اگرچه اکثر پروژه ها در ابتدا بر روی تاریخ اتمام یا بودجه تمرکز می کنند، اما بعضی از انواع دیگر پروژه ها  به محدودیت منبع اولویت بیشتری می دهند. در حقیقت استفاده از منابع مهم ترین اولویت آنها در مدیریت پروژه به شمار می آید. شما باید مطمئن شوید که تمام منابع به درستی استفاده شده اند و به فعالیت های مناسب تخصیص داده شده اند و مانند کاتیون هایی عمل می کنند و هرگونه مشکلات شما را حل می نمایند. شما همچنان باید توجه خود را به زمانبندی و هزینه ها معطوف کنید، اما زمانبندی و هزینه های پروژه در اولویت دوم نسبت به مصرف منبع قرار دارند.

متعادل نمودن حجم کاری منابع، هیچ کدام از اجزاء مثلث پروژه را تشکیل نمی دهد. اگر چه شما می توانید با اضافه یا حذف فعالیت ها حوزه پروژه خود را تنظیم نمایید تا حجم کاری منابع متعادل گردد. زمانبندی را می توانید با به تاخیر انداختن فعالیت ها و یا تقسیم کردن آنها تنظیم نمایید، تا زمانیکه منابع زمانی مناسب را برای کارکردن روی فعالیت ها بیابند. حتی می توانید هزینه های پروژه را به گونه ای اصلاح نمایید تا منابع بیشتری به جهت متعادل کردن حجم کاری به پروژه افزوده گردد.

زمانیکه در حال آنالیز حجم کاری منبعی می باشید، در حقیقت شما در حال باز بینی روشی هستید که منبع به پروژه تخصیص داده شده است. شرایط بهینه زمانی رخ می دهد که تمام منابع در پروژه براساس حداکثر دسترس پذیری آنها تخصیص یافته باشند، نه مقداری کمتر و نه مقداری بیشتر. اگر چه ممکن است منابعی وجود داشته باشند که نتوان آنها را به صورت حداکثری تخصیص داد به این گونه منابع Underallocated گویند. در چنین شرایطی شما ممکن است برای این گونه منابع پرداخت هزینه داشته باشید، در حالیکه آنها مستقیما فعالیتی را در پروژه انجام نمی دهند و این موضوع می تواند تاثیر عکس بر روی بودجه شما بگذارد.

منابع دیگری ممکن است وجود داشته باشند که بیشتر از زمان دسترس پذیری آنها در پروژه فعالیت می نمایند، این منابع به صورت Overallocated نامیده می شوند و این شرایط می تواند ریسکی را متحمل پروژه گرداند. در حقیقت اگر حجم کاری بیشتر از زمان در دسترس آنها تخصیص داده شود، آنگاه ممکن است پروژه بعد از Deadline به اتمام برسد، کیفیت پروژه زیان ببیند، هزینه ها افزایش یابد و یا حتی حوزه پروژه کاهش یابد.

فعالیت هایی که در زمان یکسان زمانبندی می شوند منجر به Overallocation می شوند. در حقیقت شما بر نحوه ی زمانبندی فعالیت ها و تخصیص ها با استفاده از حداکثر دسترس پذیری منبع، تقویم منبع و مقدار واحد تخصیص یافته تاثیر می گذارید. اما در میان این محدودیت ها، نرم افزار مایکروسافت پروژه ممکن است فعالیت ها را در دوره های زمانی یکسانی به گونه ای زمانبندی نماید که منجر به Overallocation گردد. به طور مثال اگر شما 2 فعالیت یک روزه با به منبعی یکسان در زمان یکسان تخصیص دهید، هر دوی این تخصیص می توانند در یک دوره زمانبندی شوند و در چنین حالتی به صورت Overallocated خواهند شد.

قبل از اینکه فعالیت های پروژه به طور رسمی آغاز گردد، شما می توانید موارد Underallocated و Overallocated را بررسی نمایید و تغییرات ضروری برای حضور حداکثری منابع در پروژه را پیاده نمایید و ریسک Overallocation را کاهش دهید. در حقیقت با متعادل کردن حجم کاری منابع شما می توانید از هدر رفتن هزینه های پرداختی برای منابع جلوگیری نمایید.

نماهای مختلفی در نرم افزار مایکروسافت پروژه وجود دارد که می توانید حجم کاری تخصیص داده شده به منابع را در دوره های زمانی خاصی مشاهده کنید، که شامل:

1-     Team Planner،

2-      Resource Graph،

3-     Resource Usage

4-     Resource Allocation: این نما ترکیبی از دو نمای Resource Usage و نمای Leveling Gantt می باشد. برای مشاهد این نما از طریق سربرگ View و گروه Resource View بر روی دکمه Other View کلیک نمایید، منویی باز می شود که باید More View را انتخاب نمایید و از پنجره باز شده می توانید Resource Allocation را بیابید.

5-     Resource Form



ادامه دارد




انتشار مطالب باذکر منبع بلامانع می باشد