زمانبندی اتوماتیک و دستی
شرکت مایکروسافت از نسخه 2010 به بعد نرم افزار
قابلیت Task Mode را اضافه نمود. این ویژگی به شما امکان می دهد که زمان شروع و
پایان فعالیت را خود کنترل کنید (Manually
scheduled) و یا از نرم افزار بخواهید این
تاریخ ها را به طور اتوماتیک محاسبه نماید (Auto scheduled).
قبل از اضافه شدن این قابلیت به نرم افزار ( نسخه 2007 به قبل)، تمامی
فعالیت ها به طور اتوماتیک زمانبندی می شدند. اگرچه این نوع زمانبندی کمک بسیار
بزرگی به پروژه های عظیم می نماید، اما زمانبندی دستی نیز ویژگی های خاص خود را
دارا می باشد.
1-Manually Scheduled
به طور پیش فرض زمانبندی دستی برای فعالیت های جدید در نظر گرفته می شوند و هر فعالیت جدیدی که به لیست فعالیت ها اضافه می شود، با این ویژگی ثبت خواهد شد. در چنین حالتی اگر شما جدیداً به حوزه مدیریت پروژه ورود کرده باشید، قادر خواهید بود که تاریخ فعالیت ها را به دلخواه تنظیم نمایید. اما مدیران پروزه با تجربه شیوه زمانبندی دستی را به عنوان یک رویکرد خاص مدنظر قرار می گیرند. در شروع کار زمانیکه اطلاعات کمی در اختیار دارید، این شیوه کمک شایانی به آنها خواهد کرد.
به طور کلی در شرایط زیر می توانید زمانبندی دستی را درنظر بگیرید:
1-1 اغلب اوقات فعالیت هایی را شناسایی نموده اید که باید در یک تاریخ خاص به وقوع بپیوندد. به طور مثال یک کلاس آموزشی برای اعضا تیم و یا یک جلسه بسیار مهم شرکت می تواند جزء این دسته از فعالیت ها قرار بگیرد. در حقیقت با انتخاب زمانبندی دستی شما می توانید تاریخ های شروع و یا پایان یک فعالیت را به تقویم پروژه الصاق نمایید بدون اینکه تغییر در دیگر اطلاعات پروژه این تاریخ ها را تغییر دهد.
2-1- یکی از چالش های برنامه ریزی پروژه در شرایطی رخ می دهد که اطلاعات مورد نیاز برای زمانبندی پروژه در ابتدای کار در دسترس نمی باشد. به طور مثال ممکن است در ابتدای کار مدت زمان انجام بعضی از فعالیت ها را به درستی ندانید. در چنین شرایطی با استفاده از زمانبندی دستی قادر خواهید بود، آن دسته از اطلاعاتی که در اختیار دارید را در ستون های مربوطه وارد نمایید و باقی بخش ها که اطلاعات کافی ندارید را خالی بگذارید و یا متنی را در ستون های خالی برای یادآوری تایپ نمایید.
به طور کلی نرم افزار برای زمانبندی هر کدام از فعالیت ها قبل از تخصیص منبع و توالی، احتیاج به 3 نوع اطلاعات زمانی دارد: 1- تاریخ شروع فعالیت 2- مدت زمان انجام فعالیت 3- تاریخ پایان فعالیت. در صورتیکه 2 تا از 3 اطلاعات فوق ثبت نگردد، آیکون مربوط به زمانبندی دستی به صورت سنجاق به همراه علامت سوال ظاهر خواهد شد. براساس ثبت هر کدام از اطلاعات فوق نرم افزار آن ها را به گونه ای خاص نمایش می دهد تا شما قادر باشید آنها را از هم تمیز دهید که 4 حالت زیر ممکن است رخ دهد:
1-2-1- ثبت مدت زمان فعالیت: در صورتیکه برای یک فعالیت که به طور دستی زمانبندی خواهد شد، تنها مدت زمان آن فعالیت را ثبت کنید و ستون های مربوط به تاریخ های شروع و پایان را خالی بگذارید، آنگاه نرم افزار فعالیت را به صورت میله ای به رنگ آبی کم رنگ نمایش می دهد که از تاریخ شروع پروژه آغاز می شود. ابتدا و انتهای این میله هیچ گونه درپوشی معرف تاریخ شروع و پایان معین وجود نخواهد داشت.
2-2-1- یکی از تاریخ های شروع و پایان فعالیت مشخص است: در شرایطی که شما تاریخی را به فعالیت با زمانبندی دستی اختصاص می دهید، نرم افزار این تاریخ را به صورت درپوشی در ابتدا و یا انتهای میله فعالیت نمایش می دهد.
3-2-1- در ستون های مدت زمان فعالیت و یکی از تاریخ ها متنی تایپ گردد: در صورتیکه شما اطلاع خاصی در مورد هر کدام از اطلاعات ذکر شده نداشته باشید، در حالت زمانبندی دستی این امکان به شما داده می شود تا متنی را در ستون های مربوطه برای یادآوری های آتی تایپ نمایید.
4-2-1- دو مورد از سه مورد اطلاعات مورد نیاز در دسترس باشد: در چنین شرایطی نرم افزار بخش سوم اطلاعات مجهول را به طور اتوماتیک محاسبه می نماید. به طور مثال اگر شما تاریخ های شروع و پایان پروژه را ثبت نموده باشید، نرم افزار مدت زمان فعالیت را محاسبه خواهد نمود. در این شرایط فعالیت به صورت میله ای با رنگ آبی تیره با درپوشی در ابتدا و انتهای آن نمایش می دهد.
(تصاویر از کتاب The Missing Manual)
3-1- برنامه ریزی پروژه از بالا به پایین: مدیران اجرایی و حتی مشتریان پروژه ی شما اغلب از روی عادت، مدت زمان مجاز اتمام پروژه را به شما ابلاغ می کنند. در حالیکه شما حتی هنوز نمی دانید این زمان اعلام شده کافی می باشد یا خیر. برنامه ریزی براساس این چارچوب زمانی اعلام شده، شاید از طریق رویکرد زمانبندی دستی ممکن باشد. در حقیقت شما فعالیت های مادر پروژه (Summary Tasks) خود را در حالت زمانبندی دستی قرار می دهید و برای آنها مدت زمان و تاریخ های از پیش تعیین شده را وضع می نمایید. به محض اینکه شما زیرفعالیت ها (Sub Tasks) را به لیست فعالیت های مادر اضافه می کنید، قادر خواهید بود میزان تخطی از زمان های از پیش تعیین شده را ردیابی کنید.
همانطور که در شکل زیر مشاهده می کنید، اگر مجموع مدت زمان زیرفعالیت ها کمتر از مدت زمان فعالیت مادر باشد، میله آبی رنگی در ردیف فعالیت مادر نمایش داده می شود و نشان می دهد که زمان بافر مازاد در برنامه ریزی خود خواهید داشت . اما اگر مجموع زمان های زیر فعالیت ها بیش از فعالیت مادر باشند، میله ای قرمز رنگ در ردیف فعالیت مادر به نمایش در می آید و تمامی زیر فعالیت های آن به صورت میله هایی موج دار دیده خواهند شد و البته در زیر تاریخ اتمام این فعالیت ها خطی به رنگ قرمز ایجاد می شود که نشان دهنده مشکلی در زمانبندی فعالیت ها است.
این مبحث ادامه دارد....
انتشار مطالب با ذکر منبع بلامانع است.
