها برای اصلاح Overallocation

رویکرد جدیدی که از نسخه 2010 به نرم افزار افزوده شده نمای Team planner می باشد. در این نما شما به راحتی می توانید باکس های فعالیت را جابه جا کنید تا مسئله Overallocation هر کدام از منابع حل گردد. در حقیقت در این نما شما نه تنها می توانید به راحتی فعالیت هایی که دارای منابع Overallocated هستند را مشاهده نمایید، بلکه به راحتی می توانید تخصیص ها را از منبع Overallocated به منبع دیگری جابه جا کنید و یا حتی به زمان دیگری منتقل کنید. این شرایط تنها با Drag کردن باکس فعالیت در محیط مقیاس زمانی انجام می شود. البته با جابه جا کردن باکس فعالیت مقادیری تاخیر تسطیح برای تمام فعالیت ها افزوده می شود ( برای فعالیت ها با هر دو حالت زمانبندی اتوماتیک و دستی)

روش دیگر جابه جایی تخصیص ها از منبع Overallocated به منبع دیگری با مهارت یکسان که زمان بیشتری دارد، استفاده از پنجره Assign Resource می باشد.

4-     پیشگیری از Overallocations

بیشتر اوقات منابعی به فعالیت ها تخصیص داده می شوند و سپس موضوع Overallocation مورد بررسی قرار می گیرد. در حالیکه شما می توانید در زمان تخصیص منبع از Overallocation پیشگیری نمایید. این شرایط زمانی مناسب

خواهد بود که چندین منبع با مهارت یکسان داشته باشید. به همین جهت می توانید هنگام تخصیص منبع از طریق پنجره Assign Resources تنها منابعی را مشاهده نمایید که زمان کافی برای تخصیص مورد نظر را در اختیار داشته باشند. بنابراین :

در یکی از نماهایی که لیست فعالیت ها را نمایش می دهند، قرار بگیرید. از طریق سربرگ Resource و گروه Assignments بر روی دکمه Assign Resources کلیک نمایید. در این پنجره در زیر بخشResource List Option گزینه Available To work را فعال نمایید. در باکس مقابل این گزینه می توانید مقدار مورد نیاز برای انجام فعالیت، بدون اینکه منبع دچار تخصیص بیش از حد گردد را وارد نمایید. در حقیقت در لیست منابع تنها منابعی به نمایش در خواهند آمد که حداقل به میزان وارد شده در باکس، زمان در دسترس داشته باشند.

ادامه دارد......

 

 

 

   کانال تلگرام آموزش مایکروسافت پروژه