3-     وارد نمودن مقادیر بودجه برای منابع بودجه ای

زمانیکه تمام منابع بودجه ای به فعالیت سطح مادر پروژه تخصیص یافتند، آنگاه می توانید مقادیر بودجه را برای منابع کاری، مصرفی و هزینه ای پروژه خود وارد نمایید. این مقادیر معرف هزینه های هدف شما می باشد که با حجم کاری و هزینه های پروژه مقایسه خواهید کرد. برای وارد نمودن این مقادیر:

1-     وارد یکی از دو نمای Usage (Task Usage یا Resource Usage) شوید.

2-     دو ستون Budget Cost و Budget Work را به نما اضافه نمایید.

3-     برای هر کدام از تخصیص های منابع بودجه ای می توانید در فیلد های Budget Cost و Budget Work مقادیر مربوطه را وارد نمایید.

4-     بنابراین برای منابع بودجه ای که از نوع Work یا کاری ثبت شده اند. شما تنها می توانید فیلد Budget Work را برای آنها تعریف کنید. یعنی در فیلد مقادیری را باید وارد نمایید که از جنس زمان مثلا ساعت های کاری با هر نوع واحد زمانی دیگر باشد. این عدد برابر مقداری باید باشد که برای میزان حجم کاری این دسته بودجه ریزی کرده اید.

ممکن است شما احتیاج داشته باشید اعداد مربوط به حجم کاری بودجه بندی شده را از طریق مقدار هزینه، بودجه ریزی شده استنتاج نمایید. در چنین شرایطی می توانید از یک نرخ متوسط تبدیل این مقدار به ساعت یا حجم کاری استفاده نمایید.

5-     برای منابع بودجه ای که از نوع Material یا مصرفی ثبت شدده اند نیز باید. از فیلد Budget Work استفاده کرد. با این تفاوت که این عدد براساس واحد اندازه گیری برای منبع تعیین شده محاسبه می شود. به طور مثال برای منبع سیمان  مصرف 100 تن بودجه ریزی شده است. بنابراین باید در فیلد Budget Work مربوط به منبع بودجه ای سیمان عدد 100 را وارد نمایید تا نرم افزار به طور اتوماتیک آن را تبدیل به 100Tone نماید. در حقیقت این عدد معرف مقادیر کلی مواد اولیه مصرفی می باشد که شما برای این دسته بودجه ریزی نموده اید.

همانند گام قبل می توانید این عدد را از طریق میزان هزینه ای که برای بودجه این منبع در نظر گرفته اید با یک نرخ تبدیل به دست آورید.

6-     برای منابع بودجه ای که از نوع Cost یا هزینه ای ثبت شده اند، مقادیر بودجه تنها در فیلد Budget Cost می توانند ثبت شوند. در حقیقت این عدد معرف تمام پولی است که شما برای این طبقه بودجه ریزی نموده اید.


دقت داشته باشید که اگر شما قادر نیستید اعدادی را در فیلد Budget Cost یا Budget Work وارد نمایید، علت کاملا واضح است!!!!!!!!!!!!!

همانطور که در گام های بالا توضیح داده شد، برای منابع بودجه ای از نوع هزینه ای تنها فیلد Budget Cost فعال می باشد و فیلد Budget Work  برای آن غیر فعال می باشد. به طور مشابه برای منابع بودجه ای از نوع کاری یا مصرفی شما تنها می توانید به فیلد Budget Work دسترسی داشته باشید و فیلد Budget Cost برای این دو نوع غیر فعال می باشد.

امکان دیگری که در نرم افزار فراهم شده است، اعمال بودجه برای دوره خاصی از زمان می باشد. در حقیقت با افزودن فیلدهای Budget Work و Budget Cost به محیط TimeSheet یکی از دو نمای Usage می توان این کار را انجام داد. به ترتیب زیر:

1-     مطمئن شوید که یکی از دو نمای Usage فعال می باشد.

2-     از طریق سربرگ Format گروه Details بر روی دکمه Add Details  کلیک نمایید. این جزئیاتی که اضافه خواهد شد به عنوان فیلدهایی است که در محیط Timesheet نما قرار می گیرند. سپس پنجره Detail Styles باز خواهد شد.

3-     در قسمت Available Field در پنجره ظاهر شده باید فیلدهای Budget Cost و Budget Work را بیابید و با انتخاب آنها بر روی دکمه Show کلیک نمایید تا به فیلدهای قسمت Show these fields اضافه شوند. با این کار این دو فیلد به ناحیه Timesheet نمای Usage در ستون Details پدیدار می شوند.



4-     در سربرگ View و گروه  Zoom بر روی فلش Time Scale کلیک نمایید و از منوی ظاهر شده واحد دوره زمانی که می خواهید مقادیر بودجه را برای آن تعیین کنید، را انتخاب نمایید. به طور مثال بودجه پرسنل ممکن است برای هر هفته یا هر ماه تعریف شود. بنابراین بزرگنمایی ناحیه Timesheet نمای Usage نیز باید براساس هفته یا ماه نمایش داده شود.

5-     در ردیف مربوط به تخصیص منبع بودجه ای که تمایل دارید مقادیر بودجه ای آن را براساس دوره های زمانی تغییر دهید، قرار بگیرید. سپس مقادیر حجم کاری و یا هزینه را در فیلدهای Budget Work و یا Budget Cost در دوره های زمانی مورد نظر خود ثبت نمایید.

به طور مثال بودجه کارکنان برای ماه فروردین 100 ساعت و برای ماه اردیبهشت 150 ساعت و برای تیر را 250ساعت در نظر می گیریم و باقی بودجه بندی حجم کاری را برای ماه های دیگر بدون تغییر می گذاریم.

اگرچه فیلدهای Budget Cost و Budget Work برای تمام ردیف های تخصیصی ظاهر می شوند. اما به یاد داشته باشید که شما می توانید مقادیر بودجه را تنها برای منابع بودجه ای که به فعالیت سطح مادر پروژه یعنی Project Summary Task تخصیص دادید، ثبت نمایید.

ادامه دارد.......

 

 

 

 

انتشار مطالب با ذکر منبع بلا مانع است.