تعیین بودجه برای پروژه

در صورتیکه شما نگران هزینه های پروژه می باشید، احتمال دارد که با بودجه ای محدود برای پروژه خود کار می کنید. ضروری است که هنگام برنامه ریزی و هم چنین اعمال هزینه های پروژه، همواره به انواع مختلف بودجه ها توجه ویژه داشته باشید. در صورتیکه بتوانید به راحتی بتوانید بودجه را در برابر هزینه های برنامه ریزی شده پروژه مقایسه کنید، آنگاه احتمال دارد که اغلب اوقات پروژه را در غالب بودجه مجاز هدایت کنید.

دلایل استفاده از منابع هزینه ای و هزینه های ثابت فعالیت ها

در نسخه 2003 نرم افزار مایکروسافت و نسخه های ماقبل آن، مدیران پروژه بعضی از اوقات منابع کاری با عنوان سفر هوایی و یا اسکان و .... را در نظر می گرفتند و هزینه مربوط به آن را در فیلد Cost/Use وارد می کردند. اما برآورد این نوع هزینه بسیار سخت می شود اگر منبعی یکسان باید برای چندین فعالیت مورد استفاده قرار می گرفت.

برنامه ریزی هزینه های ثابت برای فعالیت ها

شاید شما هزینه فعالیتی داشته باشید که مستقل از هرگونه منبعی باشد. به طور مثال عملکرد یک فعالیت ممکن است شامل هزینه هایی برای چاپ گزارشات، برای جلسه ای خاص یا خرید یک هارد اکسترنال برای انتقال اطلاعات باشد. چنین هزینه ثابتی می تواند یک هزینه متفرقه یا هزینه ای تصادفی برای فعالیت باشد. در صورتیکه احتیاجی نباشد که هزینه براساس طبقه بندی آن ردیابی شود و یا اگر این هزینه به تنهایی برای فعالیتی در پروژه اعمال می شود، آنگاه می تواند کاندید مناسبی برای ثبت نمودن به صورت هزینه ثابت باشد.

وارد نمودن هزینه ها برای تخصیص منابع هزینه ای

یک منبع هزینه ای یک آیتم هزینه ای می باشد که در تکمیل یک فعالیت مشارکت می کند، اما تاثیری در زمانبندی فعالیت نخواهند داشت. یک منبع هزینه ای معرف یک آیتم هزینه می باشد که جدا از هزینه نیروی کار، تجهیزات، مواد اولیه است و این آیتم هزینه ای برای تکمیل عملکرد فعالیت اعمال می شود، مانند هزینه سفر هوایی، اسکان، اجاره و .....

زمانیکه شما یک منبع هزینه ای ایجاد می کنید، هیچ گونه هزینه ای را در نمای Resource Sheet مانند منابع کاری و مصرفی وارد نخواهید کرد. میزان هزینه مرتبط با این منبع بسته به نوع فعالیتی که به آن تخصیص می یابد تغییر می کند. استفاده از منبع هزینه ای یکسان برای انواع مختلف فعالیت ها این مزیت را دارا می باشد که شما می توانید هزینه های کلی خود را برای هر طبقه از هزینه ها خلاصه نمایید.

تعیین زمان پرداخت هزینه

Cost Accrual مشخص می کند که هزینه ها در چه نقطه ای از زمان به پروژه اعمال شوند. شما می توانید تعیین کنید که هزینه ها در ابتدای تخصیص و یا در انتهای آن پرداخت شوند. البته گزینه ی دیگری نیز وجود دارد با عنوان سرشکن Prorated که هزینه ها در سر تا سر طول دوره ی تخصیص توزیع می شوند و به عنوان پیش فرض برای تمام منبع جدید در نظر گرفته می شود. مشخص نمودن زمان پرداخت هزینه برای برنامه ریزی بودجه بسیار مهم می باشد.

تعیین چندین نوع هزینه برای یک منبع کاری یا مصرفی

فرض کنید بعضی از منابع کاری در اول فروردین ماه با افزایش 5 درصدی نرخ پرداخت روبه رو هستند و یا شاید در قرارداد یکی از منابع مصرفی تخفیفی برای ماه اول مصرف قید شده باشد و سپس هزینه ها برای ماههای بعدی به حالت معمولی باز می گردد. به عنوان مثالی دیگر شاید مشاوری یک نرخ پرداخت برای یک نوع کار و نرخ دیگری برای نوع دیگری کار در نظر دارد. شما می توانید هزینه های مختلف را برای زمان های مختلف با استفاده از جداول نرخ هزینه تعیین نمایید.

تعیین هزینه ها برای منابع کاری و مصرفی

در نرم افزار مایکروسافت پروژه می توانید، نرخ های پرداخت برای منابع کاری مانند افراد و تجهیزات را مشخص نمایید. زمانیکه این منابع به فعالیت ها تخصیص می یابند، نرم افزار نرخ های پرداخت را در حجم کاری تخصیص یافته ضرب می نماید تا از این طریق هزینه برنامه ریزی شده برای تخصیص را برآورد نماید. البته می توانید هزینه هایی برای هر بار مصرف را نیز برای منابع کاری تعریف نمایید. در صورتیکه یک منبع هزینه های مختلفی برای انواع مختلف تخصیص ها داشته باشد و یا هزینه های مختلفی مرتبط با دوره های زمانی خاص را دارا باشد، آنگاه می توانید انواع متعدد هزینه ها را برای یک منبع وارد نمایید.

برنامه ریزی هزینه های منابع

نرم افزار مایکروسافت پروژه می تواند به شما در برنامه ریزی، پیش بینی و ردیابی هزینه های مرتبط با اجرای پروژه کمک بسزایی باشد. بخش اعظم هزینه های شما توسط تخصیص منبع به فعالیت ها تولید می شوند و بخشی دیگر از هزینه ها اغلب به طور مستقیم به خود فعالیت مرتبط اند و مستقل از منابع تخصیص یافته می باشند. به جهت تنظیم برنامه پروژه که هزینه ها را نیز منعکس نماید، می توانید:

1-     هزینه های واحد برای منابع کاری و مصرفی را وارد نمایید و این منابع را به فعالیت هایشان تخصیص دهید.

2-     منابع هزینه ای ( مانند هزینه های سفر، اجاره تجهیزات، خرید نرم افزار یا تجهیزات، هزینه های دریافت مجوز ها و.....) را تعریف نمایید و به فعالیت های مرتبط تخصیص دهید.

3-     هر گونه هزینه ثابت را برای فعالیت ها مشخص نمایید.

فرم دادن به حجم کاری تخصیص منبع

زمانیکه شما یک منبع کاری را به فعالیت تخصیص می دهید، زمان کاری تخصیص داده شده برای فعالیت معمولا به طور یکنواخت در طی مدت زمان فعالیت توزیع می شود. به طور مثال اگر مهندس عمران تنها منبع تخصیص داده شده تمام وقت به فعالیتی 4 روزه باشد، بنابراین مهندس عمران دارای 8 ساعت کاری در هر 4 روز خواهد بود و در صورتیکه تمایل داشته باشید تا نحوه ی تخصیص ساعت ها را تنظیم نمایید، می توانید میزان حجم کاری را از حالت یکنواخت تغییر شکل دهید.

ایجاد تغییرات در تخصیص منابع

شما می توانید 3 تغییر عمده را در تخصیص منابع پروژه خود اعمال نمایید:

1-     می توانید منابع بیشتری را به منابع تخصیص یافته یک فعالیت اضافه نمایید.

2-     می توانید منابعی را با منابعی دیگر جایگزین نمایید.

3-     می توانید یک منبع را از لیست منابع تخصیص یافته به فعالیت را حذف نمایید.

مرور اطلاعات تخصیص منبع

در نرم افزار روش های مختلفی برای مشاهده تخصیص منابع وجود دارد. شما می توانید به یک نمای Usage مراجعه نمایید که در این نماها تخصیص ها براساس هر فعالیت و یا تخصیص ها براساس هر کدام از منابع نمایش داده می شود. البته شما می توانید یک نما از نوع Form را به نمای Gantt Chart خود اضافه نمایید و اطلاعات مربوط به تخصیص منبع مرتبط با فعالیت های انتخابی را مشاهده نمایید.

تخصیص منابع هزینه ای به فعالیت ها

زمانیکه یک منبع هزینه ای به فعالیتی تخصیص داده می شود، در حقیقت یک آیتم هزینه ای را به فعالیت مرتبط کرده اید که برای تکمیل فعالیت باید به آن تزریق گردد. توجه داشته باشید که وارد نمودن هزینه ها برای منابع کاری مانند هزینه های استاندارد و یا اضافه کاری و حتی هزینه های هر بار مصرف به شما در ردیابی بخش اعظمی از هزینه های پروژه کمک شایانی می کنند. اما در منابع هزینه ای برخلاف منابع مصرفی و یا منابع کاری شما قادر نخواهید بود تا هیچ گونه هزینه ای را در نمای Resource Sheet و یا حتی Resource Information وارد نمایید. در حقیقت در این نما شما تنها منابع را ثبت می کنید و آن ها را به صورت هزینه Cost Resources ثبت می نمایید.

تخصیص منابع مصرفی به فعالیت ها

زمانیکه شما یک منبع مصرفی را به فعالیتی تخصیص می دهید، در حقیقت منبع مصرفی را به فعالیت الصاق می کنید و سپس میزان مصرف برای تکمیل فعالیت را مشخص می سازید. همانند منابع کاری، اینجا نیز واحد اندازه گیری مطرح می شود تا مشخص شود چه مقدار از منبع برای انجام فعالیت در دسترس خواهد بود. برای منابع کاری این واحد اندازه گیری زمان بود، مانند تعداد ساعت یا تعداد روز . اما برای منابع مصرفی این واحد اندازه گیری به صورت کمیت مصرفی منبع مطرح خواهد شد. در حقیقت با تخصیص منبع مصرفی، شما باید کمیتی از منبع را مشخص کنید که در حین تکمیل فعالیت به مصرف خواهد رسید.

محاسبات مربوط به تخصیص منبع کاری

حجم کاری یا Work در نرم افزار به معنای میزان تلاشی است که برای تکمیل فعالیت به کار گرفته می شود. به محض اینکه منبعی را به یک فعالیت تخصیص می دهید، مدت زمان فعالیت حجم کاری ترجمه می شود. به طور مثال اگر فعالیتی داشته باشیم که 3 روز به طول بیانجامد و منبعی تمام وقت را به آن تخصیص دهیم. آنگاه این منبع تخصیصی حجم 24 ساعت کاری در طول این 3 روز را خواهد داشت ( با توجه به تقویم پیش فرض پروژه با روزی 8 ساعت کار).

Team Planner

 Team Planner نمای جدیدی است که از نسخه 2010 به نرم افزار اضافه شده است و می توانید با استفاده از این نما زمانبندی فعالیت ها را در یک فضای گرافیکی مرتب نمایید.

Resource Graph

 پنجره Assign Resources امکان دیگری را نیز فراهم نموده که می توانید گراف های دسترس پذیری منابع را از طریق آن مشاهده نمایید. این رویکرد به شما کمک خواهد کرد که تصمیم بگیرید، کدام منبع باید به یک فعالیت تخصیص یابد.

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها (ادامه)

تخصیص منابع کاری به فعالیت ها

در حال حاضر شما لیستی از فعالیت ها و منابع را در اختیار دارید. آنچه که احتیاج دارید ترکیب این دو با هم است در حقیقت فعالیت ها + منابع = تخصیص، می باشد. با تخصیص منابع انسانی و تجهیزات به فعالیت ها نرم افزار قادر خواهد بود تا یک برنامه ی زمانبندی برای پروژه ایجاد نماید، که نه تنها منعکس کننده تقویم پروژه، مدت زمان فعالیت ها، وابستگی ها و محدودیت ها می باشد بلکه معرف تقویم منابع و دسترس پذیری آنها نیز می باشد. به محض تخصیص منابع هزینه ای و مصرفی به فعالیت ها می توانید میزان کاهش موجودی و هم چنین هزینه های مرتبط با آن را ردیابی کنید تا از موجودی آنچه که برای تکمیل فعالیت ها مورد نیاز است، مطمئن شوید.

دسترس پذیری منابع

دسترس پذیری درصدی از زمان می باشد که منابع در حین رمان های کاری خود در دسترس می باشند. در حقیقت مقادیر در فیلد Max. Units در زمان های کاری تعریف شده در تقویم منبع ضرب می شوند تا معرف حداکثر دسترس پذیری این منبع باشند.

تخصیص یک تقویم کاری مجزا برای منبع

در صورتیکه شخصی براساس تقویم کلی پروژه فعالیت نمی کند، آنگاه می توانید برای آن یک تقویم مخصوص ایجاد نمایید.

تعریف زمان های کاری برای منابع

همانطور که قبلا مطرح شد، ممکن است تقویمی را برای پروژه تخصیص دهید تا مشخص کند که کارها چه زمانی باید انجام شود. اما حتی اگر دفتر پروژه ی شما از ساعت 8 صبح تا 5 بعدازظهر باز باشد، هیچ کدام از کارکنان شما در زمان های یکسان فعالیت نمی کنند. در این حالت شما باید تقویم های مجزایی را برای منابعی که از تقویم پروژه تبعیت نمی کنند ایجاد نمایید. در حقیقت زمانبندی دقیق تر خواهد بود زمانی که به نرم افزار اعلام شود، چه زمانی منابع کاری پروژه در تعطیلات به سر می برند و یا در مرخصی می باشند.

چه زمانی می توان می توان تیم پروژه را برای نرم افزار تعریف کرد؟

بعضی از مدیران پروژه مهارت ها و منابع مورد نیاز را هم زمان با تعریف بسته های کاری پروژه شناسایی می کنند، اما بعضی دیگر در ابتدا بر روی تکمیل ساختار شکست کار تمرکز می کنند و سپس منابع مورد نیاز پروژه را شناسایی می کنند. در هر صورت مدیران پروژه با شناسایی منابع کاری به صورت مجموعه های مهارتی ( تحلیل گر مالی، بازاریاب، نقاش، تعمیر کار، توسعه دهنده جاوا ) و تجهیزات کلی ( سرور کامپیوتر، دستگاه چاپ و ....) آغاز به کار می کنند. زیرا شما نمی توانید منابع خاص را تا قبل از شناسایی مهارت های مورد نیاز و تاریخ های خاص فعالیت در نرم افزار ثبت کنید.

انواع منابع در نرم افزار مایکروسافت پروژه

بدون نیروی انسانی، پروژه ها آغاز نخواهند شد و مطمئنا به پایان نیز نخواهند رسید. برای اجرای یک پروژه بین تاریخ شروع و پایان باید نیروی انسانی را برای پروژه تعریف نمود و البته نیرو انسانی باید آگاه باشند که کدام بخش از پروژه به عهده آنها می باشد. به محض اینکه فعالیت های پروژه شناسایی شدند، می توانید تیم پروژه را تشکیل دهید. در حقیقت شما حجم کاری مورد نیاز را تجزیه و تحلیل می کنید و مهارت ها و منابع انسانی لازم را شناسایی می کنید.

در نرم افزار مایکروسافت پروژه منابع کاری به عنوان منابعی می باشند که به وسیله زمان تعریف می شوند (مانند افراد، اتاق کنفرانس که برای یک ساعت روز شده، دستگاه کاغذ پاره کن که برای یک روز اجاره شده است). منابع مصرفی که در واحدهای مختلفی مانند گالن، مترمکعب و... در نظر گرفته می شوند. منابع هزینه ای مخارج پروژه را پوشش می دهند. این نوع منابع به صورت منابع مصرفی و یا کاری نمی باشند. به طور مثال هزینه های آموزش و یا هزینه های سفر در این دسته قرار می گیرند.

مشاهده بازخوردها هنگام اعمال تغییرات زمانبندی

تا به حال به این موضوع فکر کرده اید، که کوچکترین تغییری در یک فعالیت ممکن است تغییرات ناخواسته ای را در دیگر فعالیت های اطراف آن موجب شود. تنها با افزایش مدت زمان یک فعالیت و یا حتی تغییر یک لینک مابین فعالیت ها تغییرات غیره منتظره ای در سرتاسر پروژه ایجاد خواهد شد.

کارکردن با تقویم فعالیت ها

زمانبندی فعالیت های شما براساس مدت زمان ها، وابستگی ها و محدودیت ها خواهد بود. البته پارامتر دیگری که بر زمانبندی پروژه تاثیر می گذارد، تقویم پروژه می باشد. در صورتیکه تقویم پروژه شما دیکته کند که ساعت کاری از دوشنبه تا جمعه از ساعات 8 صبح تا 5 عصر باشد، زمانبندی نیز از آن تبعیت خواهد کرد.اگر منبعی به فعالیتی تخصیص داده شود که از شنبه تا یکشنبه از ساعت 9 صبح تا 9 شب کار کند، آنگاه فعالیت نیز بر همین اساس زمانبندی می شود. در حقیقت در این شرایط فعالیت بر طبق تقویم منبع تخصیصی به جای تقویم پروژه زمانبندی می شود. اما بعضی از اوقات شما فعالیتی دارید که باید متفاوت از زمان های کاری منعکس شده در تقویم پروژه یا تقویم منبع تخصیصی زمانبندی شود.

مایل استون ها (ادامه)

چگونه می توان مایل استون هایی که دارای مدت زمان هستند را به صورت میله هایی در نمودار گانت چارت نشان داد؟

مایل استون ها

شما می توانید برخی از فعالیت ها را به صورت مایل استون ها در برنامه پروژه خود پیاده نمایید. با برافراشتن پرچم مایل استون ها در پروژه خود و نمایش آن در نمودار گانت چارت، قادر خواهید بود تا زمان دست یابی به معیار های پروژه خود را مشاهده کنید.

Deadline

ممکن است تمایل داشته باشید یک تاریخ پایان مشخص برای فعالیت با زمانیدی اتوماتیک در نظر بگیرید. در حقیقت محدودیتی از نوع MFO برای فعالیت لحاظ کنید تا فعالیت در یک تاریخ مشخص خاتمه یابد. اما بهتر است به جای اعمال چنین محدودیت غیر ضروری که انعطاف پذیری را از زمانبندی می گیرد، از یک یادآور کننده یا فرجه استفاده نمایید.

ایجاد تغییرات در محدودیت های زمانی

همواره به یاد داشته باشید که یک فعالیت به طور پیش فرض دارای محدودیت ASAP و یا ALAP می باشد. بنابراین هیچگاه تصور نکنید که می توان برای یک فعالیت محدودیتی را اضافه و یا حذف نمود. به هنگام تغییر محدودیت های اعمال شده برای یک فعالیت با حالت زمانبندی اتوماتیک، معمولا از یک نوع منعطف به محدودیت با انعطاف پذیری کمتر و یا حتی بالعکس انتقال می یابید.

کارکردن با انواع محدودیت های انعطاف پذیر و غیر انعطاف پذیر

هنگام ایجاد محدودیت ها برای فعالیت ها لازم است بدانید که سه سطح انعطاف پذیری در محدودیت ها وجود دارد:

1-     محدودیت های انعطاف پذیر؛ 2- محدودیت های نیمه انعطاف پذیر؛ 3- محدودیت های غیر انعطاف پذیر.

اعمال محدودیت های زمانی برای فعالیت ها

با تبین وابستگی های ما بین فعالیت ها، زمانبندی شما شکل می گیرد و هر چه بیشتر معرف مدل پروژه شما خواهد بود. نرم افزار مایکروسافت پروژه از اطلاعات فعالیت ها استفاده می کند و آنچه را که شما ثبت نموده اید را کنترل می نماید تا در این راستا پروژه ی شما را از ابتدا تا انتها زمانبندی نماید. به طور پیش فرش نرم افزار هر فعالیتی را به گونه ای زمانبندی می کند تا در زودترین تاریخ ممکن شروع شود.

اضافه کردن Lag Time و Lead Time به وابستگی ها

فرض کنید دو فعالیت در اختیار دارید که با لینک FS به یکدیگر متصل شده اند. سپس متوجه می شوید که فعالیت پس نیاز نمی تواند به محض اتمام فعالیت پیش نیاز آغاز شود. بنابراین احتیاج به تعریف زمان تاخیر و یا Lag Time خواهید داشت. و یا فعالیتی در اختیار دارید که به محض اتمام فعالیت قبلی شروع نمی شود. بلکه متوجه شدید که فعالیت پیش نیاز لزوما نباید به اتمام برسد تا فعالیت پس نیاز آغاز گردد.

اصلاح و یا حذف وابستگی میان فعالیت ها

تا کنون نحوه ی اعمال وابستگی از نوع FS مطرح شد. اما چگونه می توان انواع دیگری از وابستگی ها را برای یک فعالیت در نظر گرفت؟

ثبت وابستگی مابین فعالیت ها

در این مرحله تمام فعالیت های شما دارای مدت زمان های واقعی می باشند، اما آنچه که واقعی به نظر نمی رسد این موضوع است که تمام فعالیت ها از تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. اگر چه ممکن است برخی از فعالیت ها از تاریخ شروع پروژه آغاز شوند. درحالیکه برخی دیگر از فعالیت ها نمی توانند، قبل از پایان بعضی از فعالیت ها پایان پذیرند، شروع شوند. برخی اوقات، بعضی از فعالیت ها وابسته به تکمیل یک فعالیت می باشند و بعضی دیگر باید قبل از شروع یک فعالیت پایان یابند. بنابراین در مرحله ی زمانبندی باید فعالیت هایی را که به یکدیگر وابسته اند را ارتباط دهید.

مدت زمان فعالیت ها چگونه بر زمانبندی تاثیر می گذارند؟

زمانیکه مدت زمانی را برای فعالیتی تعیین می کنید، فعالیت براساس تقویمی که به آن اختصاص داده شده (معمولا تقویم مبنای پروژه) زمانبندی می شود. در صورتیکه منابعی به فعالیت تخصیص داده شود، فعالیت بر طبق زمان های کاری مشخص شده در تقویم منابع تخصیصی زمانبندی خواهد شد. اما اگر برای فعالیتی تقویمی در نظر گرفته شود، آنگاه می توان فعالیت را برطبق زمان های کاری تقویم اختصاصی خود زمانبندی کرد.

ثبت مدت زمان فعالیت ها

زمانیکه لیست فعالیت ها را در نرم افزار تکمیل نمودید، وارد مرحله زمانبندی پروژه خواهید شد. برای خلق یک زمانبندی واقعی، شما می توانید از ثبت مدت زمان اجرای فعالیت ها شروع نمایید.

تغییر وضعیت حالت های زمانبندی فعالیت ها

با توجه به اینکه بر روی یک پروژه غیر رسمی کوچک کار می کنید و یا در حال برنامه ریزی یک پروژه عظیم هستید، در هر حال قادر خواهید بود، با یکی از حالت های زمانبندی کار کنید و یا ترکیبی از هر دو را در پروژه خود پیاده کنید در این بخش چگونگی تغییر وضعیت پروژه از حالت زمانبندی اتوماتیک به دستی و بالعکس شرح داده خواهد شد.

زمانبندی اتوماتیک و دستی (ادامه)

 

زمانبندی اتوماتیک و دستی

زمانبندی اتوماتیک و دستی

شرکت مایکروسافت از نسخه 2010 به بعد نرم افزار قابلیت Task Mode را اضافه نمود. این ویژگی به شما امکان می دهد که زمان شروع و پایان فعالیت را خود کنترل کنید (Manually scheduled) و یا از نرم افزار بخواهید این تاریخ ها را به طور اتوماتیک محاسبه نماید (Auto scheduled). قبل از اضافه شدن این قابلیت به نرم افزار ( نسخه 2007 به قبل)، تمامی فعالیت ها به طور اتوماتیک زمانبندی می شدند. اگرچه این نوع زمانبندی کمک بسیار بزرگی به پروژه های عظیم می نماید، اما زمانبندی دستی نیز ویژگی های خاص خود را دارا می باشد.

ایجاد کد های ساختار شکست کار

بسیاری از مدیران پروژه و سازمان ها از ساختار شکست کار به عنوان یک عنصر ضروری در متدلوژی مدیریت پروژه خود استفاده می کنند. مشابه آنچه که در ساختار پیکر بندی پروژه مشخص می شود، ساختار شکست کار WBS نیز یک نمای سلسله مراتبی از موارد تحویل شدنی می باشد، که دارای سطوح مختلف می باشد. هر سطح WBS با یک کد شناخته می شود. سطوح معرف فعالیت مادر، زیر فعالیت ها، بسته های کاری و موارد تحویل شدنی می باشد. و می توان لیست فعالیت ها را براساس WBS تعریف نمود.

مشاهده اطلاعات پروژه

به منظور برنامه ریزی، ردیابی و مدیریت پروژه با نرم افزار مایکروسافت پروژه شما اطلاعات متنوعی مانند فعالیت ها، منابع، تخصیص ها، مدت زمان فعالیت ها، نرخ مصرف منابع  و ... را به نرم افزار می دهید. نرم افزار در مقابل محاسبات را بر روی این ورودی ها انجام می دهد و در نهایت اطلاعات بیشتری شامل تاریخ شروع و پایان، هزینه ها و فعالیت های انجام نشده را ارائه می دهد. در نرم افزار بیش از 400 قطعه اطلاعات برای فعالیت ها، منابع و تخصیص ها می توان در نظر گرفت. در هرحال شما قادر نخواهید بود این حجم وسیعی از اطلاعات را در یک مکان مشاهده نمایید.

 

فعالیت های تکرار پذیر

در پروژه شما ممکن است فعالیت هایی موجود باشند که در فاصله های زمانی منظمی تکرار شوند. به طور مثال یکی از اعضا تیم شما باید اطلاعاتی خاصی را جمع آوری و گزارش آن را در اولین دوشنبه هر ماه ارائه دهد. به جای اینکه این فعالیت های مشابه را برای هر هفته و یا هر ماه وارد نمایید، بهتر است فعالیت از نوع تکرار پذیر در پروژه خود ایجاد کنید.

ثبت فعالیت ها

مرحله وارد نمودن فعالیت ها در نرم افزار منطبق با تعریف فعالیت ها در فرآیند مدیریت پروژه می باشد. در حقیقت تیم برنامه ریزی، فعالیت ها را در راستای ایجاد اقلام تحویل شدنی و دست یابی به اهداف پروژه تعریف می کنند و البته تعریف فعالیت ها به کمک بیانیه حوزه و ساختار شکست کار انجام خواهد شد. اقلام تحویل شدنی که در ساختار شکست کار مشخص شده اند، به فعالیت های کوچکتر و جزئی تر تقسیم می شوند تا در این صورت بتوان آن ها را به راحتی مدیریت و کنترل نمود. در خیلی از سازمان ها متدولوژی مدیریت پروژه تاکید دارد که در ابتدا ساختار شکست کار تبیین و سپس لیست فعالیت ها ایجاد گردد. اما این دو مرحله ممکن است در سازمان های دیگر به طور همزمان انجام شود.

تعریف فعالیت ها

بعد از ایجاد شالوده برنامه پروژه ی جدید خود که شامل تعیین تاریخ شروع، نوع زمانبندی و تقویم پروژه می باشد. حال نوبت به مرحله اصلی کار می رسد و آن هم وارد کردن فعالیت ها است. در حقیقت با وارد نمودن فعالیت هاف شما عناصر و سلسله مراتب ساختار شکست کار خود را در نمودار گانت منعکس می کنید.

ایجاد تقویم مبنای جدید

در صورتیکه تمایل داشته باشید تقوبم کاری متناسب با شرایط متداول خود برای پروژه به کار ببرید و یا تقویم جداگانه ای برای منابع و یا فعالیت ها در نظر بگیرید، آنگاه بهتر است که خود تقویم جدیدی را برای پروژه ایجاد کنید.

اضافه نمودن تعطیلات و روزهای خاص به تقویم مبنا

شما می توانید تعطیلات و روزهای خاصی را به تقویم مبنای پروژه خود اضافه کنید. این روزهای خاص ممکن است تعطیلات رسمی و غیر رسمی محیط کاری شما باشند و یا حتی ممکن است در این روز ها به دلایل مختلفی چون جلسات هفتگی ساعت کاری پروژه کمتر گردد. این روز ها می توانند تنها یک بار به وقوع بپیوندند و یا حتی با الگویی خاص در طول مدت اجرای پروژه تکرار شوند. به طور مثال اگر شما برنامه ای برای مدت سه سال را طرح ریزی نموده اید، می توانید تعطیلات نوروز را به تقویم مبنای خود به عنوان روزهای خاص اضافه نمایید. و یا اگر شما بدانید که به طور مثال در اولین شنبه ی هر ماه از ساعت 8 الی 10 صبح عملا هیچ کاری بر روی پروژه به علت جلسات ماهانه تیم کاری انجام نمی شود، می توان این استثناها  را در تقویم مبنا اعمال نمود. 

ایجاد هفته کاری متفاوت

پروژه شما ممکن است در دوره خاصی، احتیاج به زمان های کاری متفاوتی داشته باشد که به طور موقتی باید در زمانبندی پروژه لحاظ گردد. به طور مثال یک شرکت ساختمانی را در نظر بگیرید که تصمیم گرفته تا نمای بیرونی پروژه ی ساختمانی خود را تا قبل از زمستان به پایان برساند. بنابراین این شرکت باید زمانبندی این بخش از پروژه ی خود را تا قبل از زمستان تسریع ببخشد.

شما هر تعداد هفته کاری جدید می توانید به تقویم مبنا اضافه کنید تا مطمئن شوید زمانبندی نرم افزار شرایط کاری شما را منعکس می کند.

اصلاح تقویم مبنا

ممکن است این سوال مطرح شود که چه طور می توان تقویم مبنا را با روزها و زمان های کاری سازمان خود تطبیق داد؟ در این پست به اصلاح تقویم مبنا خواهیم پرداخت. در حقیقت شما می توانید تقویم پروژه خود را براساس زمان های کاری نرمال و همچنین زمان های بیکاری تیم خود تغییر دهد. شما قادر خواهید بود تمام تعطیلات رسمی را به تقویم اضافه نمایید و تعطیلاتی که به طور استثنا  به وقوع می پیوندند را نیز در تقویم مبنا در نظر بگیرید.

انتخاب تقویم مبنای پروژه

با استفاده از تقویم پروژه شما قادر خواهید بود، روزها و زمان های کاری را برای پروژه و فعالیت ها تعریف نمایید. البته تقویم پروژه به عنوان یک تقویم پیش فرض برای منابع کاری پروژه شما نیز در نظر گرفته خواهد شد. در حقیقت تقویم پروژه نشان می دهد که چه زمانی سازمان شما بر روی پروژه کار می کند و چه زمانی کاری انجام نمی دهد. از این طریق شما می توانید یکی از اصول بنیادی برای زمانبندی فعالیت ها را وضع نمایید.

نحوه ی زمانبندی پروژه

قلب مدبریت پروژه برنامه ریزی پروژه می باشد. به همین علت پروسه ی برنامه ریزی برای یک پروژه جدید به حجم کاری قابل توجهی احتیاج دارد. اما بعد از اتمام این مرحله شما قادر خواهید برنامه پروژه خود را از طریق نرم افزار مایکروسافت پروژه پیاده نمایید.

 در مرحله ای اول باید یک فایل جدید در نرم افزار ایجاد نمایید. این فایل را می توانید از فایل های ذخیره شده در حافظه کامپیوتر ایجاد نمایید یا از Template  هایی که خود شرکت مایکروسافت فراهم نموده است. در قدم بعد باید نحوه ی زمانبندی نرم افزار برای پروژه را مشخص نمایید. در حقیقت اولین تصمیم شما مربوط به زمانبندی در این مرحله گرفته می شود.