تا به حال فاز برنامه ریزی پروژه به اتمام رسیده است. در حقیقت اکنون برنامه پروژه شما منعکس کننده تمام جزئیات مربوط به حوزه، هزینه ها، بودجه، منابع، زمانبندی تحویل شدنی ها می باشد و این برنامه توسط مدیران ارشد و سهامداران پروژه به تائید رسیده است. بعد از اتمام این موارد زمان اجرای برنامه پروژه و تبادل آن با اعضای تیم پروژه می باشد. در حال حاضر شما در حال ترک فاز برنامه ریزی و ورود به مرحله اجرای پروژه می باشید.
این مرحله شامل مراحل زیر است:
1- Tracking: در این مرحله شما فرآیند پیشرفت فعالیت ها را ردیابی می کنید. بنابراین خواهید دانست که چه زمانی فعالیت ها واقعا توسط منابع تخصیصی آنها به اتمام می رسند.
2- Analyzing: اختلاف مابین برنامه اصلی و آنچه که واقعا در حال انجام است، بررسی می شود. تفاوت ها در زمانبندی و هزینه ها پایش می شوند تا هرگونه مشکل بالقوه را پیش بینی نمایید.
3- Controlling: هر گونه عملیات اصلاحی مورد نیاز به جهت اتمام پروژه در Deadline و در محدوده بودجه انجام خواهد شد.
4- Reporting: به طور منظم باید وجوه مختلف اطلاعات پروژه به سهام داران و اعضای تیم گزارش شود.
برای اجرای برنامه پروژه از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه دو مورد باید اقدام شود. از این طریق خواهید توانست از قدرت نرم افزار برای هدایت پروژه خود به یک خروجی موفق استفاده نمایید.
1- اطلاعات مبنا و اولیه ای از پروژه خود ذخیره نمایید.
2- اطلاعات پیشرفت پروژه خود را به محض انجام فعالیت ها توسط منابع تخصیصی ثبت نمایید.
ذخیره اطلاعات اولیه برنامه پروژه با استفاده از Baseline
برنامه پروژه ای که به عنوان بهینه ترین حالت بدست آمده می تواند به عنوان Baseline یا خط مبنا پروژه شما در نظر گرفته شود. در حقیقت این برنامه نماینده ایده آل ترین حالت تعادل مابین حوزه، زمانبندی و هزینه خواهد بود. در این لحظه از زمان برنامه اولیه پروژه و برنامه در حال اجرا یکسان می باشد. چرا که برنامه پروژه در حال حاضر سیال می باشد. در حقیقت برای فعالیت ها با حالت زمانبندی اتوماتیک، به محض اینکه اطلاعات پیشرفت پروژه را وارد نمایید ( مانند تاریخ شروع واقعی یا درصد تکمیل فعالیت ها)، آنگاه برنامه پروژه مجددا محاسبه می شود. این برنامه محاسبه شده باید منعکس کننده اطلاعات جدید ثبت شده باشد.
به طور مثال فرض کنید، فعالیت A طوری زمانبندی شده که در تاریخ 3 مهر به اتمام برسد. این فعالیت با فعالیت B دارای ارتباط FS است. بنابراین فعالیت B در تاریخ 3 مهر باید آغاز گردد. حال فعالیت A، 2 روز زودتر در تاریخ 1 مهر به اتمام می رسد. بعد از اینکه تاریخ اتمام واقعی فعالیت A را در نرم افزار پیاده کنید، آنگاه تاریخ آغاز فعالیت B که دارای محدودیت ASAP نیز می باشد به 1 مهر تغییر می یابد. البته تاریخ آغاز تمامی فعالیت های پس نیاز مجددا همانند فعالیت B محاسبه می شود. اما در فعالیت هایی با حالت زمانبندی دستی، اگر مدت زمان واقعی تاریخ شروع یا تاریخ پایان واقعی و حتی درصد تکمیل آنها را در نرم افزار ثبت کنید، زمانبندی آن فعالیت و یا فعالیت های وابسته آن مجددا محاسبه نمی شود.
این محاسبات مجدد به شما کمک می کند تا جایگاه فعلی پروژه خود را درک کنید. اما اگر تمایل داشته باشید تاریخ های شروع اولیه را بدانید و یا حتی برنامه اولیه پروژه را با زمانبندی در حال پروژه مقایسه کنید و میزان پیشرفت پروژه را آنالیز نمایید، آنگاه می توانید Baseline اولیه پروژه خود را ذخیره نمایید. اختلاف مابین Baseline و اطلاعات زمانبندی در حال حاضر پروژه به عنوان Variance شناخته می شود. مواردی چون Baseline، Actuals، Variance کاربردهای بسیاری در پروژه خواهند داشت. مانند آنالیز ارزش کسب شده (Earned Value Analyze)، پایش زمانبندی پروژه و حتی عملکرد پروژه. در حقیقت شما نمی توانید محاسبات مربوط به آنالیز ارزش کسب شده را انجام دهید، مگر اینکه یک Baseline از پروژه خود را ذخیره نمایید. ذخیره سازی Baseline با ذخیره برنامه کلی پروژه تفاوت دارد. زمانیکه شما Baseline از پروژه خود ذخیره می کنید، در حقیقت از محتوای فیلدهای مربوط به فعالیت ها، منابع، تخصیص ها کپی تهیه می کنید.
1- مدت زمان ها در فیلد Baseline Duration
2- تاریخ های شروع در فیلد Baseline Start
3- تاریخ های پایان در فیلد Baseline Finish
4- ساعت کاری در فیلدBaseline Work
5- هزینه ها در فیلدBaseline Cost
این پنج فیلد رایج ترین و پرکاربردترین فیلدهای Baseline می باشد که مبنایی مناسب برای تجزیه و تحلیل زمانبندی و عملکرد بودجه پروژه می باشد. علاوه بر این فیلد ها، 9 فیلد دیگر نیز در Baseline ذخیره می شود. این فیلد ها برای اهداف و ویژگی های خاصی مورد استفاده قرار می گیرند.
6- Baseline Budget Work: این فیلد شامل مقادیر Budget Work ثبت شده می باشد و برای مقایسه یا میزان حجم کاری زمانبندی شده در طبقه بودجه می باشد.
7- Baseline Budget Cost: این فیلد شامل مقادیر Budget Cost می باشد که برای مقایسه میان مقادیر زمانبندی شده در طبقه بودجه می باشد.
8- Baseline Deliverable Start: تاریخ شروع برای تحویل شدنی ها در این فیلد ذخیره می شود و در حالت کار با چندین پروژه کاربرد دارد.
9- Baseline Deliverable Finish: تاریخ اتمام برای یکی از تحویل شدنی ها در این فیلد ذخیره می شود و در حالت کار با چندین پروژه کاربرد دارد.
10- Baseline Fixed Cost: در این فیلد آیتم های مختلف هزینه که مرتبط با منابع هزینه ای نمی باشد، ذخیره می گردد.
11- Baseline Fixed Cost Accural: در این فیلد زمان اعمال هزینه های ثابت ( در تاریخ شروع، پایان و یا در حین اجرای فعالیت) ذخیره می شود.
12- Baseline Estimated Duration: مدت زمان محاسبه شده برای فعالیتی که Placeholder می باشد. در حقیقت دارای مدت زمان پیش فرض یک روز می باشد و البته در این فیلد حالت زمانبندی دستی می باشد.
13- Baseline Estimated Start: تاریخ شروع محاسبه شده برای فعالیتی با حالت زمانبندی دستی در این فیلد ذخیره می شود.
14- Baseline Estimated Finish: تاریخ پایان محاسبه شده برای فعالیتی با حالت زمانبندی دستی در این فیلد ذخیره می شود.
